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企业物质管理及采买流程
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股份有限企业
物质管理制度(试运行)
为适应企业管理模式,规范管理流程,达到有效降低采买成
本,减少资本成本占用,提高生产经营盈余能力,提高经营质
量的目的,以企业“成本、效益”为中心进行管控和生产经营
部门“经营责任制”为原则,以及企业“集中、集约”采买的
管理要求,规范企业物质采买管理过程中价格、质量、数目等
管理工作流程,拟定本制度。
第一章总则
第一条本制度所指物质,是指物流园设备维修所需的机器、电器配件,金属资料、低值易耗物质、劳动保护用品、印刷品、办公用品、燃润油料以及生产经营和办公需用的其余物质等。公共物质、园区大宗设备等,不在此制度范围内。
第二条成本控制中心作为企业一致的物质采买职能部门,全面负责企业整体物质采买管理及运行成本把控工作,及时掌握企业所必要物质的市场交易价格,负责物质采买,对采买价格进行把控,降低采买成本,企业各部门一定遵从成本控制中心的一致管理和业务指导。
第三条物质管理实行分级管理体系:物质管原由成品控制中心管理和检查核查;各部门作为二级管理单位,负责各自内部的物质领用、登记移交、交旧领新等制度的落实工作,重
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点做好所领用物质在本部门使用过程中的追踪管理工作。
第四条物质管理要一直坚持“成本、效益”为中心进行管
控和生产经营部门“经营责任制”为原则,做到计划正确、采
购合理、供应及时、库存优化,在保障企业生产正常运行的前
提下,尽最大可能降低物质采买资本的占用。
第二章物质需求计划申报
第五条各部门应依据其生产、工作的实质需要,于每个月
日前,提前填写物质需求计划,报部门负责人、分管领导、分管领导审批后,交付成本控制中心。
成本控制中心负责汇总编制月度整体物质需求计划,对于老例采买由合格供方应选择2-3家供应参照,对于专用设备厂商或其受权代理商进行商务谈判,需供应所有的记录文件参照,于25日前报价格委员会,价格委员会负责审查能否吻合企业年度估量,并依据资本状况,订正各部门的物质需求申请计划。
价格委员会将订正后的物质需求计划反响给成本控制中心,成本控制中心汇总物质采买汇总表,报部门负责人、财务负责人、总经理、董事长审查通过后,进行采买。
第六条各部门提出的物质申请计划,应详细填写资料名称、规格型号、数目,供应所知的价格、产地、质量标准和技术因素等,以便采买和查收时掌握。
第七条物质需求申请计划除大宗资料外,一般就地购置的耗费性物质原则被骗月耗费当月申请,除特别状况外,不跨
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月提前申请预购。
第八条物质需求申请计划以月度计划为主,暂时计划为
辅,没有列入申报计划的物质非特别状况不予采买和领用。
第九条月度计划外暂时性生产、维修急需物质、非生产
性急需物质或超出年度估量控制指标的物质申购,由申请部门
填报《月度物质增补计划申请表》,由部门负责人、分管领导、
总经理审批,成本控制中心办理。
第三章物质采买及查收入库
第十条成本控制中心负责在综合考虑价格、质量、售后服务、信用等因素的基础上,仔细选择、审查、编制、更新每年度的合格供应商名单,报主管部门、分管领导审批经过。企业所有部门的物质采买本源,一定严格限制在企业供应商名单范围内。
第十一条企业所有的物质采买工作,一定严格依据《*有限企业招标管理方法》履行,凡能纳入招标范围的,一律进行
招标采买;不宜采纳招标方式的,依据就近、便利、比价、择优的原则进行采买。特别状况下,在月度计划之外,且又急需的物件,经相关领导同意,可先采买后补办手续。
第十二条成本控制中心在采买物质时,应提前征采使用部门建议,做好市场检查,把好质量和价格两道关口,侧重物质采买的及时性和质量靠谱性。
第十三条购进的一般性常用物质、配件由库房保留员作
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老例性检查查收后入库,对单价1000元以上或较复杂的物质配件应由成本控制中心联合相关维修技术人员和使用部门共同检查查收入库。
第十四条对所有购进的物质须所有登记入账、分类入库,保证库存物质账物吻合。成品控制中心、安全技术部、财务部
及相关使用部门要各负其责,做好上述工作,并妥当保留各种物财富品检验质量合格证书及相关资料。
第十五条采买到货的物质配件,经盘点检查查收发现数目不符、质量不好、规格型号、品牌不符等异常状况或在短期内使用时出现质量问题,成本控制中心须及时退货或调换,挽回损失,不得耽误和影响使用。
第四章物质领用
第十六条各部门、单位应严格依据各月度物质需求计划
领用物质。领用时,要仔细填写一致印制的《物质领用单据》,
所领取的物质由库房保留员标示其价格,此中1—3联分别存仓
库、财务、使用单位。
第十七条《物质领用单据》一定由本部门负责人、制单
人、领料人三者共同署名方有效(部门负责人可同时是制单人,
但不可以同时是领料人)。单据中领料单位、时间、资料、名称、
规格、型号、数目等项内容的填写要规范,资料用途备注要真
实、理解。笔迹要工整、清楚,所有填写的内容、数字不得涂
改。
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第十八条物质领用实行部门责任制,所领物件按年初企业下达的计划指标列入本部门年度物质耗费计划,禁止冒领、代领、虚领或少用多领等弄虚作假行为。
第十九条领用工具、测试仪表、计算器等拥有使用期控制的物件,一律履行交旧领新制度。从领取之日起,原产品注明使用期的按使用限期履行;一般工具原则上使用期不低于一
年;其余价值10元以上的非耗费性物件,的确损坏不行修复的,也要交旧换新。
第二十条除工具、测试仪表、计算器、电器等小型物件须交旧换新外。库房要做好各部门物质交旧领新登记工作,待办理收款后销账。
第二十一条库房保留员要仔细履行职责,既要严守制度,坚持原则,又要文明服务,礼貌待人,发放物质及时正确。对
不规范的《物质领用单据》要让其纠正后再发货,并在领料单据上实行谁发货谁署名。因把关不严而造成损失的,要追究相关责任人的直接责任。
第六章核查处罚
第二十二条超出规定的供应商范围进行采买的,分别对
成品控制中心负责人及责任人处以200元的罚款。
第二十三条库房保留员应依据库存量调整反响物质采买任务,对短时间内购置不到的物质,成本控制中心没有及时向个使用部门反响沟通或因延期采买而影响生产经营的,分别对
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部门负责人及责任人处以100元的罚款。
第二十四条库房保留员没有会同物质申请使用部门对入
库物质进行联合查收而以致采买物质因质量问题不可以正常使用的,对物质采买员、库房保留员、物质申请使用部门负责人分别按所购物质总价的60%、30%、10%的比率进行罚款。
第二十五条因物质申请使用部门所供应物质的规格、型
号等不明确而不可以正常使用的,对物质申请使用部门的负责人
处以所购物质总价的300%的罚款。
第二十六条安全技术部每个月底要对在库物质进行盘点,
成本控制中心按期抽查,出现盘亏等现象的,分别对库房保留
员及部门负责人处以按盘损失失70%、30%的罚款。
第二十七条部门物质管理台账不健全的,分别对部门负
责人及责任人处以100元的罚款,经检查后仍不改正的,分别
对部门负责人及责任人处以200元的罚款。
第二十八条库房物质管理台账不健全的,分别对物质管
理部门负责人及物质管理员处以100元的罚款。
第二十九条物质管理台账记录不及时、不完好、不正确
的,分别对部门负责人及责任人处以100元的罚款。
第三十条库房保留员没有依据各物质申请使用部门供应的经审批人员签字的物质领用单据发出物质的,对库房保留员处200元的罚款。
第三十一条物质申请使用部门出现虚领、冒领的行为,一
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经发现分别对制单人、部门审批人处以500元、200元的罚款。
第三十二条相关部门对废旧物质回收没有进行登记的,
对部门负责人及责任人处以100元的罚款。
第三十三条任何部门和个人私自办理报废物质的,一经
发现对责任人按报废物质原值的200%的比率进行罚款。
第七章附则
第三十条本制度由物流园成品控制中心负责解说。
第三十二条本制度自印发之日起试运行实行。
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附件1
*股份有限企业
编号:
物质月度需求申请计划
申请部门:
申购时间:
物质名称
申购要求
数
单
估计金额(元)
备
规格型号
量
位
注
质量要求完成时间
制表人:部门负责人:分管领导:总经理:
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附表2
*股份有限企业编号:
月度物质增补计划申请表
申请部门:
申购时间:
物质名称
申购要求
数
单
估计金额(元)
备
规格型号
完成时间
量
位
注
质量要求
部门负责人:分管领导:总经理:
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附表3:
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小
项
计:
目
元
配
件
五
金
劳
保
办
公
用
品
合
计
制表人:
*
年
月份物质采买汇总表
物质明细
物质名
规格型
数
单价
物质名称
规格型号
单价
物质名称
数
单价
称
号
量
(元)
数目
规格型号
(元)
量(元)
部门负责人:财务负责人:总经理:董事长:
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