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摘要:本文对电算化会计信息系统内部控制的特点开始分析,说明它包含的基本内容,指出可能存在的问题,并对如何加强和完善提出了几点建议。
关键词:电算化;会计信息系统;内部控制
会计电算化是发展会计工作的必然趋势。电算化会计的发展使企业内部控制发生了改变,同时也对企业内部控制提出了新的要求。在会计电算化系统中,加强制度建设及程序开发中的内部控制设计,将传统的对人的控制,转变成对人和计算机软件系统的控制,才能达成企业内部控制目标,给企业带来了更大的效益。因此,如缺乏对会计电算化系统的了解,就会产生许多问题。
因计算机技术和网络技术的引入,使一些会计工作的形式发生了改变,同时也给会计工作增加了新的工作内容,内部会计控制的范围也更广泛,包含了以往手工会计系统没有的一些控制,所以说,电算化会计信息系统下的内部控制制度也要有新的内容。
电算化会计信息系统内部控制的重点转移是,将传统的财务部门转移到电子数据处理部门,且控制的要求也更加严格。
一方面,在手工会计系统下的总账、明细账核对、科目汇总表等,在实施电算化后就不用存在了。排除受计算机病毒的影响、数据受损和非法操作等情况,计算机自动汇总基本不会出错。另一方面是原手工会计系统下的一些内部控制措施,在电算化后就转移到计算机内部。即控制的方式将从人工转变为以计算机控制为主,与人工控制相结合。
系统开发控制。其目的是为了保证电算化系统开发阶段的不出现错误和偏差,确保系统开发过程及内容符合内部控制的要求和有关标准。
系统的维护控制。系统维护主要的内容是调整、扩充和完善电算化系统功能,包括修改升级软件、维修或更新计算机硬件和通讯设备的等。
系统安全控制。访问授权是计算机技术中重要的控制手段,它能够保证会计信息只能由授权人访问,以防止非授权者的访问、复制、修改和破坏。
组织控制。组织控制的目的是为了减少电算化部门发生错误及舞弊等行为。规定不同的人员或部门承担不同的职责,目的是建立恰当的组织机构和职责分工制度。电算化会计信息系统依据职能分系统开发和系统应用部门,组织控制就是要使系统开发人员不能从事系统应用操作,以防有关人员的越权处理,保证电算化系统的可靠运行。
操作控制。为了确保数据处理的准确性和安全性,必须制定和执行标准的操作管理规程。以防止各种舞弊行为的发生。
输入控制。目前,电算化系统的数据输入手段有:键盘手工输入、软盘转入和网络传送等,其中键盘手工输入应用得最广泛,也容易出错。因此只有输入的数据正确,才能保证处理的正确。
输出控制。为了保证计算机输出结果的正确性、可靠性、及时性,保证输出的接触人员是仅限授权的人员。要求对打印或下载的文档资料严密控制,对储存输出数据的各种磁盘也要采取各种控制措施,并建立输出资料控制制度。
处理控制。处理控制的目的是保证数据处理的准确性和可靠性。还要设置处理控制措施,利用多种技术手段检验输入数据的准确性。
计算机代替手工记账的单位必须经上级主管部门及有关财政部门的审批,还要到公安部门登记注册。而实际上部分单位未经审批就直接采用计算机代替手工记账且未能满足相关条件就正式使用计算机代替手工记账。
因电算化系统是对会计数据处理的自动化及集中化,会导致数据的安全性能差。电算化系统都有自己的财务分工,不同操作员都设置的口令和工作权限也不相同,但是在电算化实际工作中,有些单位即使设置了不同的财务分工,,这些磁性材料对外界环境的温度要求也很高,如果发生火灾、水灾、盗窃等事件,就会导致数据的丢失和毁损。
手工会计系统因处理环节分散在多个部门和多个员工中,发生差错可以在多个环节发现和纠正。而电算化系统数据处理自动化、集中化、计算机运行的高速性、程序运行的重复性,使得一旦发生错误,就会在短时间内迅速蔓延,使系统出现反复性差错造成多种数据文件、账簿及整个系统的会计数据失真。因此,电算化会计信息系统数据输入、处理各环节和系统硬件设施等方面都需要加强控制。
人员控制是电算化系统管理的根本,会计电算化人才的缺乏制约了我国会计信息化工作发展的步伐。因此,一定要提高会计人员的计算机业务水平和职业道德水平。
内部审计制度能更好的保障内部控制,通过内部审计可以发现某些内部控制措施是否满足要求及能否有效地运作以达到预期的目的。在电算化系统运行过程中,审计人员进行的评价检验,有利于财务软件更加可靠,发现问题并提出解决的建议,大大提高了会计核算的质量和管理水平。
财政部已陆续颁布了一系列内部会计控制规范文件,如内部会计控制规范―基本规范。但颁布的电算化方面的政策法规还较少,实施电算化会计信息系统的单位可以结合自身的特点,制定切实可行的内部会计控制制度及方法。财政部及主管部门对单位电算化会计信息系统内部会计控制工作要提出指导性建议。
各级财政部门和业务主管部门应加强对使用电算化会计信息系统的单位进行审批,确保使用会计电算化的单位都有良好的内部控制制度,同时还要加强对软件的评审管理。
同手工会计系统相比,电算化会计信息系统具有自身的特点,但也有不同于手工会计系统的特点及风险,因此,必须建立更加严密系统的内部控制制度。树立风险防范从我做起的正确的思想认识。社会中越来越多的计算机犯罪行为,使我们更应意识到电算化会计信息系统加强内部控制的重要性。强化系统的内部控制,既能减少差错也能预防电脑犯罪的发发生。
会计电算化的出现和运用,使会计计算技术飞速前进。随着智能化会计管理信息系时代的到来,会计电算化的迅猛发展,在给企业内部控制制度带来新变化的同时,也给企业带来了巨大的经济效益。
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