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***管理询问公司
二○○四年三月
目录
第一章总则 2
其次章职责划分 4
第三章选购方案和实施 6
第四章选购监控 8
第五章供应商管理 9
第六章运输商管理 11
第五章附则 13
第一章总则
目的
为了加强中国滦河国际投资控股进展有限公司河北事业部的物流管理,规范下属公司相关部门物流管理过程,保证经营活动的正常持续供应,加速资金周转,降低选购成本和运输成本,整合资源以达到规模效益,特制订本管理方法。
适用范围
本管理方法适用于河北事业部、下属公司有关选购管理部门。
原则
依据经营需要作好货物选购工作和运输工作,保障各项物资的连续供应;
在保障供应的前提下,选择优质货物,确保选购货物的质量合格;
开拓货源基地,优化供应渠道,合理选择供应商,与其形成战略伙伴关系,降低选购成本;
开拓运输渠道,优化组合,合理选择运输商,与其形成长期合作关系,互惠互利,降低运输成本;
实行公开招标、比价选购,杜绝选购活动的违规、违法及暗箱操作。
主要内容
本管理方法的主要内容包括物流管理工作职责的划分、选购方案的制定、选购方案的实施、选购过程的监控、供应商的管理、运输商的管理;
管理思路
对于生产用的大宗的原料、燃料的选购,由河北事业部选购部统一确定供应商、运输商;由各下属公司选购供应管理部门负责选购的具体执行;
对于非大宗物品的选购,由下属各公司在河北事业部选购部的指导下,自行组织选购。
其次章职责划分
各部门职责
河北事业部选购部
负责建立健全河北事业部的物流管理制度;
负责供应商的选择,包括供应商信息的收集、资质评价、招投标、合同谈判、供应商的评价等等;
负责国内的运输管理,包括运输商信息的收集、资质评价、合同谈判、运输商的选择、运输商的评价等等;
负责汇总制定河北事业部整体选购方案,并负责生产用大宗物资国内的统一选购工作;
负责监督下属各公司权限范围内选购工作的执行状况;
监督下属各公司物资的仓储管理工作;
负责选购物资的信息统计工作;
负责选购物资市场行情信息的收集,开展价格猜测;
负责对供应商和运输商工作的监督检查;
负责河北事业部整体的物流信息的统计管理工作。
河北事业部下属各公司的选购供应管理部门
负责在河北事业部选购部的指导下,建立健全本公司的选购管理体系和相关规定;
负责制定本公司的选购方案;
负责组织本公司权限范围内选购的组织执行;
供应商管理,其中对于大宗原料、燃料供应商要收集整理其信息,上报到河北事业部选购部,参与供应商选择和考核,包括供应产品质量、速度、价格、数量等等,同时可以提出转变供应商的建议及其理由;对于非大宗物品供应商,要自行负责对这些供应商进行信息搜集、整理、归档,并组织相关部门和人员对供应商进行考核评价以及重新选择。
运输商管理:参与运输商的选择,在河北事业部选购部一经确定了运输商之后,下属各公司要在确定的运输商范围内选择运输商,同时负责对运输商的工作进行监督,记录,参与对运输商的考核评价。与此同时收集运输商的市场信息,提出改换运输商的建议和理由
。
制定仓储管理条例并执行;
负责本公司的物流信息的统计和上报工作。
第三章选购方案和实施
选购方案的制定
河北事业部年度选购方案的制定;
河北事业部下属各公司考虑本公司的资源力量、生产状况、财务状况等等多方面因素,制定本公司的年度选购方案,上报河北事业部选购部;
河北事业部选购部负责审核各公司上报的选购方案,与相关部门企业管理部、财务管理部等共同协商制定河北事业部的年度物资选购方案;
年度物资选购方案作为年度经营方案的一部分上报滦河国际审议批准;
河北事业部选购部负责总裁办公会审议批准的年度选购方案下达执行。
月度选购方案
事业部下属各公司依据自身的生产需要和年度选购方案,制定本公司的月度物资选购方案上报到河北事业部选购部;
河北事业部选购部对本事业部下属公司上报的选购方案,以年度经营方案为依据和指导进行审议批准;
各公司依据经审议批准的选购方案组织执行。
选购方案的实施
大宗原料、燃料的选购实施
对于大宗原料、燃料的选购由河北事业部选购部统筹支配。(大宗原料、燃料是指钢铁生产过程中需要的原材料如铁矿石、铁精粉等,燃料主要指的是消耗量巨大的煤、油等等):
在每年年度选购方案制定以后,河北事业部选购部负责收集供应商信息、资质评价、一次筛选、招投标、协议谈判等环节,确定河北事业部物资选购供应商的选择范围,其中包括可选供应商清单、价格、供应量等,签订选购协议;
事业部下属各公司选购管理部门负责具体的选购实施:依据方案选购时,要在河北事业部选购部确定的供应商清单中进行选择,然后依据选购协议的规定,与供应商进行协商,签订选购合同(在选购合同签订的过程中,相关财务部门和审计部门参与合同评估)。
河北事业部下属各公司负责合同的具体实施,其中需要由我方担当运输费用的,各公司选购供应管理部门在河北事业部选购部指定的运输商清单中进行选择,与运输商签订运输合同。
对于非大宗的原料、燃料的选购实施
对于非大宗的原料、燃料的选购由各公司自行组织实施。(主要针对生产过程中小批量的需要、机器设备零配件等等,不能产生规模效益的物资)
对于河北事业部选购部把握之外的物资选购,由各公司自行组织进行供应商信息的收集、资质评价、确定供应商等;
各公司依据总的生产经营状况和财务状况制定选购方案,开展询价、比价、价格确认、进行合同谈判等签订选购合同;
各公司负责选购合同的具体执行,包括运输商的确定、过程协调、收货、验货、入库登记等等。
选购货款的支付
选购货款依据授权由不同层级的财务管理部门依据合同条款规定的时间统一支付。
第四章选购监控
选购监控的目的
对选购活动进行监控,主要是为了保证河北事业部的选购相关规定能彻底的贯彻落实、使选购工作能规范有序的开展,降低选购成本,避开违法乱纪、危害公司利益的行为发生。
选购监控的对象
选购监控涉及到选购活动的全过程,从制定方案、签订合同、质量验收、直到货款支付的每一个环节。
选购监督的方式
对于选购监督实行逐级监督的方式,河北事业部选购部对下属公司选购活动进行监督。
选购监控的途径
监控途径由行政监察、财务审计、制度考核三管齐下,确保没有遗漏,形成严密的监督网。
第五章供应商管理
供应商管理的目的
该部分主要是针对生产用大宗原料、燃料的供应商的确定,对于零星、小批量的物资供应商由各事业部自行打算,报河北事业部选购部备案即可。
供应商管理的目的主要是为了实现规模效益,降低选购成本,保证选购物资的稳定、持续供应,与供应商建立战略伙伴关系。
供应商的确定
供应商信息的收集
供应商信息的收集由河北事业部选购部统一牵头管理,下属公司负责供应供应商信息及推举合格供应商;
供应商资质鉴定
由河北事业部选购部依据把握的信息与供应商取得联系,确认有关信息,企业的法人资格、生产规模等进行第一次筛选。
供应商评审
河北事业部选购部负责组织选购部门、质量管理部门、财务管理部门、相关业务部门等有关人员组成评审小组,对供应商的货物价格、质量、信用等状况进行全方位的评审,合格后列入合格供应商档案,在以后的选购过程中,优先考虑这些供应商。
通过招投标确定供应商名单
在合格供应商名单确定以后,由河北事业部选购部组织开展供应商的招投标,通过招投标确定供应商名单,供应量、供应价格范围、订单响应时间等,签订合作协议,由河北事业部高层办公会审议批准。
供应商名单一经确定,各公司的大宗物资的选购只能在确定的供应商名单中进行选择,而不能自行转变供应商。
供应商的监督
河北事业部选购部不定期对供应商的合同履行状况进行调查,消灭问题准时解决,并将调查结果进行备案存档。
各公司相关部门和人员负责将供应商的合同履行状况定期(每月)撰写报告,上报河北事业部选购部统一管理。假如在合作过程中,消灭问题,准时上报河北事业部选购部,协调解决。
同时,各公司也要负责收集新的供应商的信息,整理上报河北事业部选购部,以便于公司准时发觉实力雄厚、合作条件更加优越的供应商。在此,各公司选购部门、相关部门只有建议权,而没有打算权。
供应商的考核
由河北事业部选购部负责组织开展对供应商的考核,每季度进行一次。
考核内容包括供应商的响应时间、产品质量、价格、供应速度、供应量、合作态度、合同履行的彻底性等等。
考核人包括河北事业部选购部、各公司选购供应部门、生产部门、质量管理部门、财务管理部等相关人员。
对于考核结果最差的供应商,要赐予警告,限期改正,否则予以淘汰。
供应商的调整
公司依据需要和环境的变化,对供应商进行动态管理,准时增加符合公司进展需要、实力出众的供应商,并适时淘汰不能满足要求的供应商。
河北事业部选购部、各公司可以提出增加或淘汰供应商建议,由河北事业部选购部组织相关部门进行评审共同确定。时间由河北事业部选购部依据实际状况视需要确定。
供应商信息管理
河北事业部选购部要负责建立供应商档案,档案内容包括初始信息、评审意见、不定期调查结果、各公司上报信息、消灭的问题及处理状况、供应商考核结果等。
河北事业部选购部还要负责供应商档案信息的更新,同时制定供应商档案的管理制度。规定借阅权限和范围。