文档介绍：国家标准:电子文件归档与管理规范
GB/T 18894—2002
 1  范围
    本标准规定了在公务活动中产生的,具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计  的一般方法。
   本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理,其他社会组织的电子文件管理可参照本  标准。
 2  规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件,其随后所有  的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究  是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。
   DA/T 18档案著录规则
   DA/T 22归档文件整理规则
 3  术语和定义
   下列术语和定义适用于本标准。
    电子文件electronic records
    指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。
归档电子文件archival electronic records
    指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件()。
背景信息  context
指描述生成电子文件()的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
    元数据  metadata
    指描述电子文件()数据属性的数据,包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
    逻辑归档logical filing
    指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件()的管理权限向档案部门移交的过程。
    物理归档  physical filing
    指把电子文件()集中下载到可脱机保存的载体上,向档案部门移交的过程。
    真实性authenticity
    指对电子文件()的内容、结构和背景信息()进行鉴定后,确认其与形成时的原始状况一致。
    完整性integrity
    指电子文件()的内容、结构、背景信息()和元数据()等无缺损。
    有效性utility
    指电子文件()应具备的可理解性和可被利用性,包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
捕获capture
    指对电子文件()进行实时收集和存储的方法与过程。
    迁移  migration
    指将源系统中的电子文件()向目的系统进行转移存储的方法与过程。
 4         总则
   电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施,确保其真实性、完整性
有效性。
  应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控,保证管理工作的连续性。
  应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求,保证归档电子文件的质量。
  归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,应在内容、相关说明及描述上保持一致。
  具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件,如没有纸质等拷贝件,必须制成纸质文件或缩微品等。归档时,应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。
  应保证电子文件的凭证作用,对只有电子签章的电子文件,归档时应附加有法律效力的非电子签章。
 5         电子文件的真实性、完整性和有效性保证
  应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施,从电子文件形成开始不问断地对有关处理操作进行管理登记,保证电子文件的产生、处理过程符合规范。
  登记处理过程中相互衔接的各类责任者(如起草者、修改者、审核者、签发者等)。
  登记处理过程中的各类操作者(打字者、发文者、收文者、存储管理者等)。
  登记处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。
  登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。
  应采取可靠的安全防护技术措施,保证电子文件的真实性。
  建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制。
  设置符合安全要求的操作日志,随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。
  对电子文件采用防错漏和防调换的标