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应收账款管理方法
第一章总则
第一条为对付市场变化,保证企业最大限度利用客户信誉拓展市场,的确保证企业资本安全,保护企业经济利益,防备企业经营风险,控制应收账款的呆坏账风险,特制定本管理方法。
第二条本方法所称应收帐款,包含发出产品赊销所产生的应收帐款和企业经营中发生的各种债权。详细有应收销货款、预支购货款、其余应收款三个方面的内容。
第三条应收帐款的管理部门为各子、分企业及核算单位(以下简称“单位”)负责产品销售的业务部门。业务部门负责
客户的联系和款项催收,以及客户信誉等级及额度的确定,财务部门配合数据传达和信息反响。
第二章客户资信管理
第四条业务部门负责建立客户档案,依照客户的行业影响
力、经营规模、市场竞争力、抗风险能力和发展潜力等对客户定
期进行A、B、C分类,同时建立客户信誉等级。
类客户:一般为特大型企业企业或其手下的子企业,内行业或地域市场拥有龙头地位,经营规模大,资本实力雄厚,市场竞争力强,交易屡次稳固,年采买量大,是企业的市场核心用户,
关系到企业的长远生计与发展,可以结成战略伙伴关系。信誉较
宽松,是应收款的主要本源。
类客户:内行业或地域市场拥有较大影响力,关系稳固,
资信基础好,年采买量较大,是可长远依赖的合作伙伴。部分B
类客户未来可能上升到A类客户。
C类客户:小微企业为主,一般是小物流商和市场逐利者,
没有稳固的购销关系,交易不稳固,交易次数少,信誉条件苛刻,以现金交易为主。C类客户形成的应收款因金额小不易引起关注,应及时催收,不然简单形成坏账。
第五条客户的基础信息资料由负责各地域、片的业务人员
采集,凡交易次数在两次以上,且单次交易额达到10万元人民币以上的均为资料采集的范围。达到上述交易额第二次交易后的一月内,业务人员应达成基础信息资料采集并交业务部门负责人汇总建档。
第六条客户的信息资料为企业的重要档案,所有经管人员须妥慎保留,不得丢掉、泄漏。资料保留设计人员调整或离职,
该资料的移交作为工作交接的主要部分。凡资料交接不清的,不予办理离岗、离职手续。
第七条客户的信息资料应依据业务人员与相关客户的交往中所认识的状况,随时汇总整理后交业务部门负责人按期予以更新或增补。
第三章产品销售赊销管理
第八条在市场开辟和产品销售中,凡利用信誉额度赊销
的,一定由单位分管负责人严格审批,库房管理部门方可凭据办
剪发货手续。
第九条财务部门主管应收帐款的会计每个月比较《信誉额度
限时表》核对一次债权性应收帐款的回款和结算状况,严格督查
每笔帐款的回收和结算。超出信誉限时30天内仍未回款的,应
及时见告财务部门负责人,并及时汇总通知业务部门负责人马上联系客户清收。
第十条凡上次赊销未在约准时间结算的,除特别状况下客户能供给靠谱的资本担保外,一律不再发货和赊销。
第十一条业务人员在签订合同和组织发货时,都一定参照信誉等级和授信额度来决定销售方式,所有签发赊销的销售合同都一定经单位负责人签字后方可盖章发出。
第十二条对客户应按期、不按期走访。在客户走访中,应重新评估客户信誉等级的合理性,结合客户的经营状况、交易状况及时调整信誉等级。
第四章应收账款监控
第十三条财务部门应于每个月后5日内供给一份当月还没有收款的《应收账款帐龄明细表》,提交给业务部门、单位分管负
责人。由相关业务人员核对无误后报经业务部门负责人、单位分管负责人赞同进行账款回竣工作。该表由业务人员在出门收帐前
核对其正确性。财务部门应按期经过登门、电话、网络、函证等方式与客户财务部门核对应收账款。
第十四条业务部门应严格比较《信誉额度表》和财务部门报来的《应收账款帐龄明细表》,及时核对、追踪赊销客户的回款状况,对未按期结算回款的客户及时联系并反响信息给单位分管负责人。
第十五条业务人员在与客户签订合同或协议书时,应依照
《信誉额度表》中对应的客户信誉额度和限时商定单次销售金额
和结算限时,并在限时内负责经手相关账款的催收和联系。如超
过合同限时者,按以下规定办理:
超出1-60时节,由经办人上报部门负责人,并电话催收;
超出61-90时节,由部门经理上报单位分管负责人,派员上门催收,并由业务部门对经办人恩赐相应办理;
超出91-180时节,并经催收无效的,由业务部门负责人报单位负责人赞同后作个案办理(如经过诉讼等方式催收),并由业务部门对经办人恩赐相应办理。
第十六条业务人员在出门收帐前要仔细核对客户欠款的
正确性,不行发生差错,有损企业形象。出门前需早先安排好路
线并经业务部门负责人赞同后方可出门收款。款项回收时业务人
员需整理已收的帐款,并填写应收帐款回款明细表。如有折扣时
需在受权范围内执行,并书面陈说原由,由业务部门负责人签字
后及时向财务部门缴纳相关款项并销帐。
第十七条清收帐款由业务部门一致安排路线和客户,并确立返回时间。业务人员在外清收帐款,每到一客户,无论能否清
结达成,均需随时向其部门负责人电话报告工作进度和行程。
第十八条业务人员收帐时应该收取票据。若收取银行票据时应注意开票日期、票据仰头及其金额能否正确无误,如不符时应及时联系退票并重新办理。若收汇票时需客户反面署名,并盘问银行确认汇票的真伪。如为汇票背书时要注意背书能否清楚,
注意一次背书时背书印章能否与汇票仰头一致,背书印章名称能否与发票印章名称一致。
第十九条收取的汇票金额大于应收帐款时,非经业务部门负责人赞同,现场不得以现金找还客户,而应作为暂收款回收,并抵扣下次帐款。
第二十条收款时客户如现场反响价格、交货限时、质量、运输问题,应马上报告其部门负责人,并在不超出3个工作日内给客户答复。如属价风格整,回单位后应马上填写价风格整表见告相关部门并在相关资猜中做好记录。
第二十一条业务人员在销售产品和清收帐款时不得有以下行为,一经发现,严肃办理,并限时补正或赔偿,严重者追究刑事责任:
1、收款不报或积压收款;
2、退货不报或积压退货;
3、转售不依规定或转售牟利。
第五章坏账管理
第二十二条业务人员全权负责自己经手赊销业务的账款回收,应按期或不按期地对客户进行接见(电话或上门接见,每季度不得少于两次)。接见客户时,如发现客户有异常现象,应及时报告业务部门负责人,由业务部门负责人审察后提出办理建议。凡确立为坏帐的须获得客户破产、注销、诉讼终结等凭证,经单位负责人审察,报企业审批后,按相关财务规定办理。
第二十三条业务人员因疏于接见,未能及时掌握客户的状况变化并通知单位,致企业承受损失的,业务人员应担当相应责任。
第二十四条业务部门应通盘掌握全体客户的信誉状况及
来往状况。业务人员对于所有逾期应收帐款,应由经办人将未收
款的原由,详细陈说于帐龄解析表的备注栏上,以供单位参照。
对大额的逾期应收帐款应特别书面说明,并提出清收建议,不然此类帐款未来因故没法回收形成呆帐时,业务人员应担当相应责任。
第二十五条业务人员发现发生坏帐的可能性时应马上报
业务部门负责人,及时采纳防备及挽救措施。如客户有其余财富
可供抵价时,征得客户赞同马上协商抵价物价值,妥为办理防备
更大损失发生。但不得在没有担保的状况下,再次向该客户发货,
不然相关损失由业务人员负责全额赔偿。
第二十六条业务部门负责获得坏账发生的确切凭证,详细
包含:拥有法律效劳的相关凭证,社会中介机构的法律鉴证或公证证明以及特定事项的企业内部凭证等。并填写“坏帐申请书”一式三份,包含客户的名称、代码、负责人姓名、营业地址、联系方式等,均应一一填写清楚。并将申请原由的事实,不可以回收的原由等,作简短简要的陈说(附合法有效凭证)。经单位负责人赞同,报送企业审批,转送财务部门做账务办理。
第二十七条凡发生坏帐的,应查明原由。如属业务人员责任心不强造成,业务人员应担当相应责任。
第六章应收账款交接
第二十八条业务人员岗位调换、离职,一定对经手的应收帐款进行交接。凡业务人员调岗,一定先办理包含应收帐款在内的工作交接。交接未完的,不得离岗。交接不清的,责任由交者
负责。交接清楚后,责任由接替者负责。凡离职的,应提前30
日向单位提出申请,经赞同后办理交接手续。未办理交接手续而自行走开者其薪资和离职补助不予发放。由此给企业造成损失
的,将依法追究责任。离职交接依最后在交接单上批阅的奏效日期为准,在奏效日期前要达成交接。
第二十九条业务人员提出离职后,须把经手的应收帐款所有回收或获得客户付款的承诺担保。若在一个月内未能回收或获得客户付款承诺担保的,不予办理离职。
第三十条离职业务人员经手的坏帐理赔事宜如已获得客
户的书面确认,则不影响离职手续的办理,其追诉工作由接替人
员接手。理赔不因经手人的离职而无效。
第三十一条“离职移交清单”最少一式三份,由移交、接交人核对内容无误后两方签字,并经监交人签字确认后,移交人一份,接交人一份,单位档案存留一份。
第三十二条业务人员接交时,应与客户核对帐单。遇有疑问或帐目不清时应马上向业务部门负责人反响。未马上呈报,有意代为隐瞒者,应与离职人员同负所有责任。
第三十三条单位各级人员移交时,应在达成移交手续并经业务部门负责人认同后,方可发放该移交人员最后任职月份的薪金。
第三十四条业务人员交接时由业务部门负责人督查。移交
时发现有******、欠缺物件、现金、票据或其余凭证者,除限
期赔还外,情节重要时依法追究民、刑事责任。
第三十五条应收帐款交接后一个月内应所有逐个核对。无
异议的帐款由接交人负责接手清收(财务部应随时对客户进行通
讯或实地对帐,以确立业务人员手中帐单的真实性)。交接前应
核对所有账目报表,交接项目以交接清单为准。交接清单若经交、
接、监三方签订盖章即视为达成交接,往后若发现帐目不符时由
接交人负责。
第七章附则
第三十六条各子(分)企业依照本方法拟定应收账款管理
实行细则。
第三十七条本方法由企业负责解说。
第三十八条本方法自下发之日起执行。
二〇一六年一月二十八日