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第一篇:前台工作内容流程
前台工作内容流程
一、每日例行工作
1、发放报纸
接受邮政每日递送的报纸,根据各部门所订报纸分好,依次送往各部门。〔发报纸的时候,将李总、姚总前一天的报纸收回来;然后将回收的报纸拿到地下室保洁阿姨休息室放。〕
10月底左右要去问各部门负责人,明年需要订阅哪些报纸。注:报纸预定表在桌面→资料→骏泰→2023年报纸预定〔1〕
确定好各部门需要订的报纸后,你先把所订的报纸名称、份数发给邮局湘姐,让他根据所定的报纸开个费用明细给你,然后你在《2023年报纸预定〔走OA〕》表格里写上各部门所订报纸的相关费用、报刊价格明细。〔11月份这样邮局会拿一本明年报纸价格明细的书给你,你依据上面的价格来做就可以了〕
你要对一下自己做的费用与邮局那边送过来的费用明细是否一致,假如一样的话,将该表格发给综合管理部陈景顺帮助走OA,OA通过后就通知邮局负责人将发票送过来,再填写付款书,交给陈景顺帮助拿去签名,待账转给邮局后,明年1月份就可以正常发放报纸了。〔报纸的费用要在12月31日之前转给邮局,不然的话邮局是不给送报纸啦。〕
注:报纸预定表在桌面→资料→骏泰→2023年报纸预定〔走OA〕
2、来访客人登记将来访客人的信息登记在《前台来访人员登记表》上,并将客人引领至被访人的办公室。(一般假如有客人来访的话,一桥那边将会通过对讲机向前台传达来访客人的信息,前台再通过电话向客人来访对象予以确认。)注:《前台人员来访登记表》电子版在桌面→资料→前台→前台人员来访登记表(打印版)
3、接听及转接电话
电话响起其次声后接听→礼貌问询需转接人员、并查询号码→摁下挂机键→输入号码→问询接听员→接听〔干脆挂掉电话就好〕→不接听,就摁一下挂机键〔告知对方不便利〕
4、邮寄快递
要寄快递的员工,假如是公司文件→拿《邮寄单》给寄件人填写寄件信息〔地址、电话、收件人这些〕→填写公务快递邮寄单→打电话通知快递员来取件→快递单上写上月结账号→将邮寄信息写在对公快递单上→〔假如是私人寄件就只需要打电话让快递员来收件就行了,费用寄件人自己付〕注:《对公快递单》在桌面→资料→骏泰→对公快递单
5、前台工作日报把前台当天的工作内容填写在《前台工作日报》里〔17:20发至王主任QQ〕,可以根据自己的工作内容去调整表格里的时间段。
注:《前台工作日报》在桌面→资料→前台→人员每周工作日报-前台接待
6、综合管理部工作日报表
把部门前一天的工作状况写在表格里,根据司机在微信群里供应的《车辆动态表》,与前台每日所做的来访登记人数、邮寄收发快递的次数来填写〔9:00左右发至梁总、林经理邮箱〕。
在原有的工作表格上修改就可以了。
注:《综合管理部工作日报表》在桌面→资料→前台→综合管理部工作日报表
7、综合管理部工作周报表
根据《综合管理部日报表》的内容,汇总至《综合管理部周报表》〔周一9:00左右发至梁总、林经理邮箱〕。
在原有的工作表格上修改就可以了。
注:《综合管理部周报表》在桌面→资料→综合管理部加班表→综合管理部工作周报表
8、综合管理部加班状况周报表统计部门一周的加班补休状况〔为了工作便利,可以每天登记司机的加班补休状况,这样做起加班周报表就不会很累啦〕。注:《综合管理部加班状况周报表》在桌面→资料→综和管理部加班表→综合管理部加班状况周报表
9、人事周报表
将各部门的周考勤汇总在《人事周报表》里〔管家服务部与秩序维护部的考勤表,可以干脆让该部门的经理发给你,你再统计。一般状况下,他们都会发到林经理的邮箱,林经理再转发到前台的邮箱〕周一9:30左右发至梁总、林经理邮箱。注:《人事周报表》在桌面→资料→综和管理部加班表→人事周报表
10、会议纪要传阅
会议记录员将写好的会议纪要发到前台,前台再打印出来,并在骏泰档案书目表里做好登记。
注:该表格在桌面→资料→骏泰→骏泰档案书目→会议纪要会议纪要一共打印4份(双面打印):一份综合管理部和管家服务部员工看完一起签名在反面;一份交给秩序维护部单独签名,可以随便交给一个当班的队长,让该队长负责拿去给板房给他们签名〔这两份签完名的共同放在前台第一个抽屉里存档,拿给秩序维护部签名的时候,把上一份签名的纪要收回来,也是放第一个抽屉存档〕。剩下的两份:一份交给管家服务部的经理存档,一份交给秩序维护部的副经理存档。
二、每月例行工作
1、图书借阅
根据员工借书需求,到地下室司机房为员工办理借阅,进行借阅登记签名。〔借阅登记表在前台蓝色文件盒里〕注:该表格在桌面→资料→图书吧→图书借阅退还登记表
员工还书的时候要翻看检查一下,假如有破损或乱涂乱画的话,要进行相应的赔偿〔具体赔偿数额可问林经理〕,假如员工把书弄不见的话,要买一本一样的还回来。
假如有新书入库需做好书本信息相应登记,并在书上贴上标签。注:《图书书目登记表》在桌面→资料→图书吧→图书书目登记表
2、统计酒库出入明细
根据王主任发送的《每日酒水申领明细》压缩包,做出当月度每日酒库出入明细汇总,做完并发至王主任QQ。
注:《酒库出入明细》在桌面→资料→酒库出入明细→酒库出入明细〔16年〕
3、前台接待月度总结根据前台一个月内所做的工作内容,进行汇总与总结。前台月度总结写完后,每月30日左右发至王主任QQ。
注:《前台工作总结》在桌面→资料→工作总结→前台工作总结〔16年〕
4、办理优秀员工奖金申领及证书发放
根据领导供应《优秀员工名单》,进行以下操作:
①将名单拿去复印一份出来〔复印彩印〕,将复印件贴在地下室保安休息室的公告栏上。
②办理优秀员工奖金申领:先在奖金领取表上将本月优秀员工姓名、部门、金额填上→再将领取表打印出来→并根据申领表上的审核依次,拿给相应领导签字。签完字后可以将《优秀员工名单》原件和已签完名的申领表钉在一起。名单钉在申领表上面。
注:《优秀员工奖金领取表》在桌面→资料→优秀员工→16年优秀员工
③把《优秀员工名单》原件和荣誉证书的内页拿给财务部小何,让她帮助将优秀员工名单打印在荣誉证书内页上,打印完后再拿给林经理盖章。把盖好章的内页夹进证书里。
④把钉在一起的《优秀员工名单》原件和奖金申领表交给财务出纳燕姐,领取奖金。⑤将证书和奖金发放给获得优秀员工的人员。
荣誉证书假如用完了的话,自己先到文具店去买〔买的时候记得开发票,发票名称写骏泰公司的全称〕,买回来后再进行报销。
5、统计车辆修理单明细
一般司机人员要进行报销的状况下,他们会先填好报销的付款书,然后将《车辆请修表》和填好的付款书拿给前台,前台再根据请修表里的内容填在《车辆修理单》里。
注:《车辆修理单》在桌面→资料→车辆修理单→车辆修理〔将其中一个表格复制出来,将复制的表格改下日期,再将相应的内容填在新表格里面,表格的文件名可以存为当天的日期〕
接下来:将全部请修表里的修理内容和费用汇总在《公司车辆修理费用明细表》里,并打印出来。将付款书、公司车辆修理费用明细表、车辆请修表,这三样用夹子夹在一起,并交由白马综合管理部陈景顺帮助报销。
注:《公司车辆修理费用明细表》在桌面→资料→车辆修理单→车辆修理费用明细〔也是将其中一个表格复制出来,将复制的表格改下日期,再将相应的内容填在新表格里面,表格的文件名可以存为所报销修理单的月份〕
6、统计快递数量及费用根据快递员供应的月结费用明细,与之前自己登记的寄件信息对比看是否一样,然后在结算表里填上相应的寄件信息,与当月的寄件总费用。等快递人员拿发票来的时候,再将发票拿给〔同时将结算表发给〕白马综合管理部李颜秀,月底快递人员让交月结款的时候,让李颜秀先帮助付钱。
注:《结算表》在桌面→资料→骏泰→对公快递单〔结算表〕
7、骏泰员工通讯录更新
每个月26日前可以问下人事专员,公司本月有没有离职或新入职员工,再根据人事专员供应的名单,进行通讯录更新。并在26日左右将更新的通讯录发至公司各部门负责人。〔发的时候改一下通讯录文件名后面的日期〕
骏泰通讯录:在桌面→资料→骏泰→骏泰通讯录〔2023年6月更新〕
白马通讯录:在桌面→资料→白马→白马通讯录〔最新通讯录找李颜秀拿〕
8、综合管理部加班与补休的统计
将部门当月〔比方5月26日至6月25日为一个月〕的考勤统计发至人事专员QQ,像这种加班补休考勤,可以每天询问司机然后进行登记,到月底做起考勤会轻松很多,当然你也可以用自己觉得便利省时间的方法。注:部门当月考勤的表格在桌面→资料→综管部加班表→骏泰加班表
9、办理施工人员出入证及车辆出入证盖章
根据施工单位的人供应过来的出入证卡〔他们都会事先在施工人员出入证、车辆出入证上写好相关的信息〕,前台只需要负责将他们拿过来的出入证卡拿给林经理帮助盖章就好了,他们同时会拿一张身份证的复印件给你,将身份证上的信息填在《施工人员出入证》里,然后再将这张身份证存档。〔人员出入证和车辆出入证要分开写〕
注:该表格在桌面→资料→骏泰→施工人员出入证
10、车辆违章登记
根据司机供应的车辆违章说明细,在《车辆违章表》里填上相应的信息,并按司机要求打印出来。
注:《车辆违章表》在桌面→资料→骏泰→车辆违章表
三、其他
1、其他临时交代的工作
完成领导交付的其他工作任务,如打印一些资料、做表格、张贴相关文件等。
张贴文件的地方在:地下室保安休息室的公告栏处
2、举办员工生日会员工生日会每3个月举办一次,举办时间自己看状况而定,可以选在当月的月中或月底办。〔下午2点半或3点这个时间段〕
①办生日会的前一天去琳琅蛋糕店预定蛋糕〔一般都是订一层14或16寸的,可以根据实际状况去订蛋糕的大小。订完蛋糕付钱后,记得开发票,蛋糕店都是手撕发票的〕
②办生日会的前几天去文具买好生日贺卡〔一般都是买小贺卡,记得开发票〕。
③统计出要办生日会人员的名单,然后将贺卡和生日人员名单交给财务小何帮助打印〔最好是提前一天让小何帮助打印,这样时间就不会太赶〕
④办生日会的当天早上或中午去外面的超市或水果店,买生日会吃的水果、饮料或酸奶、纸杯〔记得开发票〕。
⑤举办生日会当天早上,电话通知生日的员工下午几点到餐厅参加生日会,假如不能来的问明缘由。
⑥通知各部门负责人生日会的时间,让他们准时参加。⑦让管家服务部选购 黄康一点钟去蛋糕店帮助取下蛋糕,假如黄康没时间的话可以让司机帮助去取。
⑧假如是定在当天下午3点办生日会的话,要提前半小时到餐厅做准备〔切水果、水果摆盘这些啊,也可以让餐厅的人帮助一下〕⑨时间到了,人员来齐了,就可以起先生日会了,将生日贺卡发给生日的人员,就切蛋糕吃啦。
⑩接下来就是生日会费用的报销了,拿骏泰的报销单填上相应内容,依次拿给林经理、梁总签名,然后将这张报销单交给财务小何,接着就等着财务燕姐通知领钱啦。
注:员工生日会名单在:桌面→资料→骏泰→骏泰生日汇总表〔有新员工来的话,要在生日汇总表里更新,离职的就删掉〕①办生日会开的发票,名称后面要加上工会两字〔比方:海口骏泰物业服务有限公司工会〕而买其荣誉证书开的发票则不用加工会两字。
②生日会的费用限制在500元左右。
其次篇:物业客服前台工作内容和工作流程
物业客服前台工作内容和工作流程
一、负责住户入住、装修手续的办理,住户房屋及设施、公共设施等工程修理接待、下单支配、跟踪和回访工作。