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一、因教育、教学工作需要而添置设备、购置物品,必需由申请人填写《购物申请单》,写明添置设备或购置物品的名称、规格、数量、用途、申请日期、要货日期、申请人(部门)等要素。一般低值办公用品先由总务处审批;教学设备、器材等先由教育处审批,再报分管校长审批;千元以上物品须经校长审批。无以上审批部门同意的购物申请单,选购人员可不予选购,财务部门不供应支票或现金。
二、学校物资选购审批人员必需本着为学校高度负责的精神,从教育教学实际动身,依据学校的实际财力状况,仔细审批每一份“申请单”。必要的状况下,还可对申请单上的内容进展修改,直至注明“入库”、“用毕回收”等字样。选购人员、仓库治理员、物资领用人员必需按审批内容进展购置、发放、领用。
三、物资的选购由校长室或总务处指定人员负责。选购员购物必需根据申请单上的货物名称、规格、数量、指定商标、要货日期等工程购置,不准买伪劣产品,尽可能购置质好价廉的物品。
三、购物后选购员持申请单、发票、货物先到仓库办理进仓手续,仓库物资治理员应对比发票,检查物品的数量和质量,确认无误后开具进仓单(一式四份,仓库治理员、学校财产治理员各一份,附发票一份,存根一份。),并进展帐面登记。500元以上的固定资产在进仓单上另注明。
四、选购员凭发票和进仓单到审批部门签字,审批签字程序如下:
1、学校财产治理员签字(登记);
2、教育处、总务处负责人签字;
3、校长签字。
财务出纳员应仔细审核每一张发票,直至全部手续符合前方可赐予报销。
五、领用库内物品先经有关部门审批(教育教学用品由教育处,一般办公用品由总务处),再到仓库治理员处填写领物单,领物人在领物单上签字和审批人签字后,仓库治理员方可按单发放物品,并调整帐面数,做到帐物全都。