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公司资料室管理规定
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公司资料室管理规定
公司资料室管理规定
总则
本规定的目的在于增强和规范资料室的资料管理,提升工作效率,特制定规定。
资料员责任
资料员负责工程文件、技术资料的采集、整理、分类、归档和保存工作。
资料归档程序
各种需归档的资料(图纸、技术文件、工作手册、操作说明书、合同、协议等)移交资料室时,移交人须供给资料移交清单(一式两份),资料经当面点清后,两方署名确认,资料室存一份,移交部门存一份。
移交人要在资料室的“资料传达登记本”上署名方可走开。
管理要求
资料室要求每天做一次洁净卫生。
资料室禁止没关人员(外来人员等)进入,禁止烟火。资料室应保持洁净卫生,做好安全防火和防潮工作。
资料室要求保持沉静,不可以高声喧华。
资料室内禁止抽烟。
未经分管领导同意,职工或其余人员禁止在资料员不在的状况下进入资料室和使用资料室的电脑。
禁止在资料室摄影。
资料的查阅、借阅
重要的技术资料或规定禁止外借的资料只同意在资料室查阅,但不
准借出。
职工可以依据工作需要查阅、借阅、复印,但应办理登记签认手续。
波及及人事、财务、公司机密等重要档案资料(如合同资料、技术
资料等),必然经分管领导同意,方可在资料室内阅读。
外单位人员查、借阅资料,需经分管领导同意后方可在资料室内查阅或借阅,同时做好登记工作。
资料员必然在有关的登记表上做好登记,而且常常检查借还状况。波及及人事、财务、公司机密等重要档案资料(如合同资料、技术资料等),一般职工禁止查阅和复印,有工作需要的人员,须经分管
领导同意方可查阅。
禁止将从资料室借出的资料转借别人或代借。
资料的借阅和查阅时间为:礼拜一至礼拜五,上午9:00-12:00下
午13:30-4:,特别状况必然经分管领导同意,方可借阅或查阅资料。
借阅限时
资料借出限时为10天,限时到前必然将资料送还资料室。假如因
工作需要缓期借阅的,需办理缓期登记及书面说明状况。
资料借出限时超三个月,如逾期不送还,不来办理续借手续的,
将上报分管领导。
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资料室守则
禁止在资料室内抽烟。
进入资料室查阅资料的要执行登记手续,并在资料员的指引下查
阅,不得私自乱翻资料柜的任何资料。
查、借阅人员要爱惜资料、不得任意折、拆、卷、撕页、乱写乱
画等不良行为。
查、借阅资料过程中禁止抛弃资料。如有抛弃实时上报分管领导。
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