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〖精选文档〗项目可能存在风险及应对方法
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项目可能存在风险及应对方法
协同办公系统作为一种管理型软件,影响范围广,涉及到公司行政与业务流程的设计与调整,用户分布在公司的各个层面。为了使系统能成功实施,除了需要上下各级人员统一配合之外,如何在项目前期对各种可能存在的风险作出充分预估,并及时准备应对的方法,有效屏蔽风险,也是需要考虑的重点。
以下就根据项目的实施步骤与工作内容,对可能存在的风险作出分析,并结合集团的实际情况制定应对策略,如果没有作出特殊说明,则“甲方”代表某有限公司,“乙方”则代表本次项目的软件系统提供商与实施企业。
本次第一期项目计划分为十个阶段,分别描述如下:
工作内容
甲方确定内部意向;
选择合适的能提供协同办公解决方案的公司。
风险描述
项目目标模糊,需求边界模糊;
缺乏统一规划,为项目将来的推广与升级以及扩展带来问题与隐患;
有解决方案、实施能力的企业众多,各种方案各有特点,选择不到最合适的解决方案。
防范风险策略
在甲方内部统一大家的目标方向;
针对本次项目主要实现协同办公系统,主要在甲方集团内部实现办公自动化、档案管理电子化、信息发布多样化,选择公司历史悠久、实力强、有成熟的经验、本地服务能力,并有全国实施能力并提供协同办公解决方案的软件企业;
协同办公解决方案能满足安全性、开放性、可扩展性与有实用性的要求。
工作内容
商讨合同条款;
签订合同。
风险描述
项目目标不确定,需求边界模糊;
合同及各项审核工作时间太长,导致项目不能按时启动。
防范风险策略
在甲方内部形成对项目范围的共识,保证项目的范围是可控的,可预知的;
本着先易后难的原则,提前对公司内部需要实现电子化的流程、档案管理分类原则作内部调研,并对流程按行政流程与业务流程进行简单分类;
制订相关管理办法,利用行政手段保证将来系统实施后员工必须使用系统;
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提前合同的审核签订工作,保证项目能按时启动。
工作内容
乙方组织项目小组,与甲方的项目负责人根据现实情况谈论决定实施的项目计划。
风险描述
甲方内部的工作计划与项目实施计划有冲突,对项目进度产生影响,软硬件基础环境未配备;
乙方实施小组办公场所未确定,影响现场实施工作;
本项目未得到甲方各相关人员部门的重视;
防范风险策略
在甲方内部成立相关项目小组,协调好各部门的工作时间,制定项目计划,并在内部达成共识;
准备好各种软硬件环境以及网络环境;
确定好乙方项目实施小组的工作场地,并配备基本网络、电话、饮用水等设备;
甲方提前对内部各部门灌输协同办公系统的基本知识和重要性,
工作内容
乙方主要在这时候对甲方的基本情况以及对项目的需求进行需求调研,内容包括:
甲方的组织结构;
甲方各部门的职能工作情况和基本情况;
甲方的硬件配置情况(包括网络情况、服务器、客户端、系统软件等配置情况);
甲方的现有应用系统、当前系统软件配置;
甲方的公文处理需求、档案应用需求、信息发布需求、内部即时通讯需求;
甲方的业务需求。
风险描述
没有调研计划,被甲方调研人员没有准备充分,不知道调研的范围和内容;
由于工作繁忙,甲方各相关部门不能有效或无法按时提供需求调研的接口人员;
甲方被调研人员无法最终决定被调研的需求;
防范风险策略
在甲方内部挑选对业务熟悉,对流程了解的员工或负责人;
乙方实施小组与甲方项目小组共同制定需求调研计划,并发放到相关部门,使需求调研有计划的进行;
由甲方的项目负责人和乙方的项目实施经理对最终总体需求进行确认,作为项目下阶段实现内容的基线;
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在甲方内部选择能确定需求的关键人员;
保证在需求调研阶段保证所获取的需求是正确、清晰的;
不采纳有异议、模糊的需求;
对于不能完全由办公系统代替的流程,可以允许特殊情况出现,并利用协同办公系统提醒并记录过程信息。
(包括二次开发)
工作内容
乙方根据对甲方的调研情况实现应用,包括系统的配置、流程设计、模板设计等;
根据甲方的调研情况对业务系统进行二次开发,与安装培训系统环境。
风险描述
工作用软硬件平台以及网络出现问题,导致项目实施工作延期;
需求没有最终确定,在需求实现的过程中不断推翻或提出全新的需求,导致项目无限期延迟;
系统平台灵活性不高,导致二次开发时间加长;
防范风险策略
甲方保障软硬件及网络环境的稳定性,甲乙双方共同使用备份策略,定时备份项目成果;
甲乙双方共同制定好规范的需求变更流程,当需求变更时需要双方评审、记录并由双方项目负责人确认,保证需求变更是可控的;
对撰写好的需求说明书要求甲乙双方相关人员签名确认;
选择成熟的、可扩展的、灵活性强的产品;
工作内容
安装协同办公系统的服务器端及客户端
风险描述
甲方服务器不符合系统的要求,致使系统无法安装或出现问题;
甲方客户端存在影响浏览器正常使用的各种非法的插件、病毒等,导致客户端无法正常工作;
防范风险策略
甲方在项目需求调研阶段时,必须让乙方项目实施小组了解服务器情况;
甲方需要保证客户端的系统的稳定,高效,并且已经安装防火墙、防病毒软件,打上最新的系统补丁;
工作内容
乙方协助甲方系统管理员进行普通用户的培训;
乙方对集团领导进行针对性的一对一培训;
根据不同岗位和培训对象,培训内容可以有不同,包括协同系统的基本操作方法,信息查询的操作,短信订阅的操作、即时沟通模块的操作、其它事务模块的使用等。
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风险描述
甲方领导工作繁忙,不能抽取一段时间参加培训;
甲方员工工作繁忙,不能预留足够时间参加培训;
甲方员工计算机使用水平偏低,不会使用计算机完成一般的上网的操作;
甲方各用户对系统不理解,不了解办公自动化系统。
防范风险策略
乙方实施小组将见缝插针,一切可以利用的空档时间,为领导提供一对一的培训服务;
甲乙双方共同制定好培训计划,保证培训当天用户能全程参与;
甲方各用户在培训前,首先熟悉计算机的基本操作,如使用鼠标的方法,能自己完成一般的上网操作;
在项目前期对甲方核心骨干用户灌输协同办公的概念,以及最终能带来的效益;
乙方实施小组成员将根据整个流程的使用情况,提供必要的咨询与指导,保证用户能独立的完成各项操作;
工作内容
乙方协助甲方系统管理员熟悉对普通用户的培训,包括领导层、各部门领导及一般工作人员;
乙方对各系统管理员进行统一的集中的系统全面培训,使各管理员具有自身系统的系统维护和管理技能,能快速定义各种类型查询信息源以及流程,进行功能模块的调整和系统管理及维护;
集中下属管理员培训能为实施和试运行阶段提供良好的人员和技术基础。
风险描述
甲方管理员对服务器操作系统、数据库系统不熟悉,不能完成基本的操作;
甲方系统管理员对协同办公系统不了解。
防范风险策略
甲方选择熟悉一般服务器操作系统、熟悉数据库系统的管理员;
甲方提前对系统管理员进行培训,甚至可以参与前期部分流程的制作,以熟悉整个系统,另外乙方需要将提供《系统维护手册》,以方便日后查询。
工作内容
进行系统试运行,主要在甲方内部的总裁办和几个重要的业务部门进行试用,并收集用户的使用情况,对系统进行修正。
风险描述
服务器环境不稳定,网络环境不稳定,导致试运行不顺利,用户失去信心与兴趣;
地产行业对人员之间沟通的实时性与速度有较高的要求,协同办公系统不能达到沟通高度的实时性与互动性,影响沟通的效率;
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防范风险策略
甲方需要选择高效稳定的服务器;
甲乙双方共同制定作好备份策略,建议增加备份设备,如磁带备份等,保证提供稳定的服务,增加使用者的信心;
办公协同系统并不能替代电话、email、当面沟通等方式与沟通渠道,我们可以结合多种沟通手段,并记录各步骤最终的结果在协同办公系统中。
工作内容
乙方移交整个系统给甲方系统管理员;
甲乙双方各自整理相关资料,对系统的功能总体上进行验收。
风险描述
甲方用户对系统不满意,认为部分功能还没有实现;
甲乙双方验收程序复杂,相关验收文档不全,拖延进度;
防范风险策略
甲乙双方在项目前期制定好项目目标,以及期望,保证项目是在可控的范围内完成;
乙方对在试运行期间出现将属于本次项目范围内的问题彻底解决;
乙方实施小组与甲方项目负责人提前确定好验收的流程;项目实施中的文档要同步编写,保证文档的完整性。
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协同系统实施管理建议
房地产信息化是谁的事
房地产信息化是谁的事?这个问题解决的好坏关系到房地产信息化建设的成败。从行业当前的实际情况和经验教训来看,房地产信息化建设必须在各级领导的指挥下,由多个部门切实拧成一股绳,形成一种合力才能顺利进行。
房地产信息化是企业各个业务部门的事
房地产信息化是为企业经营和管理提供一种先进的手段,它是为项目公司的项目论证、项目策划、设计管理、营销策划、工程管理、销售管理、客户管理等各项核心业务流程,以及集团层面的管控流程服务的。在信息化项目的酝酿规划阶段,必须由业务部门提出管理思想、目标需求和工作流程,然后才能通过信息技术加以实现;在信息化项目的开发阶段,必须有业务部门的积极参与,才能及时修正不符合业务要求的偏差;在信息化项目的推广实施阶段,必须由业务部门对口组织、协调和监督,并通过实践发现和解决存在的问题,才能保证系统的顺畅运行和日臻完善。
房地产信息化是信息工作部门的事
信息化工作部门除了要对本单位信息化建设提出有关规划、当好领导在信息化工作方面的参谋、协调对上对下的信息化工作之外,还应充分履行以下职责:一是针对各个业务部门提出的管理思想、目标需求和工作流程及时确定最优的信息技术解决方案,并在按照方案进行开发的过程中加强与技术合作单位的配合,在技术上保证项目开发的顺利进行;二是在项目开发完成后,组织搞好全方位技术支持和技术服务;三是对分别属于各个业务范畴的信息系统进行综合集成,保证各个系统相互兼容和畅通,充分发挥整体功能。
房地产信息化是各级领导的事
如果没有领导的支持和大力倡导,在涉及一些问题时,信息化工作就很难顺利进行。另外,信息化建设是涉及多个部门、多项业务的综合性、系统性工作,只有各部门团结协作、主动配合才能顺利进行。
令人鼓舞的是,近年来信息化建设越来越受到领导的关注和重视,在一些重大问题上,他们高瞻远瞩,给信息化工作指明了方向,并从人、财、物等方面予以有力的保障。这既坚定了我们做好当前房地产信息化工作的决心,也预示着某房地产开发有效公司的信息化建设必将有一个灿烂的未来。