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,引导管理人实现卓越管理
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版次:01
修改码:00
xx公司
质量管理程序文件
编号:
批准:
年月
页码:1/2
文件把握程序
方针/方针的引用
严格管理,确保有效,防止误用
目的和范围
为确保质量管理体系要求的文件受到有效把握,以使其适用、有效而不致被误用
适用范围
本程序适用于与质量管理体系有关的文件,包括:质量管理体系文件、技术文件和资料,以及外来文件(各类标准、软件、产品样本等)
职责
措施和方法
在文件发布前,应由业务负责人审查其适用性,并由经授权的主要负责人批准
应对文件进行评审,参与评审的范围取决于文件的重要性、简单性,凡跨部门的文件由文件管理的负责部门,在所涉及范围内组织评审。必要时,应依据评审意见对文件加以修改。对修改后的文件,应重新批准
为了有效地把握文件版本的统一性,应:
文件管理负责部门应建立各类有效版本把握清单,将各类文件名目存于微机中,并按“文件更改通知单”准时填入最新的修订内容,以便识别文件的现行修订状态
确保使用场所得到有效版本文件。为此,应按文件发放的相关规定使全部应当得到文件的部门或单位,都能得到最新修订的有效版本并对发放的文件签收
将失效或作废的文件准时清消灭场,确保不被误用
对任何需要保留的失效或作废文件(包括存档的文件),应做出明确的“参考”标识,以免误用
文件应依据实际状况适时加以更改,以保持文件的有效性和管理的严峻 性。对文件的审批,一般应由原审批人员审批,若因机构变动或者人员调动原审批人员不适合审批时,可以由相应职务的人员进行审批,但应获得必要的审批背景材料。如发生重大修改,则应进行文件评审,评估这种变化对全局的影响,
技术文件的修改按相关文件规定进行
凡是非受控文件一律加以“非受控”标识,无标识者即为受控文件
临时文件应加“临时”标识,以便准时处理
如对文件仅进行编辑性修改,可增加“编辑性修改”标记,对这类文件的批准可降低一个层次级别
原外来文件应标明“外来”字样
,引导管理人实现卓越管理
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版次:01
修改码:00
xx公司
编号:
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文件把握程序
确保文件保持清楚。对多次修改不够清楚的文件应换版。文件持有人应疼惜文件,保持清楚。如文件已模糊不清,应按规定准时调换
易于识别和检索。文件编号应保持保证唯一性,并标注在显著位置。档案管理应按文件分类号、流水号储存文件,以便于检索
引用文件
无
记录
文件批准记录
文件更改记录
文件发放和回收记录
以上形成文件和记录分别存于文件管理的责任部门,保存期除另有规定者外,一般为3年
修改记录
年月
年月
修改码
修改通知单号
拟稿
批准