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医疗器械管理系统操作手册
医疗器械管理系统操作手册
目录
帐套建立...........................................2
基础资料……………………………………………………….5
部门建立………………………………………………….5
仓库建立……………………………………………….….5
客户厂家资料建立………………………………………..5
员工建立…………………………………………………..6
货品资料建立………………………………………..…..7
密码权限设置……………………………………….…….8
采购管理……………………………………………………….9
收货单………………………………………………………9
收货验收单………………………………………………..9
进货入库单……………………………………………….11
销货管理………………………………………………….….12
销货单…………………………………………………….12
药监资料管理(数据上报)……………………………….12
数据维护…………………………………………………….13
一、帐套建立
当您开始使用本系统时,您首先要做的是根据您企业的实际情况开设一个适合的帐套,并进行相应的初始化,即输入与您公司有关的信息与资料,以便今后在系统操作过程中进行调用。
新建帐套时,您可以在“系统帐套选择”界面(如图)中点击[新建]按钮来创建新的帐套
在点击[新建]按钮之后,系统打开新建帐套操作功能,您只要按照要求输入必要的帐套信息就可以了。新建帐套共分五个步骤,您必须按照系统规定的顺序依次进行每一步骤的操作,输入或选择必要的信息后按[下一步]按钮进行下面的操作即可,如果发现上一步骤输入有误,可以点击[上一步]返回上个操作界面,重新进行操作即可,直至每个步骤均按照要求操作完毕才可以建立您所需的帐套。
第一步:公司信息(如图):
您需要在此设置与之相关的信息与内容:
公司代号:每个帐套都需有自己的文件名,在这里称之为公司内部代号,请您在“公司代号”框中输入该帐套的代号,该代号为八个字节长度,可以由字母、数字组成,必填项;
初始用户代号:在用户代号栏中输入用户代号,这是系统的超级用户,必填项;
帐套名称:一般填入公司名称,必填项;
公司类型:选择企业所属类型,必选项。
第二步:帐套类型的设置(此设置帐套类型所对应的内部唯一编码)如下图:
第三步:开帐日期、表单字段长度/精度、系统版本类型设置
第四步:新建(帐套)数据库的设置
第五步:数据复制及帐套数据库建立
点击【完成】按钮,系统弹出“成功的创建数据库,关闭该程序,请重新启动此程序!”信息,点击确定,完成帐套的建立。
注意:1、新建帐套时输入的公司基本信息资料,除公司代号外,其它信息均可在【基础资料】菜单中的【公司基本资料】中进行修改
2、新建完一个帐套后,请做一次【表结构更新】,参考【数据维护】
二、基础资料
1、部门建立:【基础资料】 ----【部门代号建立】,如图:
本系统会默认一个上级部门(代号为0000),一般情况下,这将是你公司的最高权力部门,当然,你可以根据具体情况重新设置你的最高权力部门(必输项);
操作:【新增】:添加新部门;【存盘】:保存添加的部门;【关闭】:退出部门建立。
2、仓库建立:【基础资料】 ----【仓库代号建立】,如图:
仓位代号建档主要是对所有仓库基本信息录入以及各仓库所对应的部门进行关联设置
操作:【新增】:添加新仓库;【存盘】:保存添加的仓库;【关闭】:退出仓库建立。
3、客户厂家资料建立:【基础资料】 ----【客户厂家资料建立】,如图:
代号:给您的客户或厂商编号,便于统一管理,不能重复,必填项;
全名称:客户或厂商的名称,必须是全称,必填项;
客户类别:主要分三大类:客户、厂家/供应商、客户/厂家/供应商,必选项;
所在辖区(分省市县三级):客户或供应商所在辖区,必选项;
许可证号:客户或供应商许可证号,必填项;
企业类型:分为七大类:批发企业、生产企业、零售企业、医疗机构、农村药店、农村诊所、乡镇卫生院,必选项。
操作:【新增】:添加新的客户供应商资料;【速查】:按条件进行查询,默认为全部;【存盘】:保存添加的资料;【关闭】:退出客户厂家资料建立。
4、员工建立:【基础资料】 ----【员工代号建立】,如图:
方便对您公司的员工进行管理,如查询员工人事档案、计算员工工资、分折员工信息、业务处理中调用员工信息等
员工代号与员工名称为必填项,员工代号由数字组成。
操作:【新增】:添加新员工;【存盘】:保存添加的资料;【关闭】:退出员工代号建立。
5、货品资料建立:【基础资料】 ----【货品资料建立】,如图:
功能大类:大类对各类货品予以分门别类(如一类器械、二类器械、三类器械);必填项;
功能小类:小类则是对货品大类进行更细的分类,便于对货品的明细管理;
管理分类:根据器械管理分类要求,可分类:一类器械、二类器械、三类器械,必填项;
货品代号:货品在系统中的唯一编号,可自动生成,可人工输入,在【属性】设置中对(货品编号产生方式)进行相关设置,必输项;
商品名称:货品的中文名(完整的全称),必填项;
货品规格:器械产品的规格型号(完整规格型号),必填项;
生产商:指货品的生产制造商(生产商的全称),必填项;
主单位:指的是货品的最小计量单位,必填项;
注册证号:【其它设置二】,器械产品的注册证号(完整证号),必填项;
*注:在第一次添加货品资料时,需对功能大类/小类/管理分类进行编辑,如图:
6、密码权限设置:【基础资料】 ----【密码权限设置】,如图:
针对不同的用户给予不同的权限,超级用户才有此设置权限,可在此进行新增用户、修改已存在的用户权限、删除用户以及查询用户权限等操作。
左框为信息结构显示,功能同Windows资源管理器类似,系统八大功能显示(采购管理、销售管理、库存管理、应收/应付款、基础资料、
检验检测管理、质量管理、系统),右框中对应显示程序名称与各操作说明,在程序名称对应的操作说明下鼠标双击,“Y”表示有此权限,相反则没有。
说明:系统安装后,新建第一个帐套时的第一个用户为超级用户,拥有所有权限,可通过密码权限控制新增用户,对现在用户进行查询、修改,如果某用户在业务操作过程中,某菜单或者是某按钮为灰色不可用状态,则说明此用户没有此项权限,不能对此进行操作。
三、采购管理
1、收货单:【采购管理】 ----【收货单】,如图:
“收货单”是供应商给本企业所供应的药品运送到本企业时所填写的单据,如收货时发现有质量问题的药品可填写“收货退回单”进行退货处理,收货不影响库存。
操作:【新增】:添加收货单;【存盘】:保存添加的资料;【关闭】:退出收货单。
注意:只有当审核人员审核后,此单才生效,提示信息(红色):此单已审。
收货验收单:【采购管理】 ----【收货验收单】,如图:
1)验收员对单据中的货品进行验收:(通过起止日期对单据进行过滤)
操作:在单据明细表中,选择要验收的货品,点击鼠标右键---收货记录验收
点击“确认”。依此操作,验收完毕。
2)质量负责人对验收货品进行复核:
操作:在验收货品明细表中,选择要复核的货品,点击鼠标右键---收货记录复核
复核结论:验收属实,点击“确认”。依此操作,复核完毕。
3)整单验收完毕:
操作:选择相应单号,点击鼠标右键---整单验收完毕。
整单验收完毕后,数据转入单据验收历史表。
进货入库单:【采购管理】 ----【进货入库单】,如图:
“进货入库单”是本企业对器械产品进行验收合格之后进行入库,影响库存增加。入库后器械产品由于某些原因需退货,需填写“进货退回单”,影响库存减少。
操作方法:
1)通过手工方式一条一条进行录入;
2)通过调入“原始单号”(适合已做收货单或验收单)如图:
注意:只有当审核人员审核后,此单才生效,提示信息(红色):此单已审,已入库。
四、销货管理
1、销货单:【销货管理】 ----【销货单】,如图:
“销货单”是登记销售器械产品的记录,此单据保存-审核后发生应收款项业务,库存减少。
操作:【新增】:增加新的销售单;【存盘】:保存添加的资料;【属性】:对销售单进行相关功能设置;【关闭】:退出销货单。
五、药监资料管理(数据上报)
药监资料管理:【质量管理】 ----【药监资料管理】,如图:
上报数据默认为:进货单、进货退回单、销货单、销货退回单
默认上报交易数据时间为:昨日,比如:今天是:2009-05-06,那么默认起止时间为:2009-05-05到2009-05-05
上报方式:1)手工上报2)自动上报3)自动定时上报
1)手工上报:无需设置直接点“生成”,上报文件自动生成在指定路径,将生成的文件拷贝到U盘中,再将U盘插入能上互联网的机器中,上报。
提示:请购买具有写保护功能U盘,可以100%防止病毒。
2)自动上报:设置好用户和密码(由省局信息中心提供),点击“发送”
3)自动定时上报:设置好用户和密码、勾选定时上报,调整上报时间,程序将自动在设置好的时间进行上报,无需人工干预。
*注意:1)自动上报或自动定时上报,必须已拔号上网为前提,否则无法自动上报。
2)为有效预防病毒,请在上网电脑上安装正版杀毒软件(每日更新、每周进行至少2次以上全盘杀毒),安装防止木马流氓软件(建议:360安全卫士),对操作系统即时进行补丁更新。若因病毒等原因导致系统或数据出现问题,概不负责。
六、数据维护
数据维护:【基础资料】 ----【数据维护】,如图:
对您的档案进行各种不同方式的管理,譬如当您想丢弃某份档案时可选择清空;经常做备份的动作,使您有备无患;正因为您有备无患,故电脑出了问题您也不会因此而大伤脑筋,因数据库维护将永远维护您宝贵的资料。
数据维护分为:表结构更新、数据备份、数据恢复、编码替换、数据清空五大功能。
表结构更新:当我们的系统进行版本升级时,需进行程序结构的更新,即我们平常所说的刷新帐套;结构更新是不会影响你原有的数据,但为了保证数据的安全性,系统还是建议您在进行结构更新之前,通过【数据库备份】把数据保存一份,然后再进行结构的更新的动作;若更新后数据确实有问题,我们还有补救的方法,就是通过【数据库恢复】,把原来的数据回存过来,左下角“更新成功显示提示信息”指系统在更新结构的过程中的信息提示,打上“√”,表示需显示提示信息,否则,则不显示;
操作:通过左移右移按钮把需更新的数据从左框移至右框中→单击【执行】按钮或F8键执行该操作
数据备份:就是将您保贵的资料多留存一份,以备不时之需
操作:1)选取您要备份的资料,此页面有两个选项(1、全部资料备份2、备份帐套资料)
2)将要备份的数据从左框中移至右框,最后用鼠标点击【执行】按钮或直接在键盘上敲F8键,系统自动执行备份的功能,备份完毕后,系统会给予提示信息“OK操作备份完成!”,这时证明数据库的备份已经完成了。
3、数据恢复:指从您指定备份目录或者是备份硬盘中,将您原先备份的数据回存至您所指定的公司帐套中。
操作:1)选择需进行数据恢复的数据保存路径;
2)恢复数据表同名选择(根据您的要求选择其中的一项);
3)用鼠标点击【执行】按钮或直接在键盘上敲F8键;
4)系统提示数据恢复成功。
4、编码替换:在本系统中基础资料的代号管理是非常重要的,若您在使用过程中想更改其代号,但由于代号是关键字,并不能进行修改,只能删除,但该代号已经发生业务,故系统不让删除,在这里系统提供了一个简便的处理方法,就是资料替换,代号/批号替换可在此进行操作。
操作:1、在“需编码替换选择方式”按下拉按钮,选择需进行替换的编码所归属的基础资料类;
2、在“原代号”框中单击编辑框右边的按钮或F9键查询需替换的基础资料类编码;
3、再在“新编码”框中输入对应编码的新编码;
4、最后用鼠标点击【执行】按钮或直接在键盘上敲F8键,弹出提示信息框,选择【是】,则替换,选择【否】,则不替换。
5、数据清空:就是将您已确定遗弃的这份档案,在需要将它全部删除或者选择性的删除所用的功能;
操作:1)通过左移右移按钮从左框将遗弃的数据表移至右框;
2)用鼠标点击【执行】按钮或直接在键盘上敲F8键执行该操作。