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(档案管理)档案管理基
础知识:.
档案知识
一、档案收集
1、档案收集工作的意义:档案收集工作是整个档案工作中极为重要的一个环节,
与档案工作中其他各项工作比较起来,它处于一种特殊的地位,作好档案收集工
作对整个工作都具有重要意义。
(1)收集工作是档案工作的起点;是档案业务基础工作中的基础;档案的收集,
就是整个档案馆(室)取得和积累档案的一种手段;
(2)从组织整个国家档案工作来说,档案的收集工作是贯彻集中统一管理原则
的一项重要内容和首要的具体措施;
(3)从收集工作质量高低的影响来说,它直接关系到档案工作的其他环节。
2、档案收集工作的要求:
(1)丰富馆藏;
(2)加强馆外调查和指导;
(3)推行入馆档案的标准化;
(4)保持全宗和全宗群的不可分散性。
3、机关内文件的归档
二、档案整理
1、档案整理工作的内容:
(1)在正规的工作条件下,档案室所接收的是文书部门和业务部门按照归档要
求立好的案卷,档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。
(2)对整理不善的档案进行局部调整。
(3)零散文件的整理。:.
2、档案整理工作的原则:
(1)档案的整理必须保持文件之间的历史联系;历史联系主要表现在文件的来
源、时间、内容和形式等几个方面。
(2)档案的整理应该充分利用原有基础;原有基础指,第一,充分重视和利用
先前整理的基础,以确定档案整理的任务和要求,来要轻易打乱重整;第二,在
档案整理过程中,应该充分研究和利用原来整理的成果,不要轻易破坏以往整理
和保存的历史状况。
(3)档案的整理必须便于保管和利用。
3、全宗:
(1)概念:全宗就是一个独立的机关或著名人物在社会活动中形成的档案的整
体。
(2)意义:区分全宗是档案整理工作的首要环节。全宗不仅是个整理方法问题,
也是一条原则、一种理论,称为全宗原则和全宗理论。全宗理论是在档案集中管
理过程中产生的,是随档案工作的发展而不断完善的。全宗理论的确立,对档案
室、档案馆档案的管理,有重要的组织作用。全宗理论发展的历史,是与档案整
理的不同原则联系在一起的。
4、全宗构成的条件和立档单位:形成全宗的机关,称为立档单位,又称全宗的
构成者。一个机关就是一个立档单位,一个立档单位形成的全部档案就构成一个
全宗。
(1)构成条件:第一,可以独立行使职权,并能主要以自己的名义单独对外行
文;第二,是一个会计单位或经济核算单位,自己可以编造预算或财务计划;第
三,设有管理人事的机构或人员,并有一[定的人事任免权。三个条件是统一的,:.
是从不同侧面反映一个单位的独立性。最基本的是第一个条件。在分析或研究一
个组织单位能否构成一个立档单位时,应当明确,机关的大小和档案数量的多少,
并不影响它成为立档单位。有的组织单位也可能不完全具备上述三个条件,但它
实际上却是一个独立的机关,或由于某种特殊需要,它所形成的档案也可以构成
一个全宗。
(2)立档单位。
5、立档单位的变化和全宗的划分:机关单位的增设、撤销、合并以及机关名称
的改变、职权范围和隶属关系的调整等各种变化。这些情况,有的会影响全宗的
划分,有的则不涉及全宗的变化。研究某一立档单位是否有根本性的变化,主要
应该从立档单位的政治性质、生产关系性质和基本职能等几个方面去考察。
6、人物全宗:就是社会知名人士(如社会活动家、科学家、作家、艺术家、教
育家等)在其一生活动中形成的档案整体。人物全宗包括个人的著作、手稿、日
记、信件、遗嘱以及记载个人(包括家族、家庭)社会活动的全部材料,还包括
别人所写的和收集的与人物全宗构成者个人、家庭、家族有关的材料,以及直系
亲属能够说明立档单位情况的材料。
7、全宗的补充形式:
(1)联合全宗。是若干独立机关形成的档案,由于混在一起难以区分立档单位
而联合组成的一个全宗。
(2)全宗汇集,就是由档案数量极少的若干全宗,按照一定的特点组成的一个
全宗集合单位。
(3)档案汇集,就是由不明所属全宗的零散残缺文件,按照一定的特点集中起
来的混合体。:.
8、全宗群:整理和管理档案,不仅要注意全宗的完整性,还应该注意全宗之间
的相互联系。
10、全宗的编号与排列:
(1)通常涉及档案管理中的三个环节:A全宗的编号一般是在档案馆接收全宗时,
于全宗名册上登记编定的,它属于统计工作的一个具体的技术项目;B全宗在库
房内如何排列存放,属于保管工作的范畴;C全宗号的编定,它作为档号的组成
部分填写于案卷封面,全宗的系统排列等也属于档案的基本编目和系统化的课题。
(2)全宗号的编制和使用方法:A按国家档案全宗的三部分各依全宗进馆的时间
顺序分编流水号;BC所有全宗按本馆全宗的时间、地区、性质等分编流水号;
一律按进馆顺序统一编定流水号;DE按全宗群连续编按全宗的重要程度编号;
号;FGHI按全宗群留空统编全宗号;分组单编全宗号;多级分类单编全宗号;
编大全宗号;J对一部分全宗实行等级分类编号,另外一部分全宗实行序时流水
编号。尽管十多种具体的编号方法各不相同,但就其主要特点来说,可概括为两
种类型:序时流水编号法和体系分类编号法。前者也可简称流水法,后者可简称
分类法。流水法,无论是一律大流水,还是先分类别,而对每个具体全宗的排序
和给号,都是依时顺列。分类法,无论是统编号还是分编号,无论是一次划分还
是多层分类,而对每个具体全宗的排序和给号,主要不以序时方法,而用逻辑方
法。对全宗编号,主要应采用流水编号的方法。
12、分类的一般方法:
(1)按文件的产生时间分类,具体包括年度分类法、时期分类法两种;
(2)按文件来源分类,包括组织机构分类法、作者分类法、通讯者分类法三利;(3)
按文件的内容分类,包括问题分类法、实物分类法、地理分类法三种;:.
(4)按文件的形式分类,包括按文件的种类来分类、按文件的制成材料分类、
按文件的形状分类三种。
13、常用的分类方法:
(1)年度分类法:也称年代分类法,就是根据形成和处理文件的所属年度将全
宗内档案分成各个类别。
(2)组织机构分类法,就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行
分类,即按照立档单位的内部组织机构将全宗内档案分成各个类别。
(3)问题分类法,就是按照档案内容所说明的总是将全宗内档案分为各个类别。
14、分类法的选择和分类方案的编制:
(1-组织机构分类法;组织机构-年度分类法;年度-问题分)组合分法:年度
类法;问题-年度分类法。
(2)分类方案:为了便于对全宗内档案具体地进行分类,在选定某种分类方法
。分类方案,就是标列各个类目名称,表示全之后,就应编制一份“分类方案”
。分类方案的类目力求明确和宗内档案分类体系的纲要,所以又称“分类大纲”
具有系统性。
15、机关内党、政、工团档案分类:(1)在一个全宗内,首先将档案分成党政
工团等若干部分,在每一部分中再行分类整理;
(2)在全宗内,先将机关内最高机构和各单位的档案分别分成党政工团若干部
分,再在每一部分中继续分类整理;
(3)全宗之内的档案首先按年度分类,每年度分成党政工团若干部分,再继续
分类整理;
(4)在全宗内,只分党政两大部分,或在每一年分两部分。:.
16、人物全宗内档案的分类:
(1)生平传记材料;
(2)创作材料;
(3)公务活动材料;
(4)个人书信;
(5)经济材料;
(6)亲属材料;
(7)评价材料;
(8)音像材料;
(9)其他材料。
17、立卷:
(1)定义:一个全宗的文件经过分类之后,各个类内都有相当数量的文件,还
要进一步系统化,将若干文件组成案卷,称为立卷(也称组卷)。
(2)立卷工作的内容:组成案卷单位,拟写案卷标题,卷内文件的排列与编号,
填写卷内文件目录与备考表,案卷封面的编目与案卷的装订。
(3)意义:案卷是密切联系的若干文件的组合体,它是档案的保管单位,通常
也是统计档案数量和进行检索的基本单位之一。案卷是组成全宗的基本单位。立
卷是档案整理工作的重要基础。
18、案卷组合方法:主要是根据文件构成的特点,将具有某方面共同点和联系密
切的文件综合在一起组成一个案卷;一些具有不同特点、联系不密切的文件,可
。以分别组成案卷。立卷的“六个特征”
(1)按问题立卷;:.
(2)按作者立卷;
(3)按文件(名称)立卷;
(4)按时间立卷;
(5)按地区立卷;
(6)按收发机关立卷。六个特征综合运用。
19、卷内文件整理:内容:卷内排列和编号,填写卷内文件目录和备考表。20、
案卷封面编目和案卷装封:
(1)主要项目包括:立档单位名称、组织机构名称、案卷标题、卷内文件的起
止日期、总页数、保管期限以及全宗号、案卷目录号、案卷号等。
(2)拟写案卷标题以及整个案卷封面编目的基本要求:A历史观点和政治上的正
确性;BC21、类内案卷排列和文字简练,表达准确;标题基本结构力求完整。
案卷目录:(1)案卷排列:全宗内档案,经分类、立卷以后(或档案馆、档案
室接收的案卷),还必须进行系统的排列。全宗内各类的序列,已在分类方案中
排定,所以通常所说的案卷排列,就是根据一定的方法,确定每类内案卷的前后
次序和安放的位置,保持案卷与案卷之间的联系。(2)案卷排列的方法:A可以
按照案卷所反映的工作上的联系来排列;B可以按照案卷内容所反映的一定问题
来排列;CD也可以按照文件的可以按照案卷所属的起止日期(时间)来排列;
作者、收发文机关以及文件内容所涉及的地区来排列;E事档案或监察、信访等
按人头立成的案卷,还可以按姓氏笔画、汉语拼音字母顺序或四角号码等方法排
列。
(3)案卷目录:一个全宗内的全部档案,经过分类、立卷进行了系统的排列以
后,应当将案卷逐个登记到案卷目录上。案卷目录也就是案卷的名册,是著录案:.
卷内容成分并按一定次序编排的一览表。
(4)案卷目录的作用:A固定全宗内档案的分类体系和案卷排列顺序,最后完成
档案整理工作;B介绍全宗内案卷的内容和成分,是查找利用档案最基本的检索
工具,也是编制其他检索工具的基础;C它是档案登记的基本形式,也是统计和
检查档案的重要依据。
(5)案卷目录的类型和选择:综合目录和分册目录。分册目录又可分为:A以全
宗内档案分类的类别为单位编制的案卷目录;BC按保管期限编制的案卷目录;
按保管期限结合分类方案编制的案卷目录;D按机密程度分别编制。
(6)案卷目录的结构:封面和扉页,目次,序言或说明,简称表,案卷目录表,
备考表。至少一式两份,一般一式四份为好。以全宗为单位编定各本目录的顺序
,简称,是号,称作“案卷目录号”“目录号”“档号”的重要组成部分。
22、档案整理工作的组织:
(1)档案整理工作基本程序:区分全宗、分类、案卷的编立、案卷排列以及编
制案卷目录等主要步骤。
(2)档案的系统化与基本编目。
(3)现行机关档案整理工作的组织:归档制度与档案室档案整理工作的关系;
档案形成过程中划分全宗和分类;档案形成过程中案卷的编立和目录的编制工作。
(4)积存档案和零散文件整理工作的组织:整理工作方案,对立档单位的历史
沿革和档案状况的态度,零散文件的整理程序。
23、档号:
(1)使用的混乱现象:一是档号残缺不全,馆内许多全宗没有全宗号,全宗内
许多案卷目录没有目录号;二是编号重复,一个馆内有相同的全宗号,一个全宗:.
号内有相同的目录号,一本案卷目录中有相同的全宗号,一卷之内有相同的文件
页码。
(2)组成:全宗号、案卷目录号、案卷号和卷内文件页(张)号。对不装订的
案卷,往往还编有文件的件号。
(3)档号的使用规则要求:档号要完整成套,一般说上述几部分档号均应编排;
一个档案馆内的全宗号不能重,一个全宗内的案卷目录号不能重,一本案卷目录
中的案卷号不能重,一个案卷之内的文件件号、页号也不能重。三、档案鉴定1、
档案鉴定工作的内容:一方面确定哪些档案应该保存,保存多长时间;另一方面
确定哪些档案不予保存,进行销毁。
2、档案鉴定工作的意义:
(1)如果无论档案有无价值和价值的大小,全部加以保存,而且还会源源不断
地涌进新的档案,这样首先就会使原有的档案体系逐渐拥塞庞大起来,有价值的
珍贵的档案淹没于大量失去价值的档案之中,不易被人发现和难以找到,因而也
就影响了效率,并使档案的效益不能得到充分发挥;
(2)大量失去价值的档案充塞库房,与有价值的珍贵的档案同样进行整理和保
管,无疑是浪费人力和物力,相对地延缓有价值的档案的整理速度,妨碍有价值
档案保管条件的改善;
(3)如发生突然事变,就不易及时抢救出重要的珍贵的档案。为了有区别、有
重点地保存档案,必须鉴别各种档案的价值,去粗取精,使保存的档案具有较高
的质量。
3、决定档案保存价值的因素:一方面,档案自身的特点和状况是决定档案保存
价值的基础;另一方面,社会利用需要是档案发挥作用的必要条件,是决定档案:.
保存价值的社会因素。两方面的因素是相互作用、辩证统一的。档案客体,是档
案社会价值的物质承担者;利用档案的需要,是档案价值实现的社会条件。两方
面的因素,都是客观存在的。鉴定档案的保存价值,就是鉴别和分析决定档案保
存价值的客观因素,估计和预测每份文件、每个案卷、每部分档案是否有作用,
能起什么样的积极作用,以及这种作用的时限,从而确定它们是否需要继续保存,
需要保存多长时间。
4、鉴定档案的原则:鉴定档案,必须从国家和人民的整体利益出发,用全面的
历史的观点,确定档案的保存价值。
5、分析档案价值的一般方法:
(1)分析文件的内容是鉴定档案价值最重要的一个方面;
(2)分析文件的来源、时间和形式等特点;
(3)分析全宗和全宗群内档案的完整程度。鉴定档案必须根据每份文件或每组
文件的具体情况,一方面分析文件载体上所表现的各种特点,即以文件内容为中
心,全面联系地分析文件所属的立档单位、文件的作者、产生时间、名称、可靠
程度、有效性和外形特点等诸种因素;另一方面,同时分析档案的被保存程度,
即以全宗、全宗群以至馆藏对象,全面联系地分析它的成分及其完整性,在此基
础上进一步分析文件自身的有关特点,科学地判定档案的价值。
6、关于鉴定档案的方法论问题:
(1)研究档案利用规律,预测未来利用需要;
(2)研究档案保存的效益;
(3)掌握档案的重要性和保存时间长短的关系;
(4)档案保存价值分析的弹性处理方法;:.
(5)档案保管期限结构的科学处理。
7、档案保管期限表:
(1)定义:就是用表册形式列举档案的来源、内容和形式,并指明其保管期限
的一种指导性文件,它是鉴定档案保存价值和确定档案管理期限的依据和标准。
(2)类型:ABC同系统机关标准的档案保管期限表;专门的档案保管期限表;
档案保管期限表;DE机关档案保管期限表。以上同类型机关档案保管期限表;
各类型之间具有一定的相互关系。标准的档案保管期限表对其他几种保管期限表
具有指导意义;机关档案保管期限表又必须以标准的和上级机关颁发的各种通用
档案保管期限表所规定的保管期限表为依据。各种类型的档案保管期限表不能缩
短标准档案保管期限表所规定的保管期限,但可延长保管期限。这种相互制约关
系,是社会主义的档案集中统一管理原则的体现,它有利于妥善地制订有关的档
案保管期限表和实际确定档案材料的保管期限。
(3)结构:通常由顺序号、条款、保管期限、附注以及总的说明等部分组成,
其中条款和保管期限是最基本的项目。条款较多的保管期限表,还须把条款加以
分类。
(4)保管期限的划分:分永久、长期、短期三种。永久保存,就是无限期地尽
可能长远地保存下去。长期保存,一般是指档案须保存十六年至五十年左右;短
期保存,一般是指十五年以下。后两者称为定期保存。定期保存的计算方法,一
般是从文件产生后的第二年起计算,有些特殊文件和专门文件可以从其失效、结
案后算起。所有确定为定期保存的档案,到保管期满后还须复查一次,如发现有
继续需要保存的,仍应保存下去,有的延长保管期限,有的转为永久保存。
(5)不同保管期限的档案构成:列为永久保存的档案,是对社会主义事业的各:.
项工作以至永世久代具有查考作用的档案;列为长期保存的档案,是不具有广泛
社会意义和科学历史意义的,而属本机关在较长时间内进行机关工作需要查考的
文件材料;列为短期保存的档案,是低于上述两个层次的,本机关在较短时间内
需要查考的文件材料。
(6)编制方法:ABC准备工作;起草工作;征求意义和修正草案。
8、档案鉴定工作制度的基本内容:
(1)鉴定档案的标准;
(2)鉴定工作的组织领导;
(3)销毁档案的批准制度和监销制度。
9、档案鉴定工作的组织方法:
(1)鉴定档案价值的基本工作方法——直接鉴定法,即直接审查档案。首先,
要求鉴定人员根据鉴定档案价值的原则和标准,按照档案的实际情况直接着定其
价值,同时,根据档案保管期限表来鉴定档案价值时,也只有在直接审查了档案
的实际情况后,才能确切地知道它适合和参照保管期限表的某一条款,确定其保
管期限;其次,直接鉴定法要求鉴定工作人员逐件逐张地审查文件,而不是仅仅
根据案卷目录和案卷标题就判定其价值。直接鉴定法是保证鉴定工作质量的重要
方法。直接鉴定档案一般是以案卷为单位进行的。
(2)现行机关档案价值的鉴定工作。
(3)档案馆档案价值的鉴定工作。
10、档案的销毁:
(1)档案销毁清册;
(2)立档单位和全宗简要说明;:.
(3)档案销毁方法。
四、档案保管
1、档案保管工作概述:
(1)含义:档案的保管,就是根据档案的成分和状况,所采取的存放和安全防
护措施。
(2)内容:ABC档案的库房管理;保护档案的专门措档案流动过程中的保护;
施。
(3)任务:为了解决安全留存的要求和档案可能损坏之间的尖锐矛盾。档案损
坏和遭受破坏的原因,不为乎社会原因或自然原因,或者说是人为因素和自然因
素两方面。档案保管工作的任务,就是了解和档案损坏规律,通过经常性工作,
采取专门的技术措施,最大限度地防止和减少档案的损毁,延长档案的寿命,维
护档案的系统性和完整性,保证档案的政治安全。
(4)意义:档案保管工作质量的高低,对提高档案管理水平具有重大的影响。
档案保管工作是整个档案工作有机组成部分之一,它与其他环节有着密切的联系,
不能离开其他环节而单独存在和孤立进行。档案保管工作不是单纯为保管而保管,
其最终目的是为了保证党和国家各项工作对档案的利用。档案的保管和便于提供
利用基本上是一致的。
2、档案的包装:
(1)卷皮:是包装文件的基本方法,不仅是为了保护文件,同时它本身又是案
卷的封面,有利于档案的检索利用和取放。要注意其坚韧性,并要防止生虫,适
宜于装订或存放不同厚薄的案卷,尺寸应根据文件的大小设计。账本、照片等可
不另加卷皮。:.
(2)卷盒:是一种比较好的方法。不仅能防光、防尘和减少机械磨损,还便于
档案的科学管理,搬运起来也方便。要注意坚固性,防止生虫;卷盒的开关和档
案的取放必须方便,以减少磨损;表面有光滑便于除尘,色调宜于暗色不易污染;
尺寸必须根据案卷的大小拟定,长和宽可以比案卷稍大一点,高在25厘米以内。
对于能够竖立存放的案卷,也可以采用书套式的卷盒。
(3)包装纸,临时措施。
3、库房的管理:
(1)档案库房编号:一种是为所有的库房编一个总的顺序号,适合于库房较少
的档案馆(室);另一种是根据库房所在地的方位及库房建筑的特征进行分区编
号。
(2)档案架(柜)的排放和编号:要求排列一致,横竖成行;有窗库房的架柜
排列,应与窗户垂直,不要有碍通风;架柜排列应注意最大限度地利用库房的地
面与空间,但也便于档案的搬运和取放。
(3)档案的存放与全宗排列:A在我国一般的档案馆和档案室所保存的档案,都
是按照全宗进行整理和保管的,考虑存放时,首先应按全宗来进行,一个全宗内
的档案应集中在一起。但是也有特殊情况,如库房或柜架预留的空位已被排满或
新入馆的档案不能与先入馆的同一全宗的档案放在一起的时候,可以暂时单独保
存,待有可能调整时,再将一个全宗的档案集中起来;又如有的全宗内可能还包
括一部分影片、照片、录音带、录像带、技术图纸或会计表报等档案,这些不同
类型的档案,可以分别保管。对于暂时或定位分别保管的全宗中的这部分档案,
应填写参见卡,把它放在原全宗(全宗主体)存放位置内,指明其存放的地点,
以保持其应有的联系。B库房内各个全宗单位,应进行系统排列。全宗排列方法:.
主要有按全宗顺序号流水排列法和全宗分类排列法两种。前者对库房空间和全宗
实体的安排比较方便,后者对全宗的系统管理和全宗的信息控制较为有利。在我
国,通常采用按全宗群排列的方法,即在保持全宗完整的情况下,安排所有全宗
存放地点的时候,尽量将同一时期同一系统或相同性质的全宗放在一起,以保持
全宗与全宗之间的联系。在安排一个全宗内案卷排列次序时,必须严格按照全宗
内既定的分类体系和案卷的顺序号进行,以保持案卷之间的联系。C当确定了全
宗和案卷的排放次序后,就可以组织上架,上架的次序应根据档案架柜及栏、格
的编号次序进行。D存放方式一般有两种:竖放和平放。竖放是目前采用比较广
泛的一种方式,其好处是检取和存放案卷比较方便。平放的方法,虽然取放不方
便,但对保护档案是有利的,比较舒展,文件上的皱纹日久后就会消失,适合于
保管珍贵档案和不宜于竖放的档案,堆叠高度以不超过40E厘米为宜。库房内档
案的存放位置,是以全宗和全宗群理论为指导进行系统排放的,而全宗及其内部
成分的具体排列又有自己的特点,一是全宗内档案成分一般按整理编号的顺序排
列上架;二是档案馆内全宗的排列则一般不按全宗顺序号,而按全宗的性质分类
排列。
(4)档案存放位置索引:第一种指明档案的存放位置,即以全宗及其各类的档
案为单位,指出它们的存放位置;第二种指明各档案库房保存档案情况,即以档
案库房和档案架柜为单位,指出它们保存了些什么档案。这两种索引,按形式又
可分为簿籍式和卡片式两种。
(5)档案代理卡。由于提供利用或档案馆(室)内部工作需要(如重新整理、
修补、复制、编检索工具等),经常需要将库房中已上架安排放好的档案暂时移
出库外,为便于库房管理人员掌握档案流动情况和安全检查,可以填制一种卡片:.
放在档案原来存放的位置上,即通常所谓的代理卡或代卷卡。
(6)全宗卷:在档案馆(室)工作中,专门为了保存和管理某一全宗而形成的
能够说明其全宗历史情况的文件材料,以全宗为单位组成专门案卷,称为全宗卷。
全宗卷通常包括下列材料:移交和接收全宗的文据,立档单位和全宗历史考证,
全宗整理工作方案,全宗内档案数量和状况的检查登记表册,档案销毁清册,全
宗指南等。全宗卷是在档案馆或现行机关档案室本身的工作活动中形成的一种档
案。它与档案馆(室)所保管的全宗有着密切的联系,是对全宗进行整理、鉴定、
统计、提供利用以及进一步收集该全宗范围内档案的重要依据,是档案馆(室)
管理全宗和保管工作人员掌握全宗情况不可缺少的一种工具。因此,全宗卷应单
独集中,按全宗顺序保管。当全宗移交另一个档案馆(室)保管时,其相应的全
宗卷也必须随同全宗移交。
(7)温湿度调节和清洁卫生。
(8)保卫和保密。
(9)防火。
(10)档案在搬动中的保护。
(11)档案的安全检查。这些是主要的其它的由于这里字数限制就不多说了。:.
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