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厦门蒙发利科技(集团)股份有限公司
会议室服务标准与流程
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会议室服务标准与流程
会议室预订及服务由集团前台文员负责管理,负责使用预订、调度、会前准备、会中服务、会后验收等相关内容,保洁员负责会议室卫生保洁工作。由前台文员与保洁员共同管理会议室钥匙。
会议室使用预订
使用会议室须在集团OA“会议室管理”中点击有关会议设备、会议耗材及相关服务等需求预订。
会议室服务标准与流程
1、会前准备工作
前台文员
“会议室管理”预订信息做好会议室预留及相应会议室设备、物料、耗材的准备。如需使用投影仪、电子白板设备及麦克风,须提前30分钟联系IT部将设备调试好。
(如投影仪、投影幕布、激光笔)、会议物料及耗材(如白板、电子白板、纸笔、茶水等),桌椅必须按会议要求摆放整齐,并打开照明灯光和空气净化器(静音状态)。室内温度高于26摄氏度时,须提前20分钟打开中央空调控制面板调至制冷状态、26摄氏度。
,提前20分钟准备茶叶(红茶、绿茶)、茶杯、茶壶清洗消毒并擦干,待会议开始前5分钟,将冲泡好的热茶倒入会议杯,按会议人数摆放整齐。
,提前与供应商联系送货(尽量选当季且方便食用的水果),提前20分钟内洗好摆盘。
图示:
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,须尽量提前与需求部门协调确认,确保使用不冲突。部门及个人应在预定时间内使用会议室。若需延时使用,须做临时电话或口头预订,在获知前台文员回复该会议室可延时使用时的情况下方可超时使用。
、先紧急后延缓、先全局后部门的原则;各部门之间可本着紧急重要会议优先的原则自行协商会议室使用时间。
注:我们的会议室为无烟会议室,会议全程禁烟。特殊情况(如董事会或重要客人要求)可视情形而定。
保洁人员
、座椅、窗台、地面、墙面的保洁;
,椅子与椅子之间距离30厘米,整齐排列;
图示:
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2、会中服务工作
前台文员
会议期间定时巡查(根据会议进程,超过两小时的会议20-30分钟巡查一次,两小时以内的会议10-15分钟巡查一次),及时加水/热茶,确保投影仪、激光笔、麦克风等设备及物料的正常使用。
3、会后整理工作
前台文员
,提前5分钟巡查会议是否即将或提前结束。
,并检查是否完好无损。如发现设备故障和物损坏应及时告知IT部与行政主管,以便及时修理。
、电子白板、话筒、空气净化器等电子设备,收起投影幕布,确保各种电子设备电源关闭,收纳好各种电子设备电源线路。
。
。
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保洁人员
,必须不定时的巡查,若会议室已无人使用,需及时跟前台确认是否会议结束,便于进行清理。
,将清洁车停在会议室门口靠墙20公分;
、烟灰缸、地面垃圾,擦拭会议桌面、座椅、窗台、地面(湿布擦后马上用干布擦拭,地面用干尘推推干净);
,擦干、消毒;清洗烟灰缸、擦干后放置指定位置;
、薄荷糖、点心等食品交由前台文员处理;
,窗帘打开,开窗户通风;
,检查设备电源确保关闭,关闭会议室门。
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