文档介绍：档案管理规定
一、档案管理机构及其职责
公司档案管理由技术质量部指派专人负责,各部门应指定人员兼职档案资料管理工作。
各部门的档案管理人员应负责收集、整理、保管本部门的档案资料和移送相关资料到技术质量部。
二、归档制度
凡是反映公司开发、经营、企业管理等技术资料、报告等,具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
凡属归档范围的文件资料,均实行集中统一管理,任何人不得擅自留存。
归档的文件资料,原则上必须是原件,原件用于报批不能归档或下属机构须保留的,保存人必须到技术质量部登记,技术质量部保存复印件。
以下文件资料应统一由人事行政部归档管理:
公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;
一切以公司名义发出的文件、函件等要留底稿及正文归档备查。
经领导批示传阅的重要文件,必须随文将领导批示和传阅人员签字表格一并存档;
上报和外发文件有上级来文的,要将上级来文一并附后归档。
业务活动中的有关请示报告及公司领导批复,涉及人力资源问题或属付款性质的,由技术质量部和财务部予以相应处理后,由经办人整理后,移交人事行政部;
其它重要报告,在企业资料归档范围内的,连同有关资料由经办人整理后移交技术质量部。
由公司对外签订的经济合同,均保留两份原件,技术质量部、财务部各存一份。特殊情况只有一份原件时,技术质量部保存原件,财务部保存复印件并注明原件存放处。
公司名义的收文、发文等文书、文档资料由技术质量部归档。
以下文件资料应统一由各部门归档管理:
各部门之间日常收文、发文由各部门自行保管。
各种传真函件,由收、发函部门保存。
三、档案保管制度
技术质量部及各部门应有存放档案的专门文件柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
所有归档资料要分类进行登记。
档案管理人员要熟悉所负责的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。
根据有关规定及公司实际情况,确定档案保管期限。每年年终据此进行整理、销毁。
技术资料、合同协议保管期限暂定为10年,有明确规定的,从其规定;
文档性资料,保管5年;
其它资料销毁时报批执行。
严格遵守档案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。
档案管理人员要定时检查档案专柜,核对件数,发现异常或被盗、丢失等情况,及时向公司领导反映,妥善处理。
凡公司工作人员调离工作岗位前必须