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时间管理的改进方法().pptx

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中国企业管管理培训学学院副教授授
美国培训与与发展协会会高级训导导师
西奥多企业业管理顾问问有限公司司首席咨询询
舒晓东博士士
**********
方法之一::消除电话话干扰
原因分析
电话是必须须的,设法法对次做出出评价,也也不认为电电话是浪费费时间的重重大因素,,所以处理理起电话来来没有计划划。
喜欢与下属属或公司各各部门进行行电话交往往,电话多多表示自己己不可缺少少和繁忙
总想与下属属或上司及及时沟通,,对细节或或小事感兴兴趣。
缺乏有效的的授权,下下属依赖性性太强,总总是不断的的请示和汇汇报,不厌厌其烦地请请求指导和和帮助。
接听和打电电话没有时时间限制、、事实不完完备、未列列出讨论项项目、谈话话内容涉及及范围广,,不着边际际或详尽答答复政策。。
缺乏自我约约束、惟恐恐得罪和冒冒犯别人,,无法有效效的结束电电话。
改进方法
首先做一次次电话记录录,记下电电话来源、、内容、接接听时间等等,分析电电话的重要要性及其对对正在做的的事情的影影响,正确确对待电话话和做出处处理计划。。
客观看待电电话的作用用和自己的的地位,有有些电话对对工作没有有任何意义义。重要与与否是要与与你的工作作相关。
你是经理不不再是业务务员,有效效的沟通是是必须的,,摒弃对小小事和细节节的过分关关注。
培养和锻炼炼下属的能能力,分配配其职责,,实施有效效的授权,,适当的指指导和帮助助是有其一一定限制的的,不是无无限的。
着手制订电电话计划,,对时间、、需要事实实、讨论项项目、谈话话内容的范范围、答复复的方式等等做出严格格的规定并并执行。
严格按照计计划行动,,采取有效效的交谈技技巧,简洁洁明确地进进行电话交交谈,使用用谈话的一一些结束技技巧。
无法有效的的管理秘书书,让其代代为接听一一些无效或或不太重要要的的电话话。
阻挡电话无无效。
没有秘书。。
打错的电话话。
职责不清。。
落后的电话话系统。
明确秘书或或助手的职职责,提醒醒需要注意意的重要事事项、终止止无效的电电话、训练练秘书等接接听并过滤滤电话。
分析电话、、制订阻挡挡电话,与与同事或下下属及秘书书共同阻挡挡无用电话话。
是否需要秘秘书做出研研究,如果果工作量大大马上配备备。不需要要则自己拟拟定处理电电话的计划划,按照上上述有关方方法加以改改进。
配备人员名名单及相关关的电话号号码本,规规定电话的的时间和各各相关人员员的职责和和答复方式式,说明自自己接听电电话和解决决问题的范范围。
与上司、同同级、下属属明确每一一个人的职职责和详尽尽的工作分分工,以防防打错电话话、职责纠纠缠。
改进和完善善电话系统统及设备,,使之符合合高效优质质的工作需需要。
方法之二::消除不速速之客
原因分析
来者不拒、、经常被打打扰,不能能认识到其其严重的后后果,所以以处理来访访无计划。。
过高估计自自己的作用用、爱热闹闹、喜交往往,有较强强烈的会客客欲望。
想保持消息息灵通,事事事过问导导致下属事事事请示,,没有躲避避计划。
缺乏授权,,权力欲望望过重,不不相信下属属、要求下下属多汇报报,自己多多签字,其其实总是在在替下属背背猴子。
无法结束来来访,不切切实际的时时间估算,,会谈经常常跑题,抓抓不住关键键。
不愿意说访访谈结束或或拒绝之类类的话。
改进方法
做出每周的的来访计划划、实行预预约,把公公事和私事事以及预定定和未预定定的回谈加加以区别,,深刻认识识不速之客客干扰的破破坏性。
客观分析自自己的重要要程度,会会谈的必要要性,控制制性格的缺缺点,区别别公事和私私人交往。。
制订躲避和和拒绝计划划,用适当当的方式保保持信息沟沟通,改变变事事过问问的不良********惯。
有效授权,,不把持过过多的权利利,培养提提高下属处处理问题的的能力,简简化工作程程序,防止止下属的反反授权。
必须事先提提出会谈时时间,对会会谈内容实实施有效控控制,抓住住主要和关关键内容。。
学****拒绝和和结束会谈谈的有关技技巧,走到到门口或作作些提示性性的动作及及语言;或或让秘书做做出提醒之之类的举动动,表明你你有要事离离开。
实行开门办办公,招致致顺路来访访者增多,,公司或部部门已经养养成随时访访谈****惯。。
助手或秘书书阻挡来访访无效。
没有配备得得力的助手手或秘书。。
走错门或找找错访谈人人的访谈者者。
各部门或下下属人员职职责不清,,办公室设设置职责冲冲突,导致致相互影响响和干扰。。
开门门办办公公不不是是真真正正的的打打开开门门使使不不速速之之客客随随意意来来访访,,重重新新颁颁布布公公司司或或部部门门劳劳动动纪纪律律,,不不允允许许随随便便访访谈谈。。
培养养、、训训练练助助手手和和秘秘书书,,有有效效实实施施阻阻挡挡计计划划,,或或由由他他们们直直接接处处理理一一些些事事情情。。
根据据需需要要配配备备训训练练助助手手和和秘秘书书,,充充分分发发挥挥下下属属的的职职责责和和发发挥挥作作用用。。
室外外有有明明确确的的标标志志及及指指示示,,杜杜绝绝次次类类现现象象的的发发生生。。
明晰晰下下属属及及部部门门之之间间的的职职责责、、管管辖辖范范围围,,办办公公室室设设置置要要合合理理、、分分清清职职责责,,减减少少人人为为制制造造的的访访谈谈干干扰扰的的障障碍碍。。
方法法之之三三::消消除除无无效效会会议议
原因因分分析析
开会会成成了了惯惯例例,,会会前前不不制制订订计计划划、、预预期期效效果果、、加加以以贯贯彻彻和和实实施施,,即即经经常常是是没没有有任任何何目目的的的的开开会会。。
没有有会会议议议议程程,,对对会会议议的的组组织织或或控控制制没没有有计计划划和和决决策策。。
开会会时时间间和和地地点点选选择择不不当当,,与与会会者者与与会会议议内内容容关关联联很很少少或或无无关关联联,,会会议议通通知知不不全全面面。。
召集集会会议议过过多多或或过过滥滥,,或或会会议议缺缺乏乏有有效效沟沟通通,,与与会会者者三三但但两两两两进进场场。。
改进进方方法法
重新新审审视视每每次次确确定定会会议议的的必必要要性性,,事事先先预预定定会会议议计计划划、、会会议议议议题题、、会会议议目目的的、、预预期期效效果果等等相相关关内内容容,,没没有有这这些些请请不不要要开开会会。。
没有有事事先先的的会会议议控控制制和和充充分分组组织织就就不不要要开开会会,,做做出出计计划划期期望望结结果果和和决决策策的的拟拟定定,,确确定定会会议议的的功功能能。。
根据据会会议议内内容容、、与与会会人人员员状状况况等等选选定定合合适适的的地地点点和和时时间间、、相相应应的的会会议议设设备备等等,,会会议议通通知知要要全全面面,,包包括括与与会会者者要要准准备备的的材材料料、、会会议议的的议议题题、、预预期期的的建建议议、、时时间间、、地地点点、、具具体体要要求求等等。。
适当减少少会议次次数,精精简会议议内容;;有效的的会议不不仅起到到决策的的作用、、还是正正式沟通通的一种种有效方方式,并并重申开开会纪律律,惩罚罚迟到者者。
偏离会议议主题和和议题,,经常跑跑题,偏偏离会议议内容,,扯远话话题,对对会议没没有有效效的控制制和组织织。
干扰不断断,会议议混乱缺缺乏会议议纪律。。
没有规定定会议时时间和各各个议题题的时间间分配,,属于自自由论坛坛,时间间拖得很很长而没没有实际际内容。。
要求不相相关的人人陪会。。
会议时没没有收集集到足够够的资料料和信息息,决策策不当。。
不按时结结束会议议,听任任表现欲欲望强的的人长篇篇大论,,没有会会议总结结和记录录等,不不对会议议任务和和期限进进行核定定。
会议中严严格按照照会议议议题进行行,偏离离后要及及时返回回,对会会议实施施组织和和控制,,不允许许闲谈和和其他与与会议无无关的活活动。
不允许会会议期间间任何的的内在和和外来干干扰,重重申会议议纪律、、严格会会议管理理,提高高与灰者者的积极极性。
事先确定定会议的的时间及及各个议议题的分分配,要要与会议议及议题题的重要要性紧密密相连,,围绕会会议主题题,防止止空、大大、假、、夸等。。
及时清除除无关人人员。
会议是一一个良好好的收集集信息和和资料、、制订决决策的时时机,充充分利用用,使信信息提供供者尽量量提供准准确可靠靠的资料料供决策策者使用用。
在规定时时间内结结束会议议,控制制表现力力强的人人,进行行会议总总结和记记录并保保存,以以便随时时查找和和对比、、检查实实施等功功效,重重申会议议任务、、期限、、人员。。
会议记录录没有备备份,不不给与会会者发放放会议记记录。
会议后没没有有效效的贯彻彻和实施施会议内内容,缺缺乏监督督的工具具,实施施的步骤骤、任务务的执行行等。
当会议任任务完成成后或目目标达到到后,会会议所设设立的委委员会等等机构仍仍然存在在,善后后工作没没有人去去处理。。
当天发放放会议记记录,明明确与会会者的职职责、完完成的期期限等。。
任务或职职责下达达后要实实施有效效的监控控,组织织实施,,配备实实施的设设备工具具、资源源、条件件等,保保证所有有的议程程得到贯贯彻和执执行。
对会议设设定的项项目、内内容、任任务等及及时总结结,工作作结束后后,相关关人员的的职责相相应解除除,设立立的委员员长会等等机构职职能撤销销,不要要浪费人人力和物物力。
方法之四四:有效效计划
原因分析析
不明白计计划的重重要性。。
没有制定定和形成成一套计计划的系系统。
总觉得没没有时间间制订计计划。
缺乏自我我控制,,放任自自己的懒懒散。
害怕对自自己许下下承诺,,不能保保证完成成。
改进方法法
周全的计计划不仅仅仅节省省时间,,还能使使工作圆圆满、优优质地被被完成,,良好的的计划是是成功的的一半。。
建立包括括计划目目标、完完成标准准、最后后期限、、优先顺顺序的一一套计划划体系。。
必须在刚刚开始时时花费一一定的时时间去计计划,才才会对工工作做到到心中有有数,起起到事半半功倍的的结果。。
严于律己己,对自自己有奖奖有罚,,经常激激励和要要求别人人监督和和检查,,只有严严格要求求自己才才能成就就大事,,放任和和懒散只只会毁了了自己的的事业。。
对自己的的事业和和能力充充满信心心,敢于于承诺和和保证,,也才能能知道自自己的事事业到底底能做到到多大。。
制订计划划没有相相应的目目标和标标准。
没有指定定工作的的优先顺顺序,把把所有的的工作都都排上并并试图都都完成。。
计划赶不不上变化化。拟定定计划没没有用,,或几天天就可以以完成的的任务没没有必要要拟计划划。
不必计划划,一切切由秘书书负责安安排我的的工作。。
有目标和和标准的的计划才才是真正正的计划划,才是是可行的的实际的的计划。。
必须把所所有的计计划按照照紧迫性性、重要要性等进进行划分分,制订订自己的的优先工工作次序序,与要要实现的的目标紧紧密相连连。
每天的的计划划都有有一定定的预预留时时间来来处理理变化化或危危机、、偶然然事件件等,,针对对短期期的行行为做做计划划也是是必要要的,,这些些都会会减少少经济济的损损失以以及时时间的的损失失。
自己最最清楚楚自己己的目目标和和标准准,秘秘书只只不过过是提提醒你你、帮帮助你你。最最终的的计划划还是是要自自己决决定。。你的的时间间安排排、工工作的的重要要程度度,只只有你你才能能与你你的目目标挂挂钩。。