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财务部单据流程标准
第七十六条进仓单
1、进仓单亦称入库单、入仓单。全部物资、物员、选购材料等进仓,均需填写进仓单。本单一式四联,由仓管员凭供给商送货单、选购合同、请购单或经审批的选购规划据实填写与验收。
2、四联单安排:第一联为仓库存根并记账;其次联为财务记账入账;第三联为结算联;第四联为选购留存与财务对账。
3、品质部应同时出示质检报告,与仓库、选购三方同时签字,方可入库,否则判定为待检区存放,不能入库、不能发货出库。
4、附:进仓单流程图:
选购部供应:
①实物进仓
②送货单
③选购合同
④请购单或选购规划
⑤货物发票
⑥货物发票
选购员跟进:
①其次、三、四联进仓单交财务复核,选购留存第四联
②凭送货单及选购发票等制现金物料报销单
③选购留存第四联
仓库凭单验收入库:
①填写四联进仓单、验收报告
②四联进仓单必需选购员、质检员、仓管员同时签字
③仓库留存第一联存根联
财务部跟进:
①凭其次联进仓单及送货单、发票等填制记账凭证
②凭第三联进仓单结算
仓库与财务结账:
①仓库与选购核实当月选购与收发存汇总表全都,交财务部
②财务部凭收发存汇总表及入库汇总表与财务帐核对
选购与财务对账:
①月结供给商当月选购量对账
②月结供给商购货发票对账与签收
③应付账款余额对账
④付账规划核定
第七十七条产成品(半成品)入库单:
1、成品(半成品)入库,全部让售、销售、加工料销售等产成品(半成品)均需填写本入库单。本单一式四联,由仓管员依据生产部产成品加工入库单填写:第一联为仓库
存根联;其次联为财务记账联;第三联为仓库仓管结账联(月终交财务);第四联为生产部对账联。
2、产成品(半成品)入库单流程图:
生产部填写原产成品入库单一式二联,与仓管员共同签字,各留一联
财务部凭入库单、本钱计算及发出商品,留存其次联
仓库依据生产部入库单填写一式四联入库,同时留存第一联存根
仓库月终计算产成品(半成品)原材料数入账,与财务部结账,报财务部第三联
生产部依据原填写入库单一式二联单,同时留存第四联对账联
3、出仓单:
1、出仓单,含产成品(半成品)、加工料、废次品等。除消耗领料单外的销售让售,均需填写出仓单。本单一式六联,由营业部(业务组)凭销售合同(协议)、销售规划、客户通知等填写。对发生质量退货或重开出仓单的由业务部重新开具红字出仓单,经质检等部门确认,各方冲账。详见前述第五十六条第4项规定,流程同下出仓单流程图。
2、联单安排:
①营业部存根记账;②收货单位随货同行,(客户入账);
③财务结算收款(交客户);④财务记账(应收账款或发出商品);
⑤财务备查(出厂放行);⑥放行条转财务对账备查,仓库记账与留财务、营业部对账。
3、出仓单流程图:
财务结算收款交客户第三联
营业部开单记账,留存第一联
司机或客户提货随货同行,留存其次联
财务备查出厂放行转财务对账,留存第五联
财务记账应收款或发出商品,留存第四联
仓库发货记曲与财务对账留存第六联
第七十八条领料单:
1、领料单,即仓库全部物料出仓,均应填写领料单。本单一式三联,由领料部门填写,第一联存根领料部门留存,其次联财务留存记账与仓库结账,第三联仓管记账留存。
2、领料单流程图:
仓库记账输单留存第三联,与财务结账
财务月终结账与仓库对账,财务留存其次联,凭单做材料安排消耗表
领料部门填写、留存第一联,作对账领料掌握
第七十九条客户对账\记账:
发出对账单寄挂号信监视当日已确认对账单,收回状况(月结单)对账不清晰账款不符的,扣除业务经理工资应收账依据出仓单分别作账务处理:
①已开票作销售账
②未开票作发出商品
③款到未开票作预收账款
应收账与客户对账:
①应收账余额
②发出商品账
③预收账款账(抵减)
④月结单
①应收账款余额=应收账款余额+发出商品余额(抵减应收账款)-预收账款余额
即客户账款余额=发出商品金额-缴款单余额
②月结单余额=期初余额+本期发货金额-本期回款额=期末余额
第八十条缴款及收据的使用流程:
由业务组在财务部统一领用,缴款单。
业务组收到客户的货款开具一式三联收据,把其次联(客户联)交客户,以便确认已收款项。
业务组把收到的款项连同收据第三联交司机带回公司营业部,以确认款项,并保存收据备查核对
再由营业部核对此笔货款是在哪家公司下单}然后打出缴款单。
司机将营业部打出的缴款单连同货款一齐交出纳处,出纳依据缴款单作收款处理。
出纳核对无误后,在缴款单上签字确认,司机把已确认的缴款单第一联交回营业部存查,作月结依据。
业务组(门市)把用完的收据整本(存根联)交财务部核销,如有作废应一式三联连同核销。
第八十一条应收账单流程:
1、缴款单:
①由当天将收款明细输入电脑、汇总,回传给业务组;
②期票、外币等,由各公司销售会计从登记簿与缴款人交接,到期后才开具缴纳单;
③区分为A、B公司于当日4点交应收账会计;
④送货单及作废单,必需在当日全部交财务部;
⑤全部信件,业务组在当日回复财务部,当月报表当月确认回传财务部存查。
2、缴款单一式四联流程:
应收账会计留存其次联并制证主管会计复核
出纳员签名核实
营业部留存第一联(双方签字)
出纳员凭会计凭证及本单入账,交第三联应收账备查
缴款人留存第四联(司机带回外办处)
3、业务组对账:
月终在数据库打印对账、核对送货单当日交由应收账会计营业部打印送货单、业务经理签名确认月报表、报财务部否则扣除工资、向业务组发生销售月报表账龄分析表、以传真形式与业务文员核对当月发生销售
第八十二条费用报销流程:
费用报销凭《支付证明单》及《费用报销单》核报,指无实物形态的。如需办理入库(入仓)手续的,财务另填写《物料报销单》,其附件有购货发票送货单、请购单或选购规划。自制原始凭证等。主要流程:
3、报销流程:
财务主管会计复核收集、整理报财务经理审核。(当日完成转出)
财务文秘收齐单据
统一报总经理审批。
(次日完成转出)
经办人填写,该部门主管签字,报财务部附单据及发票等。(当日完成转出)
总经办文秘收齐单据统一报董事长核批。(次日完成转出)
总经办文秘转财务部各主管会计制证入账,按借贷方制度规定办理。(收单即日办理)
各主管会计转出纳复核并付款,(收单即日完成)首尾三天内完成全部流程
4、全公司均采纳三级审批制度\权限:
基层部门、报销部门经理或主管初批复核
财务经理、主管会计复核(中级)审批完毕转呈
总经理或董事长(高级)核批签署意见。
中间环节由各自文
秘转发财务部与执行
3、费用报销实行限时审批制:为保证审批环节的运作效率,全部的费用报销单据应当对应于下周的二、五于上述各环节完成相应的审批工作
第八十三条物料报销单流程:
物料报销单,指有实物形态的应办理入库(入仓)手续的物料需填报的单据,其附件有购货发票、送货单(对账单)、入库(入仓)单、请购单或选购规划审批表等。主要流程:
1、物料报销流程:
经办人签写,该部门主管签字,附购货发票、送货单(对账单)、入库单、请购或选购规划审批表(特批表)报财务部。(当日完成)
财务主管会计复核、整理报财务经理核批。(次日转出)
财务文秘员收齐单据统一报总经理核批。(次日完成转出)
总经办文秘收齐单据统一报董事长核准。(次日完成转出)
总经办文秘转出财务各主管会计制证入账,按借贷方制度规定办理。(即日完成)
各主管会计转出纳员复核并付款入账,当即完成。(首尾三天内完成全部流程)
2、总经理或董事长每月审批选购规划表,核批实际发生业务,财务部财务经理据此监控执行。
3、无选购规划审批表(非规划),按原请购单审批程序办理,但请购单更改为(特批表)原则上特批金额不应超过规划的10%。
4、选购规划审批表,由选购部每月25日前报财务部复核27日报总经办29日前报董事长30日前由总经办文秘转发用料部门、物控(仓管)、财务部、选购部等备查执行。
5、选购规划审批程序:
选购部制定具体选购规划表(23日前完成)
市场价风格查小组,由技术、生产、总办、财务等部门组成,价格确认,按上述程序审批(25日前完成)
财务部文秘员转财务经理审核批(27日前完成)
总经办文秘员转发《选购价格确认表》各部门(仓管)执行
总经办文秘员转董事长审批核准(30日完成并回转)
财务文秘员交总经办审批并修正,(29日前完成)
6、加强原始凭证票据治理:
原始凭证审核章经办人、验收人、复核人、审批人签字
原始凭证分割章注明原始凭证日期、凭证号、主管会计、经办人签字
仓管入库(进仓)单、出库(领料)单填报,《收发结存月报表》账账、账表、账实三相符,每季度常规盘点,每半年\年终定期盘点,最高\最低储存量呈报掌握等,财务部是整个票(单)据流程及印章治理的监控部门。
物业经理人:.