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关于公司员工使用“钉钉”软件的管理规定(施行)
为了便于各部门之间工作的沟通和公司总部员工的日常(外出)考勤管理,经公司硏究决定,公司总部、**事业部、**事业部适用“钉钉”的员工,为方便规范管理,特制定本规定:
一、“钉钉”软件使用原则
1、公司中高管理人员、职能部门、销售子公司、办事处、各项目部的员工的“钉钉”账号仅做工作使用。
2、钉钉”非即时性沟通工具,重要紧急的工作沟通,仍需使用电话沟通。
3、着重采用“钉钉”软件管理平台的“签到”“审批”“电话会议”的功能,目的使公司高管、部门负责人及时了解员工外出办事、出差等的工作状态,特别是加强对外出人员的工作管理,同时简化内部日常工作的管理流程。另外推广使用“Tower任务”、“Worktile”的功能,作为工作传单或项目团队协作的应用平台,提高对工作任务的分配、进度控制、监督等管理水平。
二、“钉钉”软件签到要求
1、员工正常上班时间内外出办公事时,每访问一个地方、一个客户时到访和离开各签到一次。
对于总公司职能部门人员到滤料厂区办事、滤料厂区人员到某某总公司办事、子公司人员到某某总公司办事均需在到达公司、离开公司时各签到一次。
2、签到时须确认,1)“签到时间”,手机系统默认:2)“签到地点
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”须微调准确位置;3)“签到内容”填写文字说明或现场拍照为准。
3、中层管理人员有权限査看本部门人员的管理日志,能够看到本部门员工的签到轨迹。
三、“钉钉”软件考勤打卡要求
1、公司中层管理人员及员工在公司工作地点上班时,仍实行指纹考勤机打卡,具体按公司劳动纪律管理办法的规定内容执行。
2、工程现场人员、办事处人员、出差人员在项目所在地、办事处所在地出差所在地,实行“钉钉”软件考勤打卡。一天考勤打卡两次,早上上班打卡1次、下午下班打卡1次。上班时间内有外出的,按照第二条内的签到流程,履行签到手续。必要时,根据工作性质,各部门可自行要求工程现场人员、办事处人员、外出出差人员采用签到+考勤打卡的复合方式考勤。
3、中高层管理人员有权限查看本部门人员的管理日志,能够看到部门员工的考勤打卡、签到内容。
四、“钉钉”软件审批要求
1、公司中层管理人员及员工应在外出办公事、出差、请假等通过“审批”平台进行审批。特别的,中层管理人员在外出办事、出差、请假时,还需在“某某中层管理人员”群内发出短消息会知相关人员(外出办公事、出差、请假等事项,获得审批后,信息将会抄送人力资源部考勤员)。
2、各部门的用印申请、用车申请等在现有的纸件流程中若有审批人员不在公司,事情紧急的情况下,可通过“钉钉”平台进行审批。
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3、关于“通用审批”、“工作请示”、“报销”、“付款”、“采购”“合同审批”“物品申购”等功能,目前在开发中,后续成熟使用时,再行通知。
4、对员工未经审批的出差、请假等事项按旷工处理。
5、对未经审批的工作指令或事项,当事人已执行的,对造成的经济损失或负面影响由当事人承担。
五、“钉钉”使用注意事项
1、公司中高层管理人员及员工“钉钉”账号务必使用本人真实姓名,而且是本人持有使用。
2、公司中高层管理人员及员工务必保持网络信号的畅通,保障“钉钉”通讯办公软件的正常使用。
3、信息的及时答复1)群成员在收到工作指令等信息后,可在手上工作完成后,再进行回复“收到”。2)非即可完成的工作指令,成员需在规定期限内进行答复。3)以通知形式发布的信息,请发布人备注无需回复,发布人跟进查看阅读进度;工作时间内超过1小时/非工作时间超过8小时未阅读,则以DNG方式通知未读人。
4、对于不在同一点办公的三位及以上员工,可以使用电话会议的形式沟通具体事务。
5、对“钉钉”软件平台的其它功能使用不清楚的请向总经办或人力资源部。
六、其他
1、钉钉软件的使用规定,需要大家共同遵守,需要部门负责人很好的执监督,共同营造一个好的软件办公环境。
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2、本规定为试行办法,未尽事宜将另行通知。如有好的意见或建议请及时可以向公司人力资源部反映,以便更好的修订执行。
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二0一八年八月二十日