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(管理知识)第一章信息与
企业管理:.
《计算机在金融业中的应用》教学辅导(2)
第三章文字处理软件
一、Word2003(重点掌的文档排版和打印、表格绘制等主要功能的使用方法
握)
字符格式包括字体、字号、字形、字符间距、颜色以及各种修饰效果等,对
一个文档的不同内容使用不同的格式,可以使文档的层次分明,结构清晰,让读
读者一目了然,抓住重点。
在Word2003中,默认的字符格式是正文文字、宋体、五号字。
(1)字体
是字符和符号具有的共同外形效果。在设置字体之前,先要选中要改变字体
下拉列表框中选择一种字体。当选中的文工具栏的“字体的文字,在“格式””
本同时包括中文和英文时,如果全部设置为中文时,英文字母和符号显示的是中
文字体中的英文显示,而不会达到预期效果,这时,可以通过菜单[格式]--
字体命令分别设置中文字体和英文字体。
(2)字号
指文字的大小,使用不同的字号,可以将不同层次的文本清晰地区分开,用
户可以在“格式”工具栏的“字号”下拉列表框中选择一种字号。
(3)字形
指字符的附加属性,包括常规、加粗、倾斜、下画线,这些字形能在相同字
体、字形的段落中突出显示特定的词句。
(4)其他设置:.
从菜单栏格式---字体菜单项可以对字符格式进行更加细致的设计。
(1)段落格式
段落是文字、图形和公式等对象的集合,是一篇文档的骨架。页面边距是决
定页面中文本到页面边缘的距离,段落的缩进和对齐方式决定的段落如何适当应
页边距,调整段落格式还可以改变行间距、段落间距等。
段落对齐包括左对齐、右对齐、居中、两端对齐和分散对齐方式、使用适当
的对齐方式可以使文档更加美观。
段落对齐可以使文档中的段落层次分明,突出段落的特点,在Word中,段
落缩进有四种方式,即首行缩进、左缩进、右缩进和悬挂缩进,首行缩进指一段
文字第一行的开始位置,左缩进指段落左边的开始位置,右缩进指段落右边的结
束位置,悬挂缩进指段落中除第一行以外的其他行左边的开始位置。
行间距和段落间距
行间距是段落中行与行之间的距离,适当的行间距可以容纳行中最大的字符
和图形,WordWord默认值是单倍行间距,段落间距是相邻段落之间的距离,默
认值是0行。
分栏和首字下沉
分栏是报刊、杂志等出版物中常见的页面布局手法,当页面比较宽时,分栏
使在读者阅读时更加方便,而不会出现读错行现象,而且使页面更加灵活美观。
首字下沉是将文档中某一段落的第一个字突出显示。这样可以吸引读者的注
意力,通常也是报刊、杂志等出版物中出现。
项目符号和编号:.
项目符号和编号可以使文档结构清晰、层次分明,使相关内容醒目,使读者
易于阅读。
页面设置
在建立新文档时,除了要对文档内容进行编排、调整这外,还要进行一定的
页面设置操作,特别是在文档要打印出来的文档。页面设置主要包括页边距的设
置、纸张的设置、页面方向的设置、打印版式的设置
页码、页眉和页脚
为了便于用户阅读和快速查找,通常要在长文档中加上页眉、页脚和页码。
页码就是每篇文档的编号,页眉在文档的最上端,页脚在文档的最下端,页眉和
页脚中包含要在每页的顶部和底部重复显示的信息。
边框和底纹
边框和底纹也可以起到美化文档的作用,使文档更加立体,层次感更强,使
文档内容更加清晰。
目录是一篇文章标题及其页码的列表,利用目录可以快速找到文档中所需阅
读的位置。插入目录的前提条件是应用WordWord预定义的标题样式,这样能自
动识别各级标题,根据标题的级别和对应的页码提取出目录,选择菜单栏格式
任务窗格,在任务窗格中选择所需要的标样式和格式命令,弹出“样式和格式”
题,这是在文档编写前列出提纲的操作。
:.
中文版式是Word2003推出的专门为中文使用者设计的方便编辑文档的功能,
其中包括拼音指南、带圈字符、纵横混排、合并字符和双行合一的功能。
拼音指南
在阅读文章时,如果遇到不清楚某些汉字的拼音时,可以使用拼音指南来得
到其拼音,同时可以在这些汉字上添注拼音。
先选定需要拼音指南的汉字,然后选择菜单栏中的格式中文版式拼音指南
命令,弹出“拼音指南”对话框。
带圈字符
有些时候为了强调某些字符或美化文档,可以使用Word2003中提供的“带
圈字符”功能。
先选定需要带圈字符的文字,然后选择菜单栏中的格式中文版式带圈字符
命令,弹出带圈字符。
纵横混排
在文档排版时,有时需要对文字时行纵向排列,这与竖排文档不同,是直接
将横向字符向右旋转90度。
先选定需要纵横混排的文字,然后选择菜单栏中的格式中文版式纵横混排
命令,弹出纵横混排对话框。
合并字符
合并字符功能可以将多个字符以两行的形式显示在文档中,达到特殊的外观
效果。
先选定需要合并字符的文字。然后选择菜单栏中的格式中文版式合并字符
命令,弹出“合并字符”对话框。:.
双行合一
双行合一是将一行文字拆分为两行并且在一行表示。虽然与合并字符功能很
像,但是合并字符合并成一个整体,最多容纳6个字符,而双行合一是一行的空
间中显示两行文字,而且没有字符数限制。
先选定需要双行合一的文字,选择菜单栏中的格式中文版式双行合一命令,
弹出“双行合一”对话框。
在文档编辑过程中,为了减少设置字符或段落格式的重复操作,这时我们可
以使用“格式复制”功能,可以利用word提供的格式刷工具,将已有的格式复
制到其字符或段落中,方便用户操作。
二、Word2003(一般掌握)高效排版的使用技巧
在Word中提供了“样式”工具样式是一组格式设置命令的组合,通过样式
应用,可以很方便将一组格式应用在文档中,而不必时进行字体、字号、缩进等
独立的格式操作。
Word2003提供了四种样式:
字符样式:设置选定文字的字符格式,如字体、字号、字形等。
段落样式:设置选定段落的段落格式,如对齐、缩进、间距等,也可以
包括字符的格式
表格样式:设置表格的边框、阴影、对齐方式、字体等。
列表样式:设置列表应用的对齐方式、编号、项目符号、字体等。
:.
样式应用可以对文档中的一部分进行格式化,而模板则可以在文档编辑之前
对整个文档进行格式化,这样可以在简化文档编辑的复杂程度,使大量具有相同
格式设置或内容的文档能够快速完成,提高工作效率。
打印预览
在正式打印之前,用户应该对打印效果预览一下并调整不足之处,以免造成
不可挽回的错误,这样可以大节省时间和打印成本。同时,在编辑文档的时候可
以通过进入打印预览视图,查看版面情况以便及时进行调整。
三、其他常用的文字处理软件(了解)
目前文字处理软件已广泛地被用于各个领域的事务处理中,成为办公自动化
的重要手段,常用的文字处理软件有:
Word
金山文字处理软件(WPS)
UltraEdit-32
第四章电子表格处理软件
一、Excel2003(重点掌握)中工作簿的创建、编辑
启动Excel时,会自动创建一个工作簿。在编辑的过程中,有以下几中方法
创建新的工作簿:
新建命令使用菜单。选择菜单中的文件
单击常用工具栏中的“新建”按钮即可新建一下工作簿
Ctrl+N组合键。使用快捷键:.
在工作表中输入数值
默认格式
在单元格中默认右对齐;数值格式默认常规,其数字长度为11位,超过单元
号填满单元格表示宽度不够,格目前宽度时,自动以科学记数形式表示或用“#”
但实际输入的数字仍然存在
输入正数
数字前有或没有加号都可以
输入负数
数字前加负号或将数字置于括号内
输入分数
先键入一个数字0和一个空格,再键入分数
输入有分节符的数字
可以在输入数中带有逗号作为数字分节符
输入货币
允许输入人民币和美元符号
输入百分数
输入的数字以百分号结束,该单元格将采用百分号格式
输入科学计数法表示的数
的指数;当输入的数字位数超过允许用科学记数法表示数,用Ee10或代表
单元格宽度时,用科学记数法表示。
输入日期和时间:.
可以用多种输入一个日期,但显示格式取决于单元格所设定的日期格式
在工作表中输入文本
默认格式
单元格中已输入的文本内容自动沿单元格左侧对齐,一个单元格中最多可输
入32000个字符
输入数字型的文本
把数字作为文本看待,输入时应在前面加上单引号或者先输入等号,然后在
数字前后各加上双撇号
输入硬回车
在单元格中按Alt+Enter输入硬回车
在工作表中输入特殊字符
可以通过软键盘来进行13种特殊字符的输入
二、Excel2003(重点掌握)中运用公式和函数进行数据统计分析的使用方法
公式
公式是由一串数值、单元格、函数及运算符等组成的表达式,公式以等号开
始,即“=运算数和运算符的组合”,其中运算数可以是常数、单元格引用、单
元格和工作表函数等。
可以通过公式复制的方法来完成公式的输入,若公式对单元格的引用为“相
对引用”,在进行公式复制的时候,Excel会自动进行引用的换位。
函数
与公式有些相似,都可以用于计算。函数是系统预设好的公式。
数据统计和分析:.
数据清单
数据清单是一种特殊的工作表,它包含了有关数据的一系列工作表数据行。
当我们对工作的数据进行排序、分类汇总等操作时,把数据清单看作一下数据库。
数据清单中的行被当成数据库中的记录。数据清单中的列被看作对应数据库字段。
在创建数据清单时首先完成数据清单的结构设计,然后在工作表中建立数据
清单。具体步骤为:
在工作表中依次输入各个字段
在输入的各个字段中输入相应的数据,可以直接输入,也可以通过数据
记录单命令进行录入,使用该命令时,会弹出数据清单对应的记录单,
单击新建按钮,出现空白的字段,在相应的字段中输入新的数据,完成
数据键入后,按Enter键,继续添加记录
添加完所有记录内容,单击关闭按钮,结束数据输入。
记录筛选和排序
筛选是查找和处理数据清单中数据子集的快捷方法。Excel2003提供了两种
筛选清单的命令:自动筛选和高级筛选。使用自动筛选器是筛选数据列表中极其
简便的方法,而使用高级筛选器则可规定很复杂的筛选条件。
自动筛选
操作的步骤为:
单击数据列表中的任意一个单元格
选择数据—筛选—自动筛选命令,此时在每个字段名的右边都会有一个下拉
箭头。
单击显示器右边的下拉箭头,出现一个列表:.
如果要进行单一筛选,请对照教材P150页的操作
高级筛选
使用高级筛选可以对工作表和数据清单进行更复杂的筛选操作。要进行高级
筛选,必须首先建立一个条件区域,条件区域用来指定筛选的数据必须满足的条
件。在条件区域的首行中包含作为筛选条件的字段名,条件区域的字段名下面必
须有一下空行,用来输入筛选条件,此外,建立的条件区域要与数据区域之间空
出至少一行的距离,确保二者是分开的。
在建立好条件区域之后,在数据清单上单击任意单元格,选择数据—筛选
—高级筛选命令,此时弹出“高级筛选”对话框。
记录排序
所谓排序即按照指定的顺序重新排列工作表的行。排序的方法如下:
(1)按一列排序。
(2)按多列排序
三、Excel2003(一般掌握)中的内置函数
类,其名称和功能如下表所示:Excel20039提供了几百个内置函数,一共有
分类功能简介
数据库函数分析数据清单中的数值是否符合特定条件
日期与时间函数在公式中分析、处理日期和时间值
信息函数确定存储在单元格中数据的类型
财务函数进行一般的财务计算
逻辑函数进行逻辑判断或者复合检查
统计函数对数据区域进行统计分析:.
查找和引用函数在数据清单中查找特定数据或者查找一个单元格引用
文本函数在公式中处理字符串
数学和三角函数进行数学计算
第五章办公自动化
NOTES的系统管理和安全管理机制
Notes是一个集通信处理、文档存储和丰富的应用开发环境于一体的软件,
支持在各种不同的计算平台和包括Internet在内的各种网络之间共享各种类型
的数据。
NOTES的系统管理
用户管理
系统日常管理的重要组成部分,主要包括以下几个方面的内容:用户是NOTES
用户注册管理、系统访问权限管理、系统资源管理、用户移动管理和用户注销管
理。
群组管理
用户组是一些用户的集合。将经常使用并具有相同特征的用户定义为一个用
户组,可为管理授权和发送邮件提供方便。
服务器管理
每个网络载的拒绝访问群组必须出现在该域内的任何一个服务器文档的“不
可访问服务器”字段中,这样就可以保证只有授权的用户才可以访问服务器。
服务器管理员的名字全称必须放在本地管理员组中,本地管理员级组名必须
字段中,以使本地管理员可以进行日常管理操作。出现在服务器文档的“管理员”:.
此外,管理员可以根据不同地点的不同需要,对每一个服务器分别设置执行
控制表(ECL)。
工作站管理
工作站是访问服务器的主要途径,工作站的安全同样不能忽视。
公共通信录管理
公共通信录是NOTES系统中的核心数据库。其中记录了整个域内所有用户信
息,服务器信息、服务器的配置信息、服务器之间的连接关系、NOTES域和命名
网络信息、群组信息、场所信息、验证信息、程序、资源等。
ID文件的管理
文件密切联系,因此,对各类标识符文NOTESID系统的访问和安全控制都与
件必须严格管理。主要以下几种标识符文件:
验证者ID文件的管理
服务器ID文件的管理
用户ID文件的管理
NOTES安全性
安全性对于群件系统的是至关重要的,没有安全保障的系统是潜在的威胁,
完全不可取。
安全性通常包含服务器的访问控制、数据库的访问控制、数据的访问控制三
个方面的含义。NOTESNOTES的安全机制分成物理安全性、网络安全性与安全性
三个部分。其中数据库的访问控制与数据的访问控制是由NOTES安全性控制的,
而服务器的访问控制同时还包含了物理安全性与网络安全性管理
物理安全性:.
系统中的服务器存储的办公信息。NOTES能够控制本地安全性,即使直接接
触到了服务器,非法使用者也未必能够访问到系统内的数据库与数据
网络安全性
网络安全性通过网络软件和协议控制对服务器的网络访问。邮件群件系统用
协议构建,而该协议本身的安全性控制是很弱的。因此,要和其分两种安TCP/IP
全性控制相结合。