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文件材料收集整理归档
实施指南
第一章编制目的及依据…………………第二章组织、职责与管理
第一节组织机构与职责…………………第二节管理与措施…………………第三章文件材料的收集归档范围及分类第一节文件材料的收集范围及责任分工第二节文件材料收集要求………………第四章项目文件材料的分类整理………第一节文件材料的分类…………………第二节文件材料的整理…………………第三节卷内文件材料系统化排列………第四节文件材料立卷与编目……………第五节工程规范化表格编制与使用…………第六节竣工图编制………………………第五章文件材料归档移交………………第一节文件材料移交……………………第二节工程档案汇总与排列……………
附件
附件1:湖北省高速公路建设项目文件材料收集归档范围
附录1竣工验收报告的主要内容及格式
附录2交工验收报告的主要内容
附录3参建单位总结内容及格式参考
附录4竣工表
附件2:
设计变更与竣工图档号对照一览表
附件3:
施工原始记录归档一览表
附件4:
案卷封面、卷盒脊背、卷内目录、备考表
附件5:
竣工图封面
附件6:
建设项目档案归档目录
附件7:
建设项目竣工文件归档接收签证单
第二册工程规范化表格表样
湖北省高速公路建设项目
文件材料收集整理归档实施指南
第一章
编制目的及依据
一、目的:为加强湖北省高速公路建设项目的建设管理,统一、规范高速公路建设项目文件材料的编制、收集、整理、立卷、归档工作,确保工程项目档案文件材料准确、完整、系统和安全,结合湖北省高速公路项目建设实际和管理要求,特制定《湖北省高速公路建设项目文件材料收集整理归档实施指南》(以下简称《指南》)。
二、《指南》编制的依据
1、《交通档案管理办法》
2、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)
3、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T-11822-2008)
4、交通部《公路工程竣(交)工验收办法》(2004年第3号部长令)
5、交通运输部《公路工程竣(交)工验收办法实施细则的通知》(交公路发[2010]65号)
6、交通运输部《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》(交办发[2010]382号)
7、湖北省交通厅、湖北省档案局《关于印发湖北省交通建设项目文件材料立卷归档管理办法》(鄂办发[2005]450号)
三、项目文件材料的定义
本《指南》所称高速公路建设项目文件材料是指高速公路建设自项目立项审批(核准)至竣工验收全过程产生,反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况,对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存和查考价值的各种文字、图表、声像等形式与载体的历史记录。
四、适用范围
本《指南》适用于湖北省高速公路新建和改建工程项目竣工文件编制、收集、整
理、移交、归档管理。其他等级公路建设项目可参照执行。
第二章组织、职责与管理
第一节组织机构与职责
一、组织机构
1、高速公路建设项目档案工作按照统一领导,分工负责的原则,成立项目建设档案工作领导小组,领导公路工程建设项目档案工作,并依法对建设项目文件材料收集、整理、立卷、编制和归档工作进行管理,同时接受交通运输部档案馆、湖北省档案局、湖北省交通运输厅档案行政管理部门的监督和指导。
2、根据交通运输部《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》(交办发[2010]382号)文件“谁形成,谁负责”的有关要求,建立建设项目档案工作网络。档案工作领导小组由指挥部负责档案工作的领导任组长,代表项目法人落实高速公路建设项目档案工作项目法人负责制;成员由指挥部各相关部门负责人和总监理工程师组成。领导小组下设办公室,办公室主任由指挥部综合办公室主任或指挥部专职档案员兼任。各参建单位应成立建设项目档案工作管理机构,明确本单位档案工作分管领导,配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员,并保持其稳定性。
二、各方的职责:
(一)指挥部(业主)的职责
1、指挥部领导建设项目档案工作,制定本项目工程档案管理办法,明确项目文件的形成、收集、整理、立卷、编制、归档的要求。
2、明确建设项目文件材料编制与收集、整理、立卷、归档管理负责人,配备业主方工程档案专职管理人员,建立临时档案室,做好指挥部各部门形成的项目文件材料的收集、整理、立卷、编制、归档工作。
3、负责各参建单位项目文件材料收集、整理、立卷、编制、归档的组织、协调和监督、检查、指导及考核等管理职责,为项目工程档案工作提供有利条件和环境。
4、负责组织专家和相关专业技术人员对施工单位、监理单位及设计单位形成的档案资料进行交工验收,接收参建各方移交的经验收合格的竣工档案文件资料并汇总编目,完成整个项目的档案工作。
5、提出项目档案自检报告和档案专项验收申请,配合档案验收单位组织设计、施工、监理等各参建单位完成档案验收工作。
6、在项目通过竣工验收后3个月内向使用单位及有关单位办理档案移交手续。
(二)施工单位的职责
1、明确建设项目档案工作分管领导,按照“谁形成谁负责”的原则,落实建设项目文件材料领导人负责制,建立临时档案室,配置档案专柜,配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员,并保持其稳定性。
2、建立施工文件资料与施工同步收集、同步整理、同步归档有效的管理机制,按照项目文件的形成、收集、整理、立卷、编制、归档的要求。及时完成施工文件资料的收集、整理、归档和报送及保护工作,确保项目竣工文件材料的收集、整理归档工作与工程建设同步和项目竣工文件材料的准确、完整、系统和安全。
3、建立施工文件资料收集、整理、归档台帐,定期向驻地监理工程师,指挥部及总监办档案管理部门报告。
4、接受指挥部建设项目档案工作领导小组、指挥部及总监办档案管理部门、驻地监理工程师的监督检查。
5、工程交工前,向驻地监理工程师,指挥部及总监办档案管理部门提出项目档案自检报告和档案专项验收申请,经验收合格后,送指挥部档案室进行统一汇总归档。
(三)监理单位的职责
1、明确建设项目档案工作分管领导,按照“谁形成谁负责”的原则,落实项目竣工文件材料领导人负责制,建立临时档案室,配置档案专柜,配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员,并保持其稳定性。
2、按照项目文件的形成、编制、收集、整理、立卷、归档的要求,负责监理工作文件材料的编制、收集、整理、立卷、归档、保护和档案信息报送工作,确保项目监理工作竣工文件材料的收集、整理归档工作与工程建设同步和项目监理工作文件材料的准确、完整、系统和安全。
3、落实监理单位的监管职责,积极协调施工单位的关系,加强对施工单位的施工文件资料收集、整理、归档工作管理、指导、监督和检查,确保施工文件资料与施工同步收集、同步整理、同步归档;及时全面审查施工单位上报的竣工文件,认真行使个人签字权,对已签认文件资料的准确性、真实性和完整性负责,及时闭合和完善监理与施工单位之间交叉的文件材料;定期或不定期向指挥部及总监办报送施工单位
竣工文件资料收集、整理、归档、编制工作的评价信息。
4、接受项目档案工作领导小组、指挥部及总监办档案管理部门的监督检查,建立监理文件资料收集、整理、归档台帐。
5、施工单位工程交工前,审查施工单位竣工文件的质量和档案自检报告,审查验收合格后,在施工单位档案专项验收申请上签字报指挥部档案管理部门,还需提交对项目档案质量审核意见,配合指挥部档案管理部门组织验收工作。
6、向指挥部档案管理部门提出监理工作档案自检报告和档案专项验收申请,经验收合格后,送指挥部档案室进行统一汇总编目。
(四)设计单位的职责
1、明确建设项目档案工作分管领导,按照“谁形成谁负责”的原则,落实项目竣工文件材料领导人负责制,建立临时档案室,配置档案专柜,配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员,并保持其稳定性。
2、按照项目文件的形成、编制、收集、整理、立卷、归档的要求,负责设计工作(含施工过程中变更设计)文件材料的收集、整理、立卷、归档、保护和档案信息报送工作,确保项目设计工作文件材料的收集、整理归档工作的准确、完整、系统和安全。
3、接受指挥部建设项目档案工作领导小组、指挥部及总监办档案管理部门监督检查。
4、工程交工前,向指挥部及总监办档案管理部门提出项目档案自检报告和档案专项验收申请,经验收合格后,送指挥部档案进行统一汇总归档。
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第二节
理与措施
一、建设项目档案工作的管理
1、建立建设项目“三同步”档案管理机制。
将公路工程建设项目工程档案编制、收集、整理工作纳入工程建设管理程序,纳入工程建设目标管理和考核范围内,建立与工程建设同步收集、同步整理、同步归档管理机制。
将工程项目档案工作纳入工程计量支付的必备条件,建立与工程计量支付相关的制约制度,凡申请计量支付的工程必须是该工程文件资料收集完整齐全,达到文件资料归档要求。否则不予计量,不予支付。
2、建立建设项目档案管理领导人责任制。
建设项目档案工作实行项目法人负责制,建立建设项目“三落实”档案管理机制。落实公路工程建设项目工程档案文件材料编制、收集、整理、归档领导人责任制。按照“谁形成,谁负责”和不得委托他人的原则,建设单位(业主)应有一位领导负责项目档案工作,各参建单位应至少有一名分管领导负责抓工程档案的编制、收集、整理、归档工作。落实临时档案室,配置档案专柜,落实档案管理人员,配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员,并保持其稳定性。
3、建立建设项目档案工作的检查制度。
指挥部和总监办具有工程管理职能各部门,定期要对各工地、驻地监理等参建单位档案收集整理情况进行一次专项检查、现场指导。凡档案工作进度滞后、编制质量不符合要求的,立即督促整改,明确整改内容,规定时间及要求,必要时下发整改通知书,档案工作进度严重滞后,进行通报批评。
发挥工程监理的监管职责。将项目文件材料收集立卷归档工作纳入监理工作内容,建立项目档案工作监督考核体系,总监理工程师办公室负责本项目驻地监理、施工单位的日常档案工作管理,监督、检查、指导、考核各参建单位竣工文件的收集、积累、整理、编制、归档工作;并将监督、检查、考核、验收结果每月上报项目项目建设档案工作领导小组办公室。
驻地监理办公室负责本单位形成的施工监理文件材料收集归档工作,并配专人负责对本监理合同段各施工单位竣工文件的收集、积累、整理归档工作进行监督、检查、指导和考核、验收并将监督、检查、考核、验收结果每月上报项目总监理工程师办公室,确保项目文件材料的收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。
二、建立预立卷制度
1、工程档案预立卷是工程档案文件资料立卷的基础,就是将公路工程建设项目产生于工程建设不同阶段和不同时期的文件材料进行初步立卷,待工程项目完工后再正式立卷归档,项目各参建单位应根据公路工程项目建设程序的不同阶段和文件材料产生的自然过程,按照公路工程立卷归档要求,分别做好预立卷工作。
2、预立卷卷内文件材料的收集按照本指南公路工程档案文件材料收集范围进行收集和整理,建立档案文件材料收集目录和档案文件材料收集台帐,确保一个单项工程完工,相应的档案文件资料必须收集、整理完毕;单位、分部、分项工程施工完成,相对应的工程档案编制、收集、整理工作也同步完成;并由专人专室专柜保存项目文件资料。
3、预立卷的封面和脊背的档号、案卷题名、编制单位、日期、保管期限内容可用铅笔或易擦写笔填写。卷内目录和备考表待卷内文件材料整理完毕,检查确认符合规定要求后,编制打印,装在案卷的首页和案卷的末页。
第三章文件材料的收集归档范围及分类
第一节文件材料的收集范围及责任分工
按照交通运输部《关于印发公路工程竣(交)工验收办法实施细则的通知》(交公路发[2010]65号)附件2《公路工程项目文件归档范围》和《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》(交办发[2010]382号)文件附件1《公路建设项目文件材料收集归档单位》规定的内容,并结合湖北省的实际情况执行。文件材料收集归档范围具体见附件1。
建设工程声像档案归档内容是指整个工程建设过程,从原貌、施工到竣工验收等一系列活动中,用照片、录像等形式现场采集的有保存价值的工程声像素材以及后期整理成果均属收集范围。已经实行计算机辅助项目管理的,电子文件与纸质文件同步归档;如无条件形成电子文件的,对利用率高的竣工文件,可采取图像扫描或缩微方式,进行档案复制。
一、建设单位(业主)负责收集、整理工程项目建设依据性文件(立项审批)、工程建设准备阶段工程管理性文件、工程建设管理性文件和交、竣工验收阶段形成的文件材料。
二、设计单位负责收集整理设计文件资料。
三、施工单位负责收集、整理公路工程施工阶段形成的文件材料、竣工图表及新技术应用、推广有关的批复文件与合同、主要负责人名单、试验记录和分析、计算数据,应用、推广情况记载,使用成果及图片、声像资料等。
凡实行总承包的,由总承包单位进行汇总并负总责,各分包单位应各自完成分包部分的施工文件,向总包移交,由总包汇总整理后向建设单位移交。
四、由监理单位负责收集、整理公路工程施工监理工作形成的监理文件材料。
五、科研课题文件材料由承研单位负责收集和整理组卷。
六、声像资料由形成单位负责收集整理组卷。
施工、设计、监理单位在完成各自的编制、收集、整理工作后,交建设单位汇总、整理。
第二节文件材料收集要求
一、文件材料收集总体要求
文件材料收集工作总的要求是在保证归档文件材料内在质量的基础上,重视提高外在品质,所谓内在质量是指文件材料的内容要系统、准确、真实、完整、规范;外在品质则是及时和美观。
1、原始:公路工程文件材料是公路工程建设过程中直接形成的原始记录,收集的所有文件材料应为原件或至少应有一套完整的原件。有以下特殊情况的可收集复印件;
(1)项目立项审批等文件,原件保存在项目主管单位的,指挥部可将复印件归档保存,并注明原件存放处。
(2)供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件的,须在复印件上加盖销售单位公章并注明原件存放处后归档保存;
(3)热敏纸传真件,需复印保存,复印件应清晰;
2、及时:按照公路工程项目建设程序不同阶段文件材料的自然形成规律,每项工作完成或每一道工序完工后所形成的文件材料,责任单位应做到及时收集、及时整理、及时归档。
(1)按照与施工同步收集整理归档的原则,各文件材料收集责任单位应及时收集各自形成的文件材料。合同书、协议书、上级指示上级批准文件、往来函件、会议纪要、变更令、停工令、复工令、工作指令、进度计划、月报、开工报告、施工工序记录材料、索赔、事故处理等文件应及时收集整理并检查,特别是施工工序记录材料、工序完工后下道工序开工前,工序记录材料必须归档,按《指南》的要求分别存入相应的预立卷中。
(2)及时编制文件材料收集台帐和卷内目录(临时),文件材料收集台帐以电子文件的方式报送驻地监理、总监办、指挥部档案领导小组,以便核对与查阅。
3、准确:指试验数据的记录、计算过程、计算结果准确,控制的技术指标、检测频率符合公路工程技术规范、规程的要求等。
监理工程师在审查施工单位的资料准确性时,要确保归档的项目文件资料能同它所反映的施工对象和建设过程相一致,文件材料与工程实际相符、图物相符,产生及使用部位标注清楚;同一个项目的文件材料相互之间在内容上应当协调一致;文字说明与图表、成果报告与试验记录、评定文件与原始文件应保持衔接一致。
4、真实:文件材料真实可靠。
⑴数据真实,特别是文件材料试验检测原始基础数据要真实,应能真实地反映工程建设的实际过程和实际情况相符,没有涂改和编造痕迹。
⑵勘测及测量基础资料、施工原始记录,若需清稿须将原始记录与清稿后的记录文件一并归档保存,保持文件资料原始性;签名和日期不得涂改。按规定需要签字文件材料签字齐全、按规定需要盖单位公章的文件资料盖章齐全,文件资料真实有效;
⑶严禁伪造、捏造数据,严禁闭门造车“回忆录式”编写资料,监理工程师应对施工单位的资料真实性进行审查。
5、完整:收集文件资料应齐全完整、不缺项、不缺份、不缺张,无遗漏,该闭合的资料要闭合,如停工令-整改报告-复工令等资料一定要闭合。
⑴要保证整个项目的各类文件应齐全完整,不能缺项。
⑵要保证单项文件材料应完整,各份文件应齐全,不能缺份、缺张。