文档介绍：企业对外接待管理办法
文章标题:企业对外接待管理办法
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一、总则
对外接待是公司行政事物和公关活动的重要部
分,为使对外接待工作规范有序,具有统一的公司形象,特制定本办法。
本办法适用于全公司各部门。
二、对外接待范围
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门,以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
接待的对象分为内宾和外宾。
三、对外接待部门
公司行政部为公司负责接待的职能部门。
遇到重大接待工作和活动,可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作,有关部门要积极主动配合。
四、对外接待原则
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则,使客人高兴而来、满意而去。
平等原则。对来宾无论职务高低,都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下,级别与权限相等,同级别出面,特殊情况高规格接待。
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调,谁出面接待谁结帐。
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简,不铺张浪费,不重复宴请,主方人数不多于宾客人数。
周到原则。接待程度应衔接周密,接待方式应完善,以礼相待,使客人感到热情、周到。
保密原则。不定期向来宾介绍情况,注意保守公司、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题/
五、接待规格的确定
高规格接待,陪客要比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽谈商重要事宜、下属企业领导来访汇报等情况。
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待,陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
六、接待礼仪
:原则为主动、热情、礼貌。
:主动起迎,问明来意。
:
(1)根据来客来意和身份,安排适当地点(办公室、接待室、会议室)进行交谈。
(2)比较忙,一时难以抽身时,应向客人说明暂请他人代接或另商时间。
(3)切记让客人久侯而无人问津。
(4)客户提出和领导或他人交谈,应立即联络,并将客人引至约定地点等候会面,介绍后再行离开。
七、引见
首先向领导介绍客人(单位、职务、姓名)。
引见顺序:
(1)把身份放低、年龄轻的人介绍给年龄身份高、年纪大的。
(2)按职务高低,依次介绍来客。
(3)职务相同,先介绍年纪大的。
领导与来宾见面交谈后,对客人原定日程有变化的,与客人共同协商安排。
八、行路
(1)陪同客人行路,请客人行于自己右侧。
(2)乘坐车、上下楼梯、电梯,礼让在先,主动开关门。
(3)自己处于主陪地位,应并排在客人旁边,不要落在后边。
九、其他
(1)穿着不得过于随便,按规定着装,衣着整洁,有风度。
(2)主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士。
(3)尊重不同国家和民族来宾的风俗****惯和礼节。
(4)因故未能准时赴约,尽早通知对方,并以适当的方式道歉。
十、接待内容和程序
。
(1)接受任务。弄清百毫年的基本情况:单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
(2)布置接待。提出接待意见:接待部门、员工、规格、方式、安排、费用预算,并报上级批准。
(3)迎接安排。根据来宾身份、人数、性别,预订招待所或宾馆,