行政前台工作职责.doc

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接待不明目的的来访者,先问清对方来访缘由,依据状况推断是否需要通知公司相关人员进展接待。若有正值访问理由或已预约,应快速联络相关人,请来访者到会客厅等候,并给客人倒水或饮料。若访问对象是集团总裁或其他高管,应向其秘书确认约见时间,并通知其接待。

若有业务询问者来访,应准时请业务部门的助理或客服部的人员来帮助接待。

接听电话时,应先说“您好,大地集团”。接听电话时使用文明礼貌用语,并记录电话信息准时转告相关人员(注:不行随便将集团总裁或其他高管的联系电话透漏给他人)。

上班时间若有其他公司的`推销人员上门推销,应动听拒绝,告知上班时间在公司推销,会影响他人工作。
二、信件及报刊杂志转交
收到信件及报刊杂志时,应快速、认真识别收件人或收件单位,并准时通知收件人前来领取。若收件人是集团总裁或其他高管,应尽快送至其办公室或转交其秘书接收。
三、快递治理

熟识目前与公司有业务往来的快递公司,准时更新快递公司联系人及其联络方式,并热忱接待每日前来送、取件的快递员。

收到快递时,快速、认真识别收件人或收件单位,并准时通知收件人前来领取,并做好签收登记。若收件人是集团总裁或其他高管,应尽快送至其办公室或通知其秘书前来领取。
四、会务工作

主动关注会议信息,向组织者或组织部门了解会议相关状况,准时记录预备工作内容,并积极帮助;做好会议室预备工作;帮助会议组织者做好会议通知等工作。

维护会议室外环境宁静,依据会议组织者要求,适时为与会者预备茶水饮料,并随时待命,帮助做好其他会务工作。

负责检查和关闭会议室电子设备及电器;整理睬议室,帮助会议组织者做好会后完善工作。
五、行政前台日常事务

前台电脑、电话等电子设备,若设备发生故障可以先找同事检查,若无法修理,可请同事联系供货商或外部修理单位,排解故障。

每日下午下班后,须将前台电子仪器电源全部关闭前方可下班。

前台备有会议室钥匙及个别办公室钥匙,前台应妥当保管以备使用。