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快件管理办法
一、目的
更好的做好快件的管理工作,达到舒畅、保密的目的
二、原则
高效节约保密统一
三、范围
快件是指普信、挂号信、快递、包裹含物流大件,即指公司快件也含个人快件。
四、职责分工
行政管理部职责
1、对公司整个信件、包裹、快递进行全面的收发管理,有监督、查看、结算、收发处理职责。
2、做好收发快递的登记、收发信件的规范严谨性检查;
3、对面单、封皮及包装进行严格管理,确保节约使用,一一对应。
4、对收到件及时提醒,并于规定时间内对快件进行保管及通知派发。
其他部门
1、填写、核对信息、登记快件的职责;
2、跟进收件人收到与否的职责;
3、及时领取快件,并核对物品是否正确的职责;
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4、规范节约使用快递面单、包裹单的职责;
5、国外快件的信息提早提供、保证安全、守法、配合手续处理的职责;
五、运行办法
发件
1、发件时,需要提前至少一个小时至行政管理部领取面单及封皮,如需提供外包装,必须提前一天告知行政管理部,并在领取单上登记所领取的单号、时间等详细信息;
2、每天下午下班前半个小时统一交至行政管理部,并由发件人登记详细信息;如遇节假日要提前半天向行政管理部索取面单及快递封皮。
3、发件时,发件人留存发件单,以便及时查询派送情况,快件管理部门留存结账单,以留作核算使用;
4、门卫负责与取件人进行交接,做好现场查看、配合工作;
5、拒收情况:面单上对方单位、接受人、联系方式、时间不全、涂改不清拒收;快递物品属于违禁、违反国家及公司制度的拒收;未包裹或包裹不实的拒收;
6、如果未按照规定时间把信件送到行政管理部造成信件无法及时寄出的由发件人承担。
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7、对于面单及封面进行节约使用。行政管理部会对领取和收到的快件信息进行对应,对于发件人写错、丢失面单及封皮进行回收处理,以控制成本和规范管理;
8、个人快件,需自行联系好费用和发送事宜,并把零钱随快件一并交门卫进行发件。
9、需要称重的物件需要自行做成称重处理,以便结算时有据可依。
10、对于发出去的快件,发件人有责任在应到时间内进行跟进派送情况。如果应到而未到时,要及时告知行政管理部,进行协助处理。个人快件自行解决。
11、如按照国家政策,实行快递实名制时,寄件人有责任配合快递公司进行实名认证。
收件
1、公司所有快件收件人到北门卫自行领取,并签字确认。对于快件质量问题与发货方自行解决处理。
2、每天快递当天领取,并在领取单上签字确认。门卫对收到的快件进行完好、信息准确性检查,并及时告知接收人进行验收、领取。
3、公司大型物品如采购设备、生产设备等,要接收人亲自到门卫进行验收,并商定放置办法,领取事宜。不验收签字的,视为同意发货方物品,门卫对物品质量、真实性、及放置处理不负责。
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4、对于到付快件,一律由收件人现场操作支付,门卫及其他行政管理人员不得经手。
5、门卫对于开封快件、信息不准确、及包装明显异常有责任进行拒收并告知收件人处理。
6、快件代保管时间:公司快件为24小时,个人快件为12个小时,如果因客观原因不能及时取件的,要及时告知行政管理部进行说明,公司特殊器材及设备快件,当天到当天提取。保管时间如遇节假日顺延。
六、其他
1、运行办法要做到严格执行,由于操作原因给公司造成损失,对责任人进行严肃处理;
2、快件涉及公司及个人隐私,相关人员要做到自律严格管理。
3、该办法即日起执行,最终解释权归行政管理部所有。
******公司
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