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OA用户需求书
办公应用系统用户需求书
为了简化工作流程,提高办公效率,淮安市现代有轨电车经营有限公司需尽快组建办公应用系统,此办公应用系统应具有良好的逻辑性、拓展性和兼容性,可以满足公司未来8-10年的办公需求。办公应用系统的组建分为硬件方面的产品购买(包括服务器、存储、光纤交换机、PDU等)、安装部署;软件方面的产品购买(包括虚拟化软件、服务器操作系统等)、安装部署、环境开发与调试。办公应用系统包括OA(办公自动化系统)、ERP(财务仓储管理系统)、MAIL(邮件系统)、WEB(网站)、FTP(文件系统)、电务调度指挥管理系统,共六个系统。其中,OA、MAIL、电务调度指挥管理系统需要部署手机客户端平台;ERP系统软件已采购,无需另提软件需求。
系统需求
OA系统推荐的品牌为:泛微、通达加上金和
、金和。
基本功能
编号
功能名称
功能描述
备注
1
组织结构管理与设置
图形化展现组织结构,统一批量配置部门、人员信息
2
人员信息管理
人员信息添加、修改,与流程、文档、人力资源关联,提供丰富的人员信息查询条件,可定制人员信息页面
3
权限设置与管理
根据部门岗位等行政维度,划分功能使用权限;可依据角色、安全类型,同步关联所有功能模块,予以权限部署;可反向维护权限;多级权限控制,针对于不同门户、文档、具体数据等多方位的权限管控,
4
总结与计划审批
对每日工作予以记录、反馈,部门领导可对下属予以评论、工作协调
5
出差审批
对员工出差予以记录,人力资源部门可予以备案,方便工资核算
6
请假审批
对请假时间、事由予以控制的流程,关联人事管理制度,对历史请假信息予以提示
7
请示审批
由下而上的事件汇报流程,各级领导可据此予以工作上的协调、安排
8
签报审批
对需要领导签字确认的紧急事件予以审批,以便一线工作流畅执行
9
借款审批
对公司内部员工的借款行为予以记录、审批
10
加班审批管理
人力资源部门负责的员工加班审批流程
11
物品领用
可登记、查询办公用品的领用、报损、变更等,并予以监控
12
用车审批
对车辆的使用、维保、保险予以流程化管理
13
用章申请
对公司各类印章使用,予以记录、审批
14
新闻中心
对内外部涉及本公司的新闻予以统一展现
15
通知公告
公司内部的通知发布予以流程审批,实现通知的精准传达
16
规章制度发布
对新增、修改、废弃的制度文件,在门户中予以公示,传达给有权知晓的人员
17
员工通讯录
内部统一的电子化通讯录,在手机APP上,实现一键拨出电话,编辑发送短信,群聊,等
常用管理系统
工作流管理
提供各种定制化的工作流程模板,可根据办事种类新建流程并在线审批。工作流可以随各部门工作流程的改变而做出调整,更加与实际工作流程保持同步。系统中的功能模块:知识管理,客户关系管理,项目管理,资产管理,财务管理,财务管理范围比较宽广,建议修改为费用管控。
按照公司层级划分,通过流程配置的统一协调,协同为企业运作服务。当启动某一个模块的时候,其他的关联模块便可以随之启动,并一起协同工作,产生强大的齿轮联动效用,大大加强单一模块的功能,达成协同工作的目的。
知识管理
可在知识栏目中发布分详细类别的技术文档信息,供下载使用。
人事管理
人事功能可在线查询工资、奖惩考核、与手机APP互联的移动签到功能等,建立员工档案。
事项协作
工作流具有部门协作功能,方便用户将未完成的工作转到其他部门处理。
邮件管理
OA内部可点发、群发文件,并可增加若干附件(基础功能)。
该OA办公系统可以与公司内部微信公众平台绑定,通过OA系统查看、发送微信短信。
公文管理
可通过OA内部模板发布公文,在发布后经各级领导审批,无需通过纸质文档。
资产管理建议修改为仓储管理
资产统计,方便物资库管理员对库内物料、工具器材等进行查询、归类、汇总,登记入库、出库的效率会大大提高。
会议管理
查看多个会议室未来几天的预安排会议情况,避免会议冲突;可组织发起会议;生成会议缺席、决议、任务统计;
门户管理
可发布公司新闻,分类别新建文档作为通知公告发布,可添加附件;可呈现各个内部功能模块的相关信息,查看不同目录的文档,查看下属日程安排、会议执行情况、人事变动流程、最新讨论组的议题、最新的通知公告、查看公司和部门的新闻、各类应用的报表;
移动APP
APP应用,是在帮助公司把组织装入手机,通过手机实现公司内部的所有人员在任何时候任何地点都可以时时获取信息进行协同工作,全面实现所有业务应用系统移植到手机终端,一台小手机就可以装入整个公司。整个企业的移动互联将突破时空限制,从而变成24小时在线运作。
需求模块
编号
模块名称
功能描述
备注
1
信息门户模块
对OA中需要展现的数据予以个性化设计,统一展现,个人可自主调整个人工作页面
可关联其他模块信息
2
流程管理模块
提供先进得形象化表单、流程编辑器,极大降低流程管理员工作强度,全面支持个性化流程定制,因需而定;流程搭建,完全配置化,无需开发支持的接口调用,降低维护使用成本
可关联流程、文档、人事、公文模块信息
3
知识管理模块
对各类文档的收集整理、从不同维度予以管理分类,依据需要予以推送应用;员工可按自己的****惯予以收、管、用
可关联流程、文档、人事、公文模块信息
4
会议管理模块
包括会议召开提醒、会议议程议题发布、决议执行任务反馈等,可查询缺席、决议任务执行等
可关联流程、文档、人事、公文模块信息
5
组织人事模块
对公司组织结构予以树形展现,
可关联流程、文档、人事、公文模块信息
6
协助沟通模块
类似论坛功能,更精准统计各类讨论内容,便于整理、发布
可关联流程、文档、人事、公文模块信息
7
车辆管理模块
车辆使用相关的用车记录、维保提醒、故障保修记录等
可关联流程、文档、人事、公文模块信息
8
公文管理模块
公文office文档编辑、修改痕迹保留、自动印发等,可电子存档
可关联流程、文档、人事、公文模块信息
9
短信、微信模块
发送内部提醒短信、发送微信通知消息,可集成微信公众平台,通过公众号,查看OA各个应用
短信发送,需要采购短信收发设备,或申请短信平台;微信集成需要申请公众号
10
邮件集成模块
收发内外部邮件
集成mail系统使用。
11
日程管理模块
个人、部门、分部级别的日程管理,日程内部交流,
可关联流程、文档、人事、公文模块信息
12
人力资源模块
对用人、招聘、培训、上岗、辞退职等工作的全面支持,对考勤予以统一查询
与ERP功能有重复,可依据需要予以调整
13
资产管理模块
对办公资产的采购、存放、领用、报损等状态,予以记录或关联流程审批
与ERP功能有重复,可依据需要予以调整
14
权限管理
多级权限控制,针对于不同门户、文档、具体数据等多方位的权限管控,灵活权限赋予方式,便于后期运行中的维护管理,减少人员工作量。
15
手机移动办公平台
手机APP应用,与PC端数据同步,分为Android版和IOS版,支持平板电脑应用,适用于流程审批、文档查阅、通知查看、日程会议的提醒……
可实现现场故障报修、故障维修跟进,突发应急预案执行反馈,调度协调,等等
公司目前可能需要的流程:
日常工作
内部沟通
内部留言、工作请示、工作联络单、工作请示、内部签呈等
总结计划
周总结计划、月总结计划、季度总结计划、半年总结计划、年总结计划等
行政管理
通告管理
新闻审批、公告审批、通知审批、人事任命通告、政策发布通告等
日常行政
公章使用申请、公章外借申请、证照使用申请、用车申请、借款申请、车辆使用申请等
资产管理
资产领用申请、办公用品采购、资产维修记录、资产借用申请、资产调用申请、资产报废记录、IT软硬件维修申请等
会议管理
会议室使用申请、会议安排流程、会议室使用申请、会议决议审批流程等
公文管理
收文传阅、发文签审、档案归档、档案销毁、档案借阅、档案审批等
ISO体系管理
体系文件生效审批、体系文件发布审批、体系文件更改审批、体系文件失效审批等
人力资源
组织结构编制
企业文化方案报批、岗位设置/调整审批、人员调动/员工辞职报批、工作交接办理流程等
招聘管理
新进人员录用报批、入职办理流程、干部竞聘录用、试用期考核/转正申请、离职申请等
培训管理
培训计划报批、员工技能评估报批、内部培训实施等
考勤管理
加班申请、出差申请、借款申请、预算外费用申请、请假申请等
绩效考核
绩效体系/调整、绩效考核结果报批等
财务管理(费用管控)
薪酬管理
薪资规划报批、薪资发放流程、薪资调整审批等
预算管理
预算编制审批、月资金需求计划、年资金需求计划等
费用管理
借款申请、预算外费用申请、费用报销、付款申请等
接口要求
实现必要的数据接口,或集成相关系统的数据,实现企业内部数据统一,消除信息孤岛。
系统需求
MAIL系统推荐的品牌为:exchange、U-mail。(可集成到OA系统中应用)
编号
功能名称
功能描述
备注
1
收信
包括内部邮件、外部邮件
2
发信
包括内部邮件、外部邮件
3
自定义邮件夹
可编辑文件夹性质
4
公司通讯录
查询通讯录,在通讯录中发送邮件
5
安全设置
登录日志,收发删除邮件操作查询,自助转发,黑白名单,反垃圾等
6
邮件搜索
-
7
邮件分类
-
8
邮件收发查看的权限
-
9
邮件批量管理
-
10
邮件群发
-
11
邮件转发
-
12
草稿功能
-
13
附件空间
-
14
手机客户端
与PC端数据同步,分为Android版和IOS版
FTP系统需求(此部分需要建议修改为云盘管理系统软件)
FTP系统推荐的品牌为:SERV-U、homeftp、FileZilla。
编号
功能名称
功能描述
备注
1
上传、批量上传文件
-
2
下载、批量下载文件
-
3
Word、Excel、txt文件在线编辑功能
-
4
文件下载权限
根据部门类别定义文件/文件夹的读写下载权限
5
文件检索
-
6
文件共享/文件发送
-
7
文件分类功能
-
8
访问权限
-
9
数据备份
-
10
日志功能
-
11
用户管理
-
12
操作安全管理
误操作恢复、数据恢复、灾难恢复
13
生成外链功能
-
14
文件/文件夹加密功能
-
15
回收站
-
云盘管理系统
针对企业网络办公,用于代替传统的FTP工具,实现网络文档上传、下载。
以满足企事业单位内部文件在线管理、存储及备份为目的,所有的文件及数据均存储于企业内部的服务器上,没有任何的第三方接入,可以直接应用于局域网内,与外部的互联网隔离,安全性与保密性大大增强。
具有强大而简单易用的文档在线管理、协同办公、部门或虚拟团队管理、文件共享、自动定时备份等丰富功能,为企事业单位内部提供数据共享与数据安全的,保证企业内部资源的最大化利用,为企业的资源共享与数据安全提供了有效的保障。
功能能要求
支持好友,员工内部分享;部门共享,公司分享。
可以由管理员后台,细致设置每个用户权限组的功能
支持公共文件,由管理员审核,公共文件展示
支持通过消息附件形式发送文件自己好友
统一化的文件管理,低成本、私密性的文件FTP替代工具
系统需求
搭建WEB环境(phpmysqlApachePERL等),建成公司对外进行信息发布门户。
网站管理系统应采取模块化开发方式。框架易于功能扩展,可满足企业内部信息集成需求。
功能模块化:系统应含有的模块:会员、全站搜索、评论、专题、新闻心情、短消息、投票、友情链接、公告、附件管理、数据源模块、广告、采集、手机门户等模块。
模板制作:模板引擎,简单易懂的模板引擎,美工人员可独立完成模板制作及数据调用,实现程序人员和美工人员分工协作。