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有限公司公司标准
采买管理程序
有限公司发布
采买管理程序
:
对产品采买的过程进行有效控制,防备因采买文件/资料出现失误而影响产质量量,并对供应商供应的产质量量、交期或服务进行评估和查核,保证采买产品的质量切合和知足公司的各项生产需求。
:
为知足公司最后产品所需要的各样原资料、协助资料、零组件、外购件及外协件、
机器设施,包含服务采买,如:委外加工、拜托运输(邮政快递、船/海运、空运、陆
运)、委外查验和试验、仪器校订等之采买均合用之。
:
Q/《政府、安全和环保法例管理程序》
Q/《供应商控制程序》
Q/《产品搬运、储存、包装与防备管理程序》
Q/《查验和试验控制程序》
:
产品:过程的结果。产品包含硬件、软件、服务、流程性资料等四种类其余通用产
品,它能够是有形的(如组件或流程性资料),也能够是无形的(如知识或观点),它
能够独自存在或与此中几种类其余组合。
本公司采买的产品:指合用于希望提交给顾客的任何类型产品所需要的各样原材
料、协助资料、零组件、外购件及外协件、机器设施易损件。
采买:指从供应商处购置物料及选择适合的供应商将合同的部分转包供应商的行
为。
:
技术部门:负责技术支持,制定销售展望计划,新品供应商选择。
制造工程部:负责生产任务的下达、出具分工、产品资料耗费定额。
质量部:负责供应商的质量系统及产质量量监控。
采买部:负责产品采买及其采买过程的监控。
工作流程
销售计划/
生产计划
物料需求计
库存
YES
检查
依《过程
NO控制管
理程序》
进行作
业
工作内容及说明使用表单
采买部主管依据项目组拟订的产品销售预物料需求计划
测和/或制造部制定的当月生产计划、分工、产品资料耗费定额和采买员库存检查结果,
核算出当期采买物质的需用计划,并做出“物料需求计划”(物料需求计划上需注明需采买物质的名称、规格/型号、数目及交托日期,并需考虑重点、重要和在国内难以采买的安全库存及采买作业的先行期),报
部门主管审察。
用于部件生产的全部采买资料一定按
《政府、安全与环保法例管理程序》知足对限制有毒、危险物件的政府要求及安全规定,以及考虑生产和销售国有关环境、电力及电磁方面的规定。
选择供应商
供应商
评估/
查核
O
OK
依《供应商
管理程
序》作业
采买申请
AB
工作流程
应在合格供应商名单中选择供应商,如需采买的产品没有合格的供应商,则由技术、质量和采买部门按《供应商管理程序》之规定对供应商进行选择、评估和查核等作业。
如需采买的产品中有被顾客同意和/或指定的供应商:则采买员在采买产品时,一定从顾客同意和/或指定的供应商名单上采买有关资料/产品(即:采买主管应将顾客同意
和/或指定的原资料供应商名单一致登记、汇总),如采买主管要从其余供应商处采买产品时,一定将此供应商供应给顾客同意,并经顾客同意被列入顾客同意和/或指定的供应商名单上后,采买主管方可从该供应商处采买有关产品。如顾客有新同意的供应商
名单或顾客对原同意的供应商名单有订正和改正时,采买部一定实时对此顾客同意的供应商名单进行更新。
采纳顾客所指定的供应商,包含工装/量具供应商,公司不可以免去对其所采买的产品的质量责任。
如被采买的产品因有关要素而有改动时,采买部应按《供应商控制程序》之规定找寻两家(含)以上供应商进行询价、议价、比价和报价作业,并依据被采买的产品和公司所需采买产品的实质生产状况及其产质量量
成本、交托切合/知足公司采买产品的质量要求。
采买员收到部门主管同意后的物料需求计
划后,采买员填写的“采买订单”和/或采买产品需求部门供应的采买资料,经部门主管审察后以传真(FAX)等方式传至供应商。采买文件可包含采买产品的有关资料:
工作内容及说明使用表单
AB
NO
同意
YES
采买进度追
踪和监控
采买
供应商交托
进度对顾客
影响判断
YESNO
a、采买产品的名称、规格/型号、数目、交
付时间/日期、交托方式(包含运输方式)、采买订单单价、金额、等级、类型、向公司供应采买
产品的供应商名称或其余正确表记方法;
b、采买产品的规范、图样/图面、样品、过程要求、查验规程/查验标准、查验方法及其余有关技术资料/要求(包含产品、程序、过程设施和人员的认同或判定要求等)的名称或其余明确表记和合用版本;
c、合用的质量系统标准的名称、编号和版本。
如供应商没法按期完成或交货期不足时,采买主管应填写“采买协调单”征采有关单位能否调整生产计划,决定能否采纳紧迫对应举措(如空运等);如在外国供应商处订货或许订货周期较长的产品,可先行订货,订货一定经过采买部领导同意。
、如采买的产品之质量对提交给顾客的产质量量基本上无任何影响的物料采买(比如:五金杂项、劳保办公用品、耗费品等),由需求部门依据其实质工作需要报经采买部领导审批,由采买员直接进行采买作业。机器设施维修件、查验和丈量设施的采买由需求部门依据其实质工作、生产的需要报经采买部领导审批,由采买员直接进行采买作业。
采买产品的质量要求应在“采买订单”上说明,如所采买的产质量量没法描绘清楚时,则需求部门或质量部应附上有关的采买产品的质量标准/要求。
采买订单”履行完成后一定存档。
采买部门一定要求供应商拥有对提交给公
司采买产品100%的准时交托的能力,并成立供应商产品交托监控管理系统;公司在要求供应商提交采买产品时,采买部门一定起码在二个礼拜前将公司有关的采买策划资料
(如:采买计划、采买单、后续估计采买数目等)供应给供应商,以便让供应商提早准备公司所要采买的产品和/或资料,使供应商能知足公司对采买产品的要乞降需求。
1)供应商产品交托监控管理系统的内容一定包含:
A、每批产品交托时,产品从供应商发出抵达
公司内估计所需要的时间、运输路线、运输
方式、包装方式等;
B、每批产品在交托过程中,如发生突发性事
与供应商和
顾客进行沟
工作流程
C
件时其应急办理举措和方法;
C、供应商未能100%准时交托对顾客所造成
的扰乱和影响;
D、供应商交托的状况和绩效统计(包含:100%准时交托的统计状况和未能100%准时交托的统计状
工作内容及说明
况以及发生超额运费的统计状况等);
E、如因供应商供应产品的交托进度问题等有关的特别状况而使顾客没法正常顺利生产时,有关部门一定将其通知顾客,并按顾客的办理方式进行办理。
)供应商产品交托监控管理系统的内容由采买部将其成立于“供应商产品交托及进厂查验监控统计表”中。
)如公司对供应商之生产、制造过程中的绩效也需进行监控时,则由采买部和有关部门
至供应商处对其生产、制造过程进行评估、查核和监察,并将每次评估、查核和监察的状况和结果记录于“供应商过程控制评估查核和监察表”中,以作为对供应商生产、制造过程之绩效控制的依照。
4)依顾客对产品交托的需求状况和公司生产计划的安排,采买主管应随时对所采买的产品进行供应商交托时间的进度追踪,并将追踪的结果和状况记录于“供应商产品交托及进厂查验监控统计表”中,对供应商逾期未准时交托的采买产品,由采买部采买主管按《纠正和预防举措控制程序》填写“纠正与预防举措报告”,经部门主管审察后以传真方式通知供应商,要求其提出纠正与预防举措。
5)关于一般采买的产品采买主管起码应于供应商按期交货前一天内与供应商联系并确认其能否能按期交货。
使用表单供应商产品交托及进厂查验监控统计表
供应商过程控制评估查核和监察表
供应商处
考证判断
YES
派人至
供应商
NO
OK
查验
NO
拒采买产品入厂
依《查验和试验控制程序》和《产品搬运、储存、包装与防备管理程序》作业
资料归档
无
公司或顾客若有要求需到供应商处进行采
购产品考证时,采买部采买主管应在采买单检测报告或合同上明确规定考证的安排和产品放行
的方式,并在采买产品交托前由采买主管提出申请,经采买部领导审察后,派人前去供应商处进行采买产品考证。
申请经同意后,采买部派负责质量人员
或进货查验员并携带有关查验标准和有关
进料查验表单前去供应商处按《查验和试验
控制程序》进行采买产品考证,并将考证的
结果和数据记录于“检测报告”中。
供应商供应的采买产品进厂后,对供应商产品进货的质量和数目由采买部查验员和库房保留员依《查验和试验控制程序》和《产品搬运、储存、包装与防备管理程序》中之规定对采买产品进行数目点收、产质量量查验、入库等工作。
与采买管理有关的有关质量记录之保留/归档,由采买部查验员和/或有关单位依《质量记录控制程序》进行作业。