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一、概述
韵为智慧园区收费管理系统采用Java语言开发的纯B/S架构的物业收费管理系统,无论从兼容性、稳定性、扩展性均有保障。系统凝聚了先进的IT技术,结合了DT技术的优秀管理思想,并形成了一体化的物业行业信息化解决方案。从基本业务层面到过程管控层面再到决策管理层面,满足了成长在不同阶段的物业公司不同的管理需求。进一步物业公司现实业务精髓以解决房产信息、公司服务、财务收费、决策分析、经营状况等有关公司管理运营问题,建立公司高效的综合管理及业务解决平台,涵盖了物业收费业务管理工作的全过程。韵为智慧园区收费管理系统,将协助物业运营管理走向管理规范化、业务高效化、工作程序化、决策科学化,有效提高公司运营管理水平,管理效率。
表1功能列表
资源管理
房屋管理
采用可视化的树形构造图,支持楼栋信息的批量操作,重要记录楼栋的基本信息、楼层、房间的基本信息以及房间的面积等等,实际楼栋、单元、楼层、房间,一次性批量自动生成多种房间。同步可以便地进行查询、新增、修改、删除单个或多种房间资料,对有特殊房间数的楼层单个生成或删除支持Excel批量导入导出,可以迅速完毕基本资料的初始化。楼栋信息、房间信息、所属业主成批导出导入填写房间,如房间功能、房间状态、建筑面积、计费面积。
车位资料
支持车位信息的批量操作,重要记录车场的基本信息、车位的基本信息、业主的基本信息、租户基本信息等等,支持Excel批量导入导出。
公司管理
建立入园公司基本档案,涉及入园公司信息管理,公司基本状况,产能税收,公司人员构造,专利,能源消耗状况,核心竞争力状况。
公司所在楼房、入驻人数规模、入驻时间、各水表、电表、气表的读数,登记公司的人数、营业类型、收费项目(租金、押金等)基本信息。
查询、新增、删除、修改等操作。支持批量数据导出导入公司联系人的姓名、电话、性别、职务;与否紧急联系人、与否账单接受解决人,涉及第二紧急联系人。
收费管理
收款中心
严谨的收费业务解决系统,支持所有周期性费用及非周期性费用的收取,支持费用催缴告知单的打印,支持费用的批量计算、预收管理、合并收费、批量收费、临时添加费用、滞纳金计算、拥有权限的操作人员可以进行改费、删费等操作,支持历史欠费的导入及历史缴费记录的查询。
结账交款
严谨的交款管理流程,自动生成相应的周期收费清单,按照收付款方式及科目自动归类记录,汇总生成收款信息、付款信息,支持批量审核、反审核。
收费原则
强大的可视化公式定义功能,实现对房间、车位相应收费科目的单个或批量设立,自定义收费原则和公摊原则、灵活多用的计费公式及丰富的函数引用功能。
公司差别化收费原则
除原则收费外,针对每家公司的特殊状况,特殊需求,提供制定差别化的收费原则。
收费科目
支持周期性、非周期收费科目的自定义,对收费科目的统一管理,如新增、删除、修改科目,可以设立该科目的科目类型、科目类别、记录类别、相应应付以及尾数位数、取舍方式等。
收款设立
重要完毕与收款有关的设立操作,如收款方式、科目类别、记录类别等。
财务报表
可自动生成相应的应收、实收、未收明细表,汇总表等;
可自动生成月度收费率、季度收费率、年度收费率等;
可自动生成相应的年度收费明细表、汇总表等;
报表均自动生成,拥有丰富的筛选条件,供管理层实时查询分析,辅佐领导决策,支持Excel导出。
票款管理
付款管理
严谨的付款业务解决系统,自动关联收费业务中的预收管理、押类管理,支持临时应付的添加,拥有权限的操作人员可以进行改费、删费、扣费等操作,同步所有账务痕迹可查询可追溯。
付款科目
重要实现付款科目的统一管理,支持所有付款科目的自定义。
付款设立
重要实现与付款有关的设立操作,如收款方式、科目类别、记录类别等。
发票类别设立
实现与付款科目相应的发票类别设立,如水费开增值税发票,车位费开一般发票等。
两表管理
两表台帐
可以批量或单个设立水电三表的总表、顾客表、公用表的倍率、量程,并支持编辑、删除、作废等操作。
抄表管理
重要实现水电两表行度录入,支持Excel导入导出以便操作,可进行阶梯式计费,并自动筛选不符合条件的房间或者读数。
报表中心
资源报表
重要实现房产资料、公司管理、车位资料等有关信息的查询记录,筛选条件丰富,支持Excel导出。
公司报表
记录园区内的公司的基本状况。
收费报表
记录园区公司的缴费状况记录,逾期、欠费等状况便于决策。
辅佐功能
系统管理
重要实现部门管理、角色管理、顾客管理、参数设立、单号设立、数据备份等有关操作。
短信平台
自动关联业主的有关基本信息,支持短信模板管理,通过系统对客户发送付款告知、温馨提示、告知公示、节日祝愿等,进一步提高工作效率,拉近与客户的感情。
业务预警
重要实现欠费信息、合同到期信息的预警,可以实现灵活预警日期设立,以便操作人员管理。
事务提示
跟操作人员有关的业务,自动提示,以便操作人员对所属信息、业务的主办。
个人中心
重要实现个人基本信息的管理、密码修改、桌面背景的设立。
二、功能模块具体简介
1、资源管理--建立统一的资源档案信息库:
通过对楼栋权限的精细划分,将物业公司所有的管理项目囊括到一种平台上面,同步对楼栋信息、房间信息、业主租户信息、车位信息进行一种全方位的信息登记,并实时形成有关分类报表,采用可视化的树形构造图,每个项目管理人员在自己权限范畴内进行相应的操作、记录,为精细化和规范化管理奠定良好的基本。
(1)房产资料:房产资料重要实现物业公司的房产资源及客户资源的信息化管理,如楼栋、楼栋、房间、业主、业主成员、租户、租户成员的查询、新增、删除、修改等操作。支持批量数据导出导入,从而迅速完毕系统初始化数据。
A、成批生成楼栋及房间资料
依物业公司管理楼栋项目的实际楼栋、单元、楼层、房间等框架构造数据,一次性批量自动生成多种房间。同步可以便地进行查询、新增、修改、删除单个或多种房间资料,对有特殊房间数的楼层单个生成或删除。
B、成批导出导入填写房间基本资料
根据系统生成的楼栋房间架构数据导出Excel模板,批量填写各房间的基本资料,如房间功能、房间状态、建筑面积、计费面积、业主名称、租户名称等,之后可将填写完毕的基本资料成批导入系统,以便客户快捷录入。
C、迅速查询查找房间
可通过房间名称、业主名称、租户名称等信息在搜索框中迅速输入查询指定信息。
D、迅速管理业主、租户信息可迅速完毕业主、租户资料的新增、删除和修改,亦可录入房间其她成员信息。
(2)车位资料:车位资料重要实现对物业公司管理的车场车位资料进行信息化管理,如车场、车位的新增、删除、修改等操作,能新增、删除业主和租户的资料,对车辆品牌、号码进行登记管理。
A、成批生成车场及车位资料
根据车场、车位的实际数据构造,如车场名称、车位个数,自动生成多种车位。
以便地进行新增、修改、删除单个或多种车位资料,对有特殊车位数的车场单个生成或删除。
B、成批导出导入填写车位资料
根据系统生成的车位导出模板,填写各车位的基本资料,如车位功能、车位状态、车位面积、业主名称、租户名称、车辆品牌、车牌号码等,之后可将填写完毕的基本资料成批导入系统,以便客户快捷录入。
C、迅速查询查找车位
可通过车位名称、业主名称、租户名称等信息在搜索框中迅速输入查询指定车位。
D、迅速管理业主、租户信息
可迅速完毕业主、租户资料的新增、删除和修改。
(3)公司资料管理:建立入园公司基本档案,涉及入园公司信息管理,公司基本状况,产能税收,公司人员构造,专利,能源消耗状况,核心竞争力状况。
A、公司资料登记
公司所在楼房、入驻人数规模、入驻时间、各水表、电表、气表的读数,登记公司的人数、营业类型、收费项目(租金、押金等)基本信息。
B、公司联系人登记
查询、新增、删除、修改等操作。支持批量数据导出导入公司联系人的姓名、电话、性别、职务;与否紧急联系人、与否账单接受解决人,涉及第二紧急联系人。
C、公司账号注册
每家入驻公司进驻时分派公司账号,统一公司入口。
2、收费中心——建立统一的规范化迅速收费管理平台:
通过精细化的权限划分及规范严谨的业务解决流程,避免了收费人员的私收费、人情费等,从主线上堵塞“跑、冒、漏”,提高收缴率,增长公司收入,实时提供应公司管理层,辅佐领导决策,可以让基层人员挣脱繁杂的手工操作,财务管理层全程参与到各个业务环节,突出财务的审核和审计功能。
(1)收款设立:重要完毕与收款有关如收款方式、科目类别、记录类别等的设立操作,,如收款方式设立为钞票、转账、赠送、减免等操作。
(2)科目设立:重要完毕对收款科目的统一管理,如新增、删除、修改科目,可以设立该科目的科目类型、科目类别、记录类别、相应应付以及尾数位数、取舍方式等。
(3)收费原则:重要实现对房间、车位相应收费科目的单个或批量设立。
A、成批设立收费原则:可以成批的按楼栋、单元、楼层对房间、车位等设立相应收费科目的原则。
B、可视化的计费函数设立:软件分项目、水电表、函数三类内置提供涉及面积函数、水电表函数等多种函数,可以对内置的函数进行加、减、乘、除运算构成项目所需的计算公式,可轻松完毕物业费、水电费、车位费以及公摊费用的计费。
B、灵活多用的计费公式:软件默认提供公式1、公式2、公式3,可以分别设立这三种公式,并可以设立三种公式的组合应用,如“公式一值为零时使用公式二,公式二值为零时使用公式三”等,可灵活解决一种费项需要多种公式来计算的状况,如物业费默认以计费面积计算,如没有填写计费面积,可以按建筑面积计算等。
(4)收费中心:严谨的收费业务解决系统,支持所有周期性费用及非周期性费用的收取,支持费用催缴告知单的打印,开具电子机打收款单,支持费用的批量计算、预收管理、合并收费、批量收费、临时添加费用、滞纳金计算、拥有权限的操作人员可以进行改费、删费等操作,支持历史欠费的导入及历史缴费记录的查询。
A、成批导入迅速录入费用
软件提供费用导入导出功能,配合灵活的权限管理,可以迅速实现软件实行中的前期欠费导入和后期无法通过系记录算的费用迅速录入。
B、以便迅速计算周期性费用
以简化的流程向导模式带领顾客迅速完毕周期性费用的计算,在简化计算流程和计算环节的基本上,可一次性计算单个或多种房间的单月或多月周期性费用。
C、灵活添加、修改、删除费用
能对任何房屋、车位、场位、广告位进行迅速添加临时性费用,配合灵活的权限管理,可以对费用进行修改、删除操作。
D、规范合理的尾数解决
根据对物业财务流程的进一步理解结合,软件提供按费项进行的尾数解决方案,在以便收款人员的同步,也考虑了财务对账的精确性。
E、简朴明了的费用合并打印
软件在打印收款单提根据费用名称进行了费项合并解决,并具体显示计费起始日期、计费终结日期、单价、上次读数、本次读数、上次尾数、本次尾数等业主、租户在缴费过程中要理解的信息,简化收款人员的反复回答工作量。
(5)交款管理:简化财务交款流程,迅速简朴对账交款,集结对比多家物业公司交款业务流程,充足发挥软件智能化优势,结合软件权限控制,对交账流程进行划分,交款审核流程化操作,只需指定交款区间,系统自动分析交账区间的收付款信息,按收付款方式和收付款科目分开展示,可迅速分方式分科目对账交款。
各项目收费中心的收费人员定期到总部财务交账时,可提前新增一张交款单,汇总某段时间内的收款明细、收款总额、开票状况等,形成交款单给总部财务交账。
(6)报表中心
A、可自动生成相应的应收、实收、未收明细表,汇总表等;
B、可自动生成月度收费率、季度收费率、年度收费率等
C、可自动生成相应的年度收费明细表、汇总表等;
D、报表均自动生成,拥有丰富的筛选条件,供管理层实时查询分析,辅佐领导决策,支持Excel导出。
E、资源报表:重要实现房产资料、车位资料、场地资料、广告资源、合伙单位等有关信息的查询记录,筛选条件丰富,支持Excel导出。
3、付款管理——建立统一的规范严谨的付款管理流程:
各个项目管理处所有的押金收费类项目,譬如装修保证金等自动生成相应的应付项目,有公司总部统一支付或者公司总部授权支出,并建立统一的付款支出报表,使得领导层不仅理解收入状况也能同步理解支出状况。
(1)付款设立:重要实现与付款有关的设立操作,如收款方式、科目类别、记录类别等。
(2)付款科目:重要实现付款科目的统一管理,支持所有付款科目的自定义。
(3)开付款单:严谨的付款业务解决系统,自动关联收费业务中的预收管理、押类管理,支持临时应付的添加,拥有权限的操作人员可以进行改费、删费、扣费等操作,同步所有账务痕迹可查询可追溯。
4、两表管理——建立统一的三表台账
建立统一的两表台账管理平台,记录各项目的水电两表的总表、顾客表、公用表的安装状态和基本参数,加强水、电
两表台帐管理,优化抄表计费流程,可对房间进行单个或批量进行水电表装表。可根据物业公司实际抄表状况,进行水电表灵活抄表,并会自动对已录入的数据进行保存,支持Excel导入导出以便操作。
两表管理分三表台帐、抄表管理、三表报表等模块,重要管理水表、电表、气表;支持建立三级表台账分别为:总表、公用表、顾客表,可根据不同种类表和不同类型表系统支持多方式的函数套用计算电损用量、公摊用量等,无论顾客的计算方式多么复杂系统均可以很轻松的设立公式并满足需要。
五、辅佐功能模块简介:
(一)注册信息:注册信息重要显示被授权单位的基本信息,譬如授权顾客数、授权顾客名称,顾客单位简介等。
(二)角色管理:角色管理即顾客的操作权限的设立与分派,点都软件有细粒度的操作权限划分,细化到按钮级别,对分派相应权限的顾客方可以进行相应的操作。
(三)顾客管理:顾客是指系统使用者,可以对顾客的基本信息做设立,譬如顾客的手机号码、密码、部门、顾客角色等,同步支持顾客状态的分类管理,即顾客状态为在职人员方可使用软件,若某些人已经离职,讲她们拉入离职状态则此顾客名自动失效。此模块还可以对顾客的项目权限、仓库权限等做设立。