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大数据下的全新采购时代
发布时间:2023-01-23
来源:?酒店资源?
为了更好地做好集团化采购管理、进一步了解国外市场,今年国庆公司安排我去了澳洲学习考察。期间,我了解到了海外酒店采购的先进运作方式。
为了更好地做好集团化采购管理、进一步了解国外市场,今年国庆公司安排我去了澳洲学习考察。期间,我了解到了海外酒店采购的先进运作方式。回国后,应?酒店资源?杂志之邀,我总结了此行的一些感悟,愿与行业同仁们分享我的收获和心得。
走访澳洲:没有采购经理的单体酒店
在澳洲考察酒店,最让我震惊的是:当地诸多单体酒店弱化或者取消了单体酒店采购经理的工作职责,而将其工作职能转移给区域采购经理和单店的使用部门。单店的使用部门拥有采购权力:申请订单、填报产品和供给商,然后报财务申请,不经过采购部门的“APPROVAL〞环节,而所申报的物资根本以日常运营物资以及各类食材为主。至于各个地区的区域采购经理,更多是为所有单店做采购前期的准备工作,其中非常重要的是标准产品清单的建立。清单建立是个繁琐复杂的过程,而区域经理在当中扮演了一名真正的协调员,他如勤劳的蜜蜂一般往返于各个供给商和各个酒店使用部门之间,不间断性地召开沟通协调会议。而区域经理的“战绩〞就是:该区域内酒店的70%-80%的产品得到统一命名,无论是供给商还是使用部门,都已经做了物资描述、规格确认和样品确认,所有能参与报价的供给商也做了预审资格认证。而之所以对清单进行重复,是为了后续的可持续本钱降低方案、区域采购价格以及供给商风险控制做准备的。
清单建立结束后,区域采购经理将尽可能得和供给商洽谈区域框架合同以及采购价格,使单体酒店的采购价格得到控制。
大数据时代:互联网控制采购环节
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取消单店采购经理,而转移其职能到区域经理与使用部门。面对这种运营模式,我充满了好奇:是谁来控制日常采购价格?虽然前期有区域采购把关建立清单,但是在与供给商沟通时不可能面面俱到。酒店的周期询价如何来操作,日常的供给商管理谁来做,以及诸多单体酒店采购经理要做的事情:应急采购、不断地电话议价、和使用部门、供给商之间的高频率沟通都没人做了吗?
对于我的疑惑,他们作了非常系统的解释:
单体酒店的系统对接了N多个端口,以采购环节为例:除了对接根本的使用部门、财务和仓库外,还直接对接供给商、区域采购经理,以及集团总部采购(指起到宏观把控作用的某个集团品牌的采购管理者)。
首先,采购环节在与供给商对接的环节里,分为两个层面:
第一层面,对供给商开放产品目录。酒店使用部门一旦确定了标准产品目录,就会就认证后的供给商完全开放,而供给商就会依据目录对自己所售产品进行调价,而且这种调价可以实时进行。有趣的是,这种竞争是完全公开化的,每分每秒市场都会发生变化。供给商这几天如果没有收到订单,就等于被告知:您的价格已经高于市场上的其他竞争对手的价格,您有必要去主动调整价格了!而供给商收到这样的“信号〞后,就会进入自己的产品端口页面,调整供货价格,直到收到订单。在我看来,这个过程像是市场的“净化〞:做你所专的,老实面对市场。
第二个层面,有效的在线反应。每个酒店依据自己的规章制度,会对特定产品周期询价(由使用部门操作)。先将不同的产品进行询价周期分类:15天、30天,或者45天;到了响应的时间点,系统会自动发送清单到提供该物资的供给商处,供给商将在线或下载文件后进行所有产品价格的填写并回复;同时,系统也会导入所有更新的价格,并自动进行排列组合。针对局部需要送样的物资,电子清单中会有特别注明,以便供给商在报价后,在规定周期内送样确认。
其次,与区域采购经理和总部进行对接。
由于系统已经不再是单机版(不安装在本地电脑上),此时也有70%-80%的区域采购经理已经建立了标准产品清单,因此,当区域采购经理进入采购系统平台后,就能对该区域所有酒店的采购情况一目了然,无论是总量,还是各个随市场波动的产品价格,甚至同一个区域下酒店之间购置产品的价格差异。这就给了区域采购经理一套完整的工具,为他们充分发现单体酒店采购价格需要改善的地方提供了最直接有效的指导;区域经理在供给商的管控方面也非常清晰:我的区域有哪些供给商,供给了多少酒店,以及供给总额等,都非常清晰。这为再次完善区域供给商体系、建立集团价格标准等提供了帮助。同理,对于总部采购,也有这样一套非常完善的体系,可以衔接各个区域,为进行数据分析提供了最真实的数据。我发现很多办公楼宇下面都有这样的数据分析图示(各种饼图、柱形图、曲线走势图以及排列组合等),这点我感触很深,不得不佩服“数据时代
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〞的魅力。
海外采购系统:引进中国路阻且长
虽然系统能实现如此完美的互动,但我仍旧按捺不住自己的好奇心,我提出了两个问题:
1、你们将价格完全开放给供给商处理,如果供给商自己联盟、恶性提高价格,那酒店该如何应对呢?
2、你们的供给商都能完全做到在线报价、在线跟踪吗?会不会没有网络、没有邮箱?供给商没有收到怎么办?
面对我的疑问,对方也同样不可思议地看着我,我至今仍记得他那充满惊讶和迷茫的眼神——供给商会联盟?他好似听到了惊世骇俗的理论一样。
“我们会和供给商签署一定的商业准那么,确保联盟和恶性提高价格是违反双方合同的。此外,由于区域采购经理是跨N个酒店之间,因此也能起到再次把关的作用。但是,我们首先是选择信任供给商,而一旦发现这种行为,我们会毫不犹豫地将他拉进‘黑名单’;对于在线维护上,供给商总会有电脑,有E-mail,有Skype等——现在的供给商不可能没有这个吧?
听到这个答复,我只能苦笑。我成认作为采购总监,我很担忧国内供给商的价格联盟。换句话说,双方的诚信体制还不完善;其次,国内很多酒店的采购系统并不是基于互联网的,所以做到区域采购实时监督管控也很难。退一步说,国内不少供给商能否很好地使用互联网,收发邮件、使用网络进行监管都是个令人担忧的问题,虽然他们不少都在用“土豪金〞,走在“时尚前沿〞,但想要才采购领域引进一套如此完善的系统,恐怕还真得有待数日。
纵观整个采购过程,我感慨良多。海外的采购更关注前期供给商的开发,以及采购准备工作。从这点,我看到了工业电子行业的采购准那么:只有前期的根底工作做得严谨而扎实,才能降低后续的诸多风险——采购的核心贵在前期。
其次,应该大力推进电子信息自动化。人工本钱在不断上升,只有将信息化导入得更深,这条高效的纽带才能真正发挥作用。
最后,对于供给商的培养——我不相信供给商从一开始就能做到100%配合区域采购进行清单标准的建立,也不相信供给商都会使用电子信息技术进行报价。要建立这样一个诚信机制,需要建立一条完善的采购供给链,在这条链上,要求所有利益相关者都将彼此看作协同者。只有这样,才能建立共同目标,培养出采购方与供给方的感情,从而建立诚信机制。
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其实,这个采购过程里,单体酒店的采购经理的职能并没有消失,而是转移到了区域或使用部门,而工作性质上,我个人感觉比之前更重要,因为每一步棋都关联到下一步的“链〞。而这里使用部门虽然没有直接下订单的权利,但是监管力度加强了,会受到财务、区域采购经理,甚至总部采购的关注。
当然,更重要的是相信供给商,彼此之间建立诚信体制。在国内,采购方与供给方的管理机制是写入合同的,抵触情绪很严重,因此要建立诚信体制并非泛泛而谈。
采购系统互联网单机
职位设置设立区域采购经理设立单店采购经理
工作职能为区域酒店做采购准备工作,签署大框架或价格协议维护日常订单,满足使用部门需求
采购审批人较少采购环节必须通过采购环节
物资标准清单建立一个区域下的区域标准或集团标准,一般10-20家酒店,标准清单产品有3000-4000种。较多各自为政,很少与兄弟姐妹酒店统一物资描述。一个酒店的物资描述可能有6000种以上。
是否与供给商对接是否
是否与总部对接是否
在拜访了酒店使用部门后,我也带着“如何将中国供给商推广到海外,赢得海外酒店订单〞的问题作了询问,限于篇幅,暂时不予展开。但是可以肯定的是,在询问了数家业主方或酒店方,甚至当地的供给商(负责海外采购酒店物资)后,得到的答复是可喜的。很明显,中国供给商拓展到海外的潜在时机非常之大。
当然,在询问中,还有几点值得注意:
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1是否有能力处理国际贸易的case;
2、这些中小企业是否有相应的权威组织和机构为之做认证,来代表公司资信;
3、虽中小企业供给商拥有产品的绝对竞争优势,但是否有第三方机构能支持到整个供给链?
归纳起来,重在物资、流通环节和企业。总之,不怕没有好的产品,需要我们思考的是如何串联起这条采购供给“链〞!