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摘要:科研单位办公室是领导对内指挥开展工作的重心,肩负着上下沟通、内外联系的重任。新形势下,为了更好地服务于科研单位,加强科研单位办公室的科学化管理有着重大作用。本文就科研单位办公室科学化管理进行了相关的分析,并讨论了相应对策。
Keys:科研单位;办公室;科学化管理
引言
科研单位办公室是对内、外机构与职工服务的“窗口”。新形势下,需要针对科研单位办公室工作的新特点,加强科研单位办公室管理的科学化,从而切实提高办公室工作效率,更好地服务于科研任务。
近年来,我国科研工作的投入力度不断增加,使得科研院所面临的内外环境都发生了重大变化。科研单位办公室作为科研院所的重要部门,在科研单位管理系统中有着不可替代的作用。而科研单位各项工作越来越复杂,使得办公
室管理工作面临着新的挑战,如何提高科研单位办公室管理水平和质量已成为现代科研单位发展的一项重要课题。新形势下,只有做好科研单位办公室管理工作,实现科学化管理,才能实现科研工作的有序进行,进而促进我国社会经济的发展。
1科研单位办公室管理的重要性
随着我国科研投入力度的增加以及科研体制改革的不断深人,科研院所面临内外环境都发生了重要变化。尤其是在人才培养、运行机制以及科研服务等方面都发生重大改变。办公室作为综合职能部门,在科研单位管理系统中担负着上下沟通、内外联系、左右协调的枢纽作用,是连接领导和基层的桥梁。目前,科研单位工作的日益复杂化和多样化,给办公室管理工作带来一定的压力和困难。办公室工作千头万绪,涉及到方方面面,既有文秘工作、日常事务处理,也有宣传、调研、为领导出谋划策等工作,很多工作都是关乎到科研单位的日常经营效果,关乎到单位职工的切身利益,如果出现差错将给科研单位的正常运行以及员工的切身利益带来严重影响。同时,科研单位的领导决策也日益由单纯的经验决策向民主化、科学化管理转变,办公室在科研单位政务工作中的作用将日益凸显,这一切因素都给现代科研单位办公室管理工作提出了越来越高的要求。因此,办公室作为科研单位的辅助决策部门,要改变过去重在“办事”的想法和做法,把服务于全局作为工作的出发点和落脚点,尽快实现从“交办服务型”向“参谋服务型”的转变,积极地参与政务管理,主动帮助领导出主意、想办法,成为民主决策、科学决策、服务科研的智囊团,对科研单位政令畅通、运转有序以及工作效率和工作质量的提高做出应有贡献。
2科研单位办公室工作的新特点
随着科研体制的深入发展,科研单位在管理方式、发展目标、人才培养、运行机制等方面也发生着深刻的变化。办公室作为辅助领导决策的主要部门,需要创新思维,改变过去重在“办事”的想法和做法,积极地参与政务管理,在推进科研院所管理、制订年度工作计划和中长期规划、提出可行的战略和策略发展的重要工作中发挥作用,成为民主决策、科学决策、服务科研的智囊团,这日益成为评价办公室工作水平的重要指标。
,服务要求更高
从管理要素看,涉及人、财、物、时间、空间、信息等;从工作内容看,涉及政务、事务、服务;从服务对象看,涉及领导、同级部门、职工。
办公室作为一个单位工作的窗口,信息交流的平台,横向、纵向联系交流比较多,事务杂、任务重,而且科研单位有越来越多的专家、学者走上领导岗位,他们本身是各专业领域的首席专家或学科带头人,需要办公室在行政管理上为领导提供不可缺少的辅助服务。使领导减少不必要的干扰,更好地策划全局工作。
,应急能力增强
面对今天瞬息万变的信息以及各种类型的突发事件,要求办公室人员必须做到快速反应、急事急办、特事特办、善于把握,领会领导意图,按照指示精神办事。
3科研单位办公室科学化管理的措施
科研单位办公室科学化管理思维不仅要体现在管理理念与服务意识上,更重要的也要体现在管理手段以及管理方法上,唯有如此,才能真正将科研单位办公室管理工作提上一个台阶,发挥其应有的作用。
,注重服务的主动性
办公室作为科研单位综合协调和管理枢纽的职能部门,承担的工作多而杂,大量的工作都是周而复始、琐碎繁杂的重复性劳动,例如文稿的审核把关、报告撰写、信息调研、会务的筹备管理、科研项目的论证、反馈信息、事务的查办催办、进展评估、结果考核、来信来访、服务接待等,以及为领导的决策提建议、当参谋等一系列管理活动。这些工作看似都是不起眼的平淡的工作,但却可以体现出办公室工作人员的工作质量和效率,需要高度的服务意识和责任感。作为科研单位办公室工作人员要把提供优质服务作为工作的出发点和落脚点,在具体的工作中首先要变被动服务为主动服务,认认真真地做好科研管理的大事小情。凡事想的远一点,谋的深一点,由被动服务向主动服务,由单一服务向全面服务,既想领导之所想,更要想领导之未想,为领导决策提供素材,当好领导的参谋、助手。其次,要逐步实现由事务型服务向政务型服务转变。做好办公室管理工作就要在“谋”字上下工夫,帮助领导在科研项目申报、科研课题的检查、结题以及科研奖励政策的制定、科研技术成果的推广等方面提出自己的思路和看法,准确把握科研动态,合理制定科研单位的发展规划和年度计划,合理调控内部资源,为领导把好工作程序关、文件质量关和
依法行政关。只有这样,办公室的服务工作才能做好,才能跟得上不断进步和发展的需要。
、信息化
科学的管理能力是提供优质服务的内在基础。随着信息技术向社会经济各个领域的全面渗透,对科研单位办公室管理产生了巨大的影响。信息化的发展从根本上改变了科研单位办公室的管理手段和思维方式,科研单位办公室管理已由传统办公方式向现代自动化办公模式的转变,以计算机网络为代表的现代科学技术为科研院所办公室管理创新提供了支撑。科研单位办公室管理已经摒弃了传统的手工作业方法,以提高工作效率和工作质量为目标,利用计算机网络技术实现了现代化办公。借助计算机网络技术帮助工作人员运用现代化设备进行管理工作,办公室在发布日常信息时可以在办公室网站主页上进行发布,点开网站就可以获得即时信息。还可以利用电子邮件、讨论组等方式进行定点发送,提高了信息传递的及时性和准确性,通过网络技术,实现了信息的互动、多向和及时交流,提高了工作的效率和工作质量。因此对于办公室工作人员而言,要迎合网络化办公的需要,提高信息素养和计算机应用能力、水平。而且科研单位办公室经常需要从大量的众多的网络科研信息中搜集整理甄选出有价值的信息,给领导提供决策依据,这就需要加强信息专业技术的学****通过不断的自我学****和参加培训,提高自身的信息搜集能力和整理分析能力,从而能够为科研单位领导和科研工作者提供更加有价值的信息资源。
规章制度的建设是实现有效管理的航标,科研单位建立行之有效的各项规章制度,是提高办公室工作效率和工作质量的首要保证。没有规矩、不成方
圆。科研单位办公室工作繁杂琐碎,承担着大量事务性工作,而且突发性、临时性工作相当多,如文稿印制、电话通知、会务组织、来宾接待等。一旦出现差错,将对单位的形象造成不好的影响。而只有完善的管理制度和业务流程的制定才能保证所有的工作有条不紊的进行。因此,作为科研单位,应该不断健全科研管理制度,通过加强制度建设,做到责任明确、程序合理,在科研管理领域涉及的诸如科研项目、科研经费、学术期刊和专著定级标准,以及学术论文、专著、专利、成果管理等方面都建立规范的办文、办事、办会等各方面的工作流程。事实证明,只有做到按制度办事、靠制度管人,形成有序的运行机制,才能保证办公室工作高效运转。其次,重视制度创新后的落实,研究、制定开展工作所必需的管理、引导、处罚及奖励等制度,发挥其对科研人员的约束和激励作用,提高科研成果产出的可靠性。
、理顺各种关系
科研单位办公室工作涉及到方方面面,需要与各个部门、上级以及业务相关单位打交道,协调工作是办公室的一项极为重要的工作。办公室工作人员需要把握平衡技巧,发挥协调功能,协调各种关系,统一各个部门的认识和步调,最终实现预定目标和整体效益。协调工作说起来容易,做起来却很难,主要掌握几个原则,一是要站在领导的位置上思考问题,帮助领导出更多的时间用于关键事务的掌控。要站在科研人员的角度考虑问题,为科研人员提供高质量的服务,帮助科研人员解决生活中遇到的困难和难题,充分调动科研人员的工作积极性和主动性。多征求科研人员的意见,做到实事求是,客观公正,从而提高科研效率和成果。站在整个科研单位的角度与业务相关单位打交道,维护科研单位形象,把综合平衡工作作为办公室的一项重要职能。
4科研单位办公室科学化管理的几大要素
树立全局观念就是要认识大局,把握大局,服从大局,服务大局,自觉在大局下行动,树立全局观念和一盘棋的思想。在科研办公室管理工作中,作为管理人员要正确处理好单位、科室和个人的利益关系,使一切工作及言行都服从大局,努力营造心齐气顺、团结奋进、干事创业的良好氛围和宽松环境。另外,为了更好地发挥办公室的作用,管理工作人员就必须不断充实自己,树立全局观念,全面收集有关动态信息,为领导提供更有价值的信息资源。当企业办公室人员在接待外来业务时,要切实做好自身的工作,努力做好服务,为企业树立良好的形象,让办事人员来得舒心,走得放心。
俗话说“无规矩不成方圆”,在科研单位办公室管理工作中,要想确保管理工作效率,提高办公室管理质量,就必须建立健全完善的办公室管理制度。首先,必须明确办公室各项管理规章制度,进而提高办事效率。其次,为增强办公室的凝聚力,增强各成员的团队精神,要努力开创一个能畅所欲言既有纪律又有自由的内部环境,同时办公室人员还要加强彼此间的团结互助,要鼓励办公室人员相互竞争,进而不断提高办公室管理人员的业务水平。
在我国当前社会发展形势下,科研单位办公室的作用越来越突出,为了确保科研单位办公室工作有条不紊,提高办公室科学化管理水平,加强办公室管
理人员的培训非常重要。首先,要不断加强他们的心理素质的培训,提高他们在面对繁重工作压力下的抗压能力。其次,要提高他们的管理能力,只有高素质,高管理水平的人才能在科研单位办公室科学化管理工作中发挥管理人员应用的作用,提高管理质量和水平。同时,还要建立有效的奖励制度,提高办公室管理人员的工作责任心和责任意识,进而不断提高办公室管理工作效率。
5结束语
总之,新形势下,如何根据当前面临的新情况和挑战,提高科研单位办公室的科学管理能力和服务水平是每一位从业人员需要关注的课题之一。这还需要科研单位办公室不断加强科学管理,树立服务意识,建立严格的规章制度,唯有如此,才能将科研单位办公室管理工作提上一个新的台阶。
科研单位办公室作为科研单位的管理核心,只有实现办公室的科学化管理,才能为科研单位及科研工作者提供更有价值的各类信息资源,进而推动我国综合国力的上升。
Reference
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