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(一)公司档案管理方法
第一条依据?中华人民共和国档案法?,结合公司实际情况,特制订本方法。
第二条公司档案工作的根本原那么是:集中管理与分散管理相结合,以集中管理为
主,即公司文书档案由办公室集中统一管理,档案(已交办公室的除外)分别由有关部门管
理,以便于及时利用,维护档案的完整与平安。公司各部门在各项活动中形成的具有参考
价值的文件、材料,由承办单位、主办人负责将其中已办完的文件、资料及时归档。
第三条公司办公室设立专门的档案工作,受上级部门档案处的业务指导、监督和检
查,负责管理公司的文书、科技(局部)档案,其任务是:
收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案;
积极开展档案的提供利用工作;
进行档案鉴定;
进行档案统计;
保管局部科技档案;
认真学****中华人民共和国档案法?有关制度、档案工作理论、技术和业务知识,掌
握归档的根本方法,保证档案质量。
第四条归档
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第五篇后勤管理规章制度典范
归档的文书包括:
公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。
公司会议原始记录、纪要和决定(包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以
及全公司的规章制度)。
公司制订的方案、统计、预决算、工作总结。
公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要。
国际交流和合资企业来往文件、协议、报告和会谈纪要等文件材料。
公司各部门的发文。
其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。
外单位直接发送给公司各部门的抄送信件。
第五条归档要求
归档的文件材料,应按照自然形成、保持历史联系的原那么和归档要求特征及文件
内容进行归档。
在一个卷内要按问题或文件形成的时间,系统地排列。
案卷标题要简明准确,整理好的案卷要确定案卷的保管期限,原那么上分为永久、长
期(十五年以上)、短期(十五年以下)三种。
按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。
全部案卷组成后,要对案卷作统一排列并编写档号,然后逐卷登记,填写案卷目
录。
第六条档案借阅
借阅档案要履行借阅手续。调阅档案只限在档案室查阅,不能带出,必须带出档
案室查阅的,要经过办公室主任批准。
借阅时间,一般档案最长不超过十天,密级档案最长不超过一周。
借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案,不得在文件上圈点、划线和涂改,
未经批准不得复印档案。
借档人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件,需经办公室主任批准。
(二)公司档案管理制度
第一条管理部门
文书结案后,原稿由各文书管理部门归档,经办部门根据实际需要留存影本。如
因业务处理需要,原稿须由经办部门保管,应经文书管理部门主管同意后妥善保存,文书
管理部门以影本归档。
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第二十章后勤档案与图书刊物管理制度
各分公司档案分类目录及编号原那么,由各公司经理室或事业部经理室统一制定,
总管理处各部门、中心档案那么由各部门自行编定并报送总管理处。
第二条文件点收
文件结案移送归档时,根据如下原那么点收:
检查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,应立即追查归入。
文件如经过抽查,应有管理部门主管的签认。
文件的处理手续必须完备,如有遗漏,应立即退回经办部门补办。
与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应立即退回经办部门。
有价证券或其他贵重物品,应退回经办部门,经办部门送指定保管部门签收后,将
文件归档处理。
第三条文件整理
点收文件后,应依以下方式整理:
中文直写文件以右方装订为原那么,中文横写或外文文件那么以左方装订为原那么。
右方装订文件及其附件均应对准右上角,左方装订那么对准左上角、理齐钉牢。
文件如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先补整、裁切、折叠,使其整齐划一。
第四条档案分类
档案分类应视案件内容、部门组织、业务工程等因素,按部门、大类、小类三级分
类。先以部门区分,部门区分之后依案件性质分为假设干大类,再在同类中依序分为假设干小
类。
档案分类应力求切合实用。如果因案件较多,三级分类不够应用时须在第三级之
后增设第四级“细类〞。如案件不多,也可仅使用“部门〞及“大类〞或“小类〞二级。
同一“小类〞(或细类)的案件以装订于一档夹为原那么,如案件较多,一个档夹不够
使用时,可分为两个以上的档类装订,并于小类(或细类)之后增设“卷次〞编号,以便查考。
每一档夹封面内首页应设“目次表〞,案件归档时依序编号、登录,并以每一案一个
“目次〞编号为原那么。