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时间管理的改进方法.pptx

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中国企业管理理培训学院副副教授
美国培训与发发展协会高级级训导师
西奥多企业管管理顾问有限限公司首席咨咨询
舒晓东东博士士
**********
方法之之一::消除除电话话干扰扰
原因分分析
电话是是必须须的,,设法法对次次做出出评价价,也也不认认为电电话是是浪费费时间间的重重大因因素,,所以以处理理起电电话来来没有有计划划。
喜欢欢与与下下属属或或公公司司各各部部门门进进行行电电话话交交往往,,电电话话多多表表示示自自己己不不可可缺缺少少和和繁繁忙忙
总想想与与下下属属或或上上司司及及时时沟沟通通,,对对细细节节或或小小事事感感兴兴趣趣。。
缺乏乏有有效效的的授授权权,,下下属属依依赖赖性性太太强强,,总总是是不不断断的的请请示示和和汇汇报报,,不不厌厌其其烦烦地地请请求求指指导导和和帮帮助助。。
接听和打电电话没有时时间限制、、事实不完完备、未列列出讨论项项目、谈话话内容涉及及范围广,,不着边际际或详尽答答复政策。。
缺乏自我约约束、惟恐恐得罪和冒冒犯别人,,无法有效效的结束电电话。
改进方法
首先做一次次电话记录录,记下电电话来源、、内容、接接听时间等等,分析电电话的重要要性及其对对正在做的的事情的影影响,正确确对待电话话和做出处处理计划。。
客观看待电电话的作用用和自己的的地位,有有些电话对对工作没有有任何意义义。重要与与否是要与与你的工作作相关。
你是经理不不再是业务务员,有效效的沟通是是必须的,,摒弃对小小事和细节节的过分关关注。
培养和锻炼炼下属的能能力,分配配其职责,,实施有效效的授权,,适当的指指导和帮助助是有其一一定限制的的,不是无无限的。
着手制订电电话计划,,对时间、、需要事实实、讨论项项目、谈话话内容的范范围、答复复的方式等等做出严格格的规定并并执行。
严格按照计计划行动,,采取有效效的交谈技技巧,简洁洁明确地进进行电话交交谈,使用用谈话的一一些结束技技巧。
无法有效的的管理秘书书,让其代代为接听一一些无效或或不太重要要的的电话话。
阻挡电话无无效。
没有秘书。。
打错的电话话。
职责不清。。
落后的电话话系统。
明确秘书或或助手的职职责,提醒醒需要注意意的重要事事项、终止止无效的电电话、训练练秘书等接接听并过滤滤电话。
分析电话、、制订阻挡挡电话,与与同事或下下属及秘书书共同阻挡挡无用电话话。
是否需要秘秘书做出研研究,如果果工作量大大马上配备备。不需要要则自己拟拟定处理电电话的计划划,按照上上述有关方方法加以改改进。
配备人员名名单及相关关的电话号号码本,规规定电话的的时间和各各相关人员员的职责和和答复方式式,说明自自己接听电电话和解决决问题的范范围。
与上司、同同级、下属属明确每一一个人的职职责和详尽尽的工作分分工,以防防打错电话话、职责纠纠缠。
改进和完善善电话系统统及设备,,使之符合合高效优质质的工作需需要。
方法之二::消除不速速之客
原因分析
来者不拒、、经常被打打扰,不能能认识到其其严重的后后果,所以以处理来访访无计划。。
过高估计自自己的作用用、爱热闹闹、喜交往往,有较强强烈的会客客欲望。
想保持消息息灵通,事事事过问导导致下属事事事请示,,没有躲避避计划。
缺乏授权,,权力欲望望过重,不不相信下属属、要求下下属多汇报报,自己多多签字,其其实总是在在替下属背背猴子。
无法结束来来访,不切切实际的时时间估算,,会谈经常常跑题,抓抓不住关键键。
不愿意说访访谈结束或或拒绝之类类的话。
改进方法
做出每周的的来访计划划、实行预预约,把公公事和私事事以及预定定和未预定定的回谈加加以区别,,深刻认识识不速之客客干扰的破破坏性。
客观分析自自己的重要要程度,会会谈的必要要性,控制制性格的缺缺点,区别别公事和私私人交往。。
制订躲避和和拒绝计划划,用适当当的方式保保持信息沟沟通,改变变事事过问问的不良********惯。
有效授权,,不把持过过多的权利利,培养提提高下属处处理问题的的能力,简简化工作程程序,防止止下属的反反授权。
必须事先提提出会谈时时间,对会会谈内容实实施有效控控制,抓住住主要和关关键内容。。
学****拒绝和和结束会谈谈的有关技技巧,走到到门口或作作些提示性性的动作及及语言;或或让秘书做做出提醒之之类的举动动,表明你你有要事离离开。
实行开门办办公,招致致顺路来访访者增多,,公司或部部门已经养养成随时访访谈****惯。。
助手或秘书书阻挡来访访无效。
没有配备得得力的助手手或秘书。。
走错门或找找错访谈人人的访谈者者。
各部门或下下属人员职职责不清,,办公室设设置职责冲冲突,导致致相互影响响和干扰。。
开门办公不是是真正的打开开门使不速之之客随意来访访,重新颁布布公司或部门门劳动纪律,,不允许随便便访谈。
培养、训练助助手和秘书,,有效实施阻阻挡计划,或或由他们直接接处理一些事事情。
根据需要配备备训练助手和和秘书,充分分发挥下属的的职责和发挥挥作用。
室外有明确的的标志及指示示,杜绝次类类现象的发生生。
明晰下属及部部门之间的职职责、管辖范范围,办公室室设置要合理理、分清职责责,减少人为为制造的访谈谈干扰的障碍碍。
方法之三:消消除无效会议议
原因分析
开会成了惯例例,会前不制制订计划、预预期效果、加加以贯彻和实实施,即经常常是没有任何何目的的开会会。
没有会议议程程,对会议的的组织或控制制没有计划和和决策。
开会时间和地地点选择不当当,与会者与与会议内容关关联很少或无无关联,会议议通知不全面面。
召集会议过多多或过滥,或或会议缺乏有有效沟通,与与会者三但两两两进场。
改进方法
重新审视每次次确定会议的的必要性,事事先预定会议议计划、会议议议题、会议议目的、预期期效果等相关关内容,没有有这些请不要要开会。
没有事先的会会议控制和充充分组织就不不要开会,做做出计划期望望结果和决策策的拟定,确确定会议的功功能。
根据会议内容容、与会人员员状况等选定定合适的地点点和时间、相相应的会议设设备等,会议议通知要全面面,包括与会会者要准备的的材料、会议议的议题、预预期的建议、、时间、地点点、具体要求求等。
适当减少会议议次数,精简简会议内容;;有效的会议议不仅起到决决策的作用、、还是正式沟沟通的一种有有效方式,并并重申开会纪纪律,惩罚迟迟到者。
偏离会议主题题和议题,经经常跑题,偏偏离会议内容容,扯远话题题,对会议没没有有效的控控制和组织。。
干扰不断,会会议混乱缺乏乏会议纪律。。
没有规定会议议时间和各个个议题的时间间分配,属于于自由论坛,,时间拖得很很长而没有实实际内容。
要求不相关的的人陪会。
会议时没有收收集到足够的的资料和信息息,决策不当当。
不按时结束会会议,听任表表现欲望强的的人长篇大论论,没有会议议总结和记录录等,不对会会议任务和期期限进行核定定。
会议中严格按按照会议议题题进行,偏离离后要及时返返回,对会议议实施组织和和控制,不允允许闲谈和其其他与会议无无关的活动。。
不允许会议期期间任何的内内在和外来干干扰,重申会会议纪律、严严格会议管理理,提高与灰灰者的积极性性。
事先确定会议议的时间及各各个议题的分分配,要与会会议及议题的的重要性紧密密相连,围绕绕会议主题,,防止空、大大、假、夸等等。
及时清除无关关人员。
会议是一个良良好的收集信信息和资料、、制订决策的的时机,充分分利用,使信信息提供者尽尽量提供准确确可靠的资料料供决策者使使用。
在规定时间内内结束会议,,控制表现力力强的人,进进行会议总结结和记录并保保存,以便随随时查找和对对比、检查实实施等功效,,重申会议任任务、期限、、人员。
会议记录没有有备份,不给给与会者发放放会议记录。。
会议后没有有有效的贯彻和和实施会议内内容,缺乏监监督的工具,,实施的步骤骤、任务的执执行等。
当会议任务完完成后或目标标达到后,会会议所设立的的委员会等机机构仍然存在在,善后工作作没有人去处处理。
当天发放会议议记录,明确确与会者的职职责、完成的的期限等。
任务或职责下下达后要实施施有效的监控控,组织实施施,配备实施施的设备工具具、资源、条条件等,保证证所有的议程程得到贯彻和和执行。
对会议设定的的项目、内容容、任务等及及时总结,工工作结束后,,相关人员的的职责相应解解除,设立的的委员长会等等机构职能撤撤销,不要浪浪费人力和物物力。
方法之四:有有效计划
原因分析
不明白计划的的重要性。
没有制定和形形成一套计划划的系统。
总觉得没有时时间制订计划划。
缺乏自我控制制,放任自己己的懒散。
害怕对自己许许下承诺,不不能保证完成成。
改进方法
周全的计划不不仅仅节省时时间,还能使使工作圆满、、优质地被完完成,良好的的计划是成功功的一半。
建立包括计划划目标、完成成标准、最后后期限、优先先顺序的一套套计划体系。。
必须在刚开始始时花费一定定的时间去计计划,才会对对工作做到心心中有数,起起到事半功倍倍的结果。
严于律己,对对自己有奖有有罚,经常激激励和要求别别人监督和检检查,只有严严格要求自己己才能成就大大事,放任和和懒散只会毁毁了自己的事事业。
对自己的事业业和能力充满满信心,敢于于承诺和保证证,也才能知知道自己的事事业到底能做做到多大。
制订计划没有有相应的目标标和标准。
没有指定工作作的优先顺序序,把所有的的工作都排上上并试图都完完成。
计划赶不上变变化。拟定计计划没有用,,或几天就可可以完成的任任务没有必要要拟计划。
不必计划,一一切由秘书负负责安排我的的工作。
有目标和标准准的计划才是是真正的计划划,才是可行行的实际的计计划。
必须把所有的的计划按照紧紧迫性、重要要性等进行划划分,制订自自己的优先工工作次序,与与要实现的目目标紧密相连连。
每天的计划都都有一定的预预留时间来处处理变化或危危机、偶然事事件等,针对对短期的行为为做计划也是是必要的,这这些都会减少少经济的损失失以及时间的的损失。
自己最清楚自自己的目标和和标准,秘书书只不过是提提醒你、帮助助你。最终的的计划还是要要自己决定。。你的时间安安排、工作的的重要程度,,只有你才能能与你的目标标挂钩。

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