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费用审批管理方法
XXX有限责任公司
文件编号:摩高公司/财务管理/第1版
文件名称:
费用审批管理方法
文件分发号:
目 录
第一章总那么 2
第二章管理职责 4
第三章费用核定管理 6
第四章费用审批 9
第五章附那么 11
第一章总那么
目的
为加强和标准摩高服饰有限责任公司及各分、子公司〔统称:公司〕费用审批管理工作,有效控制费用支出,降低企业运营本钱,提高公司方案制定水平以及全面预算的准确性,特制定本制度。
适用范围
本方法适用于摩高服饰〔以下简称“集团公司、集团〞〕,各分、子公司的费用审批管理〔本文对分公司、子公司简称:分子公司〕。
名词解释
费用:本方法所指费用是指在财务核算上应该列为管理费用的支出工程。包括:
差旅费;
办公费:办公用品采购,邮寄费用等;
租赁费;
会务费;
业务招待费;
租赁费、水电费。
原那么
方案管理原那么
公司的各项费用必须逐步纳入全面预算管理体系,制定科学合理的费用支出预算,通过费用预算的方案性加强对公司费用的管理。
分级审批管理原那么
在对费用进行方案性管理的同时,依据合理的授权,实现对费用的分级审批,提高管理效率。
严格预算外控制的原那么
集团对预算外费用支出严格控制,预算外支出所占比例必须在集团全面预算体系健全的过程中逐年减小,并可根据需要作为集团财务审计部的考核指标。
第二章管理职责
集团总经理办公会
负责权限范围内费用的审批。
审议批准费用审批管理方法。
集团总经理
负责费用审批管理方法的审核。
负责集团行政副总经理的费用审核、审批。
集团分管行政副总经理
负责费用审批管理方法的组织制定、审核
负责集团副总经理以上人员费用的审核以及权限范围内费用的审批
分、子公司总经理
组织制定本单位费用审批的相关管理规定。
在权限范围分子公司费用的审批。
集团财务审计部
负责费用审批管理方法的编制、修订。
负责各职能部门、分子公司费用预算的审核,费用定额的核定。
负责对费用凭证,付款单以及付款权限的审核。
负责费用资金支付、支票开具等。
集团行政部
负责集团行政性费用预算编制的申报。
集团各项行政费用支出的监控。
本部门费用预算的编制、申报。
集团其他各职能部门
负责本部门费用预算的编制,申报。
负责本部门费用使用的管理。
第三章费用核定管理
费用预算编制。集团对费用支出采取方案管理,对各部门的费用以定额形式纳入预算管理,费用的支出作为对部门的考核依据定额指标。
每年10月份,财务审计部根据下年度经营方案组织各职能部门、分子公司编制年度预算。
集团行政部负责集团各项行政性费用预算编制。
年度办公费,各种办公用品,如:计算机耗材纸张、笔记本等低值易耗品,以及文件邮寄费用,由行政部结合历史数据以及人员编制情况申报;
年度重要例会组织的费用预算,包括:场地、交通、餐饮、住宿等,编制方法同上;
集团总部〔温州、广州〕办公场所租赁、水电费、物业管理费、消防费等,由行政部结合历史数据并实行定额控制;
副总及以上高管的差旅费、个人培训费〔由各高管提出需求,人力资源部核算、确认,行政部上报〕
公共关系费,行政部根据下年度公共关系重点工作的方案,编制年度公共关系费用预算工作,公共关系费包括:参与各种政府组织的活动费用、行业协会年费、公益事业捐赠、新闻费用等。
业务招待费。
由财务审计部根据公司年度预计销售额,并参照本地区税务部门对业务招待费所占比例的要求,给定公司业务招待费的定额;
行政部申报公共关系所需、公司副总以上高管的业务招待费预算;
各分子公司的业务招待费额度依据其销售方案按比例分配。
差旅费
各部门的差旅费实行定额管理,由财务审计部根据历史数据以及年度预算的资金公司情况给定数额
各部门根据下年度重点工作的需要、以及人员预计增加情况酌情要求增加
各分子公司费用的预算由分子公司财务部按要求向集团财务审计部申报。
对各种非刚性可控费用,由财务审计部制定费用定额,进行控制。
集团财务审计部根据公司总体预算水平及年度经营方案的费用指标对各部门、单位费用的预算进行综合平衡,最终确定各项费用的指标。
其他内容详见全面预算管理制度规定。
费用指标一经确定,编入年度预算书,并根据公司费用管理状况列入各部门、分子公司考核体系,作为各部门单位的考核内容。
集团财务审计部组织各部门、单位滚动编制季度、月度费用支出方案,以便于集团资金支出的统筹管理。
费用预算的执行。每月末,财务审计部召开下月度资金平衡会议,根据费用预算指标,确定费用预算的支出工程及金额。
费用预算的调整。费用预算指标每年结束调整一次,确实需要调整的,由财务审计部提请总经理办公会进行审议,经公司总经理办公会审批后授权财务审计部制定调整方案。
费用支出审计。集团财务审计部定期或不定期对分子公司、行政部、高管人员预算执行、费用支出情况进行审计。
费用考核。年度终了财务审计部对公司费用预算执行情况进行考核,并提出相应的奖惩建议,报总经理办公会审批。
第四章费用审批
集团预算内费用审批
集团的费用预算采取方案管理,费用支出依据资金平衡会审议通过的月度费用预算执行。
列入月度费用预算的,由费用使用部门严格按方案控制使用。
费用报销。费用的报销凭证必须是国家税务机关指定的发票或行政事业单位收费凭证。对于收款方可以开具增值税专用发票的,并且到达规定金额的,必须索要增值税专用发票,其他情况也必须是符合税务机关要求的凭证。
报销人负责依据财务审计部的规定,粘贴票据,并由部门经理审核,按权限报高管层或总经理办公会审批后,交由财务审计部复核合格、付款。
高管人员费用审批。
高管人员的费用支出报销,应分类贴票,并注明费用时间、用途,经行政部根据高管人员的行程、费用权限、票据日期等进行审核,控制费用总额。
集团分管行政副总经理负责集团公司副总以上高级管理人员所有报销的审核,以及权限范围内费用单据的审批。
集团总经理负责集团公司分管行政副总经理的费用审核,以及权限范围内的费用支出的审批。
高管人员的重要费用支出要纳入预算,如:培训、境外考察等,如没有纳入预算而发生的,不予批准。