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倒签合同倒签合同是指合作双方在合同签订生效之前已经开头实际履行合同工程合作,而在合同履行过程中或在合同履行完毕后补签合同的现象。尽管在某些状况下,双方当事人依据诚恳守信的原则实施相关合作事项,并未因倒签合同给双方当事人的利益造成损害,但倒签合同不仅与目前企业内掌握度中关于风险防范的目标相悖,也不符合企业治理制度的要求,同时还存在较大的法律风险和经营治理风险,在实践中应当掌握和避开倒签合同。
一、倒签合同的风险类别
倒签合同存在的风险,主要有以下几个方面:
〔一〕存在肯定的法律风险。对于合同签订前的履行过程,由于存在较大的不确定因素,双方的权利义务不明确、法律责任界定不清,简洁产生法律纠纷,而一旦产生纠纷后由于证据难以取得,解决起来又比较困难,合同的事前掌握作用无法表达,存在较大的法律风险。如在施工合同中,存在发生重大安全责任事故或工程量变更等可能性,缺少合法有效的合同作为依据,争议将难以顺当解决。对于选购合同,可能由于标的设备的市场价格浮动或运输损失风险而发生争议,又无法出具相关合同证明,如适用合同履行地或货物交接时的市场价格,
可能因市场价格浮动变化较大,导致企业经营付出更高的本钱,损害企业的经济利益。
〔二〕存在肯定的治理风险。补签合同违反公司的合同治理规定,导致合同治理质量及效率的下降,扰乱企业正常的治理秩序。如补签合同使合同的生效时间迟于合同履行,但其他条款内容与正常签订的合同全都,导致合同的生效日期、履行期限及有效期限等有关期限规定产生规律上的冲突和混乱〔如合同商定自签字盖章之日起生效,而实际生效前,合同已经履行完毕等〕,同时也可能使合同的交货、验收、付款的时间及条件消灭前后冲突的状况等,这些问题都给合同的治理及履行带来了不良影响。
〔三〕存在企业内控审计风险。公司在根本治理制度和内控治理流程中明确规定了工程治理流程以及合同的起草、审批、签订、履行等治理环节和流程,规定了合同治理相关部门的职责和治理权限。倒签合同无论是否给公司造成实际的
危害后果,都违反了公司内控治理制度和流程,导致内掌握度的执行偏差或发生漏洞,应当避开发生。
〔四〕存在财务信息失真风险。假设不签订书面合同,则会影响财务部门的准时入账治理,在财务部门的本钱、应付账款、资产负债表
等会计报表上无法照实显示工程相关的费用列支状况,导致会计信息无法真实反映企业的经营状况和本钱状况,形成企业会计信息失真,简洁引发本钱失控、决策失误等经营风险。
二、倒签合同的缘由分析
倒签合同大局部产生于与企业日常生产经营亲热相关的工程,而合同承办部门对合同治理的生疏存在误区,突击实施工程治理,企业内部治理疏漏,投资打算安排滞后,合同审批时限延迟等是发生倒签合同的主要缘由。
〔一〕合同承办部门人员对合同的目的和意义生疏存在误区,导致合同起草不标准、送审资料不完备、审批不准时。〔一〕主观上的
。有的承办单位没有充分生疏到合同的严峻性,不重视合同立项履行过程中相关审批程序的执行,仅把合同的签订及审批作为履行结算手续、对外付款的条件,往往在工程实施完毕后,进入履行付款手续时才想到签订合同,从而导致倒签合同现象的发生。一些车辆修理合同、零星选购合同、基建零星修理等零碎工程,因预见性、可控性差,合同发生的次数多、金额小,合同承办部门认为每发生一笔业务就办理合同审批会很繁琐,往往承受先履行、再集中签署合同的方法。〔二〕主观上的恶意躲避。个别单位为了躲避相关部门的监视和治理,先实施履行行为,再签订合同。如先供货后签合同、先施工后签合同,形
成既成事实性合同;或为了年内把单位预算资金打算消化掉,虚列工程,签订虚假合同,套取现金,形成单位的“小金库”。
〔二〕合作工程的不行推测性、紧急性、偶发性,导致实施前来不及签订合同。一些应急工程时间紧迫,业务紧急,在大事发生的第一时间就必需马上做出反响,实行应对措施,假设办完审批手续再实施,势必贻误时机,给生产经营带来不必要的经济损失或安全隐患,因此,这些应急工程实行“特事特办”或突击实施的方
式,在业务完成后才通过合同对各方当事人的权利义务进展商定,消灭了先实施后补签合同的现象。
〔三〕企业内部治理疏漏缘由,导致合同起草、审批、签订等环节延迟。有些合同工程由于企业内部业务治理松懈,没有依据内掌握度流程的要求处理,未经调研、立项、设计、审批、施工、监理、验收等正常程序,导致合同延迟签订,影响了工程的正常实施进度。依据合同治理方法规定,合同一旦订立,双方就要严格依据合同的商定履行,假设发生变更,就要签订补充协议,并履行相关审批手续,而有的单位因事前预备工作不细致不严谨,在工程实施过程中边实施边变更设计方案,为了躲避补签合同及办理相关审批手续,就往往实行工程实施完毕后再签合同的方式。
〔四〕经营生产的连续性与资金打算下达的滞后不匹配,导致合同无法准时确定。由于企业加快业务经营进展的需要,为了抢时间、争速度,早建设早见成效,很多建设工程往往需要提前开工建设。而工程打算一般在年初下达,而实际工程在上一年度的年底已经开头施工,造成整个工程以及配套投资工程合同的补签。同时,由于年初的打算满足不了生产经营的实际需要,也会消灭一些没有投资打算而又必需实施的工程。因此,即使已开工建设或已完成验收的工程,也只能待投资打算正式下达后再办理立项手续并签订合同,从而造成投资工程合同倒签。
〔五〕合同审批时限较长,导致合同定稿签订延迟。一份合同从产生意向到最终结算,一般需要履行打算申报、资质审查办理准入证件、工程论证、招投标及工程谈判、立项审批、实施过程管控、结算等诸多手续,合同审批涉及部门较多、送审材料要求较高,假设承办人员业务不生疏,在合同立项及签批过程中由于任何一个环节的滞后,都会导致整个合同立项审批程序被延误,合同的倒签也就在所难免。
三、防范合同倒签行为的措施建议
合同治理工作是内掌握度执行过程中不行或缺的环节,对合同实行全过程掌握和治理,也是标准治理、严格执行内掌握度的必定选择。合同治理应成为防范及降低企业经营风险的“守门员”,而不是消灭
法律纠纷时才冲锋陷阵的“消防员”。如何避开合同倒签,全面落实内掌握度成为合同治理工作一个无法回避的现实问题。建议从以下五个方面入手进展防范。
〔一〕加强合同治理业务培训。加大对各子公司、各部门负责人、合同治理人员和经办人员的培训力度,使其增加依法经营治理意识和重合同守信用意识,充分生疏到标准签订合同对于防范经济纠纷发生、保护企业合法权益的重要性,生疏合同法律学问、企业合同治理制度流程和相关工作要求,娴熟把握合同治理操作实务,进一步提高合同治理的质量和效率。
〔二〕严格执行内掌握度和合同治理制度。内掌握度标准了经营治理过程中的诸多环节,是标准治理、防范风险的重要手段;合同治理制度是合同治理操作环节中应遵循的根本制度,两者是相互支撑的制度体系,缺一不行。在工程实施之前,务必依据内掌握度和合同治理要求,依照工程治理程序,充分做好各项事前预备工作,标准签订相关合同。
〔三〕区分工程分类办理合同。
针对工程打算安排、工程审批程序等特点,依据生产经营的实际,把合同工程划分为重大工程、常规性工程、应急性工程、零碎性工程。
重大工程是指企业依据生产经营需要,对超出各子公司授权权限的投资金额较大、涉及层面较多、影响范围较广,必需依据重大工程治理程序实施治理的工程,如重大投资、选购、战略合作工程;常规性工程是指依据企业年度、季度或月度常规下达打算实施的工程,如维护类工程;应急性工程,指在生产经营过程中不行推测的、须做出准时反响的突发性大事,如特别物资选购类工程;零碎性工程是指企业生产经营工作实际中常常发生的较小金额工程和一些零碎工程,如小型维护工程设计、施工类、选购类工程。从风险评估的角度动身,应针对不同工程的性质和状况对合同治理分别实行相应的措施,合理调整优化工程治理流程和要求,尽量避开倒签合同的状况发生。
对于重大工程,依据各级企业和部门的授权治理权限进展逐级上报审批,要求企业法律人员全程参与工程治理,跟踪把关合同的起草、审批、签订和履行过程,防范工程合作风险。针对签订时暂无法商定工作量和金额的合同,如工程设计、监理合同等,可在合同中预估工程量计算合同金额或商定费用结算原则和标准,待工程实施完毕后依据实际工程审计结果和合同商定准时结算合同金额。
对于常规性工程,建议在工程实施前,应依据企业内掌握度的要求,进展相应的立项、招标和合同的起草、审批、签订工作,以确定合同相对方的权利和义务,明确合同付款条件、违约责任和争议解决方式等条款。对于常常性签订的常规工程合同,可以考虑通过“框架
协议+订单或建议合同”的方式,在和合作方明晰商定合作根本原则和标准及权利义务的状况下,针对每个工程实行工程订单、确认单或简易合同的方式进展结算。
应急性工程可分为两种:对于常常发生的、不行预见的,可依据工程的内容在年初由相关部门或单位组织招标,确定信誉好、效劳质量高的合作方,签订框架协议,商定发生应急事项发生时的效劳内容、方式、价格和结算方式,通过下发“订单”方式进展结算;也可依据实际状况签订具体的合同,实行一事一签进展结算。对于不常常发生、不行预知的应急性工程,可依据应急工程的审批程序办理,在充分说明理由的前提下才可以考虑承受补签合同。
对于零散性工程,可与合作方签订框架性协议,将易导致合同风险的主要条款进展商定,依据实际发生状况签订简易合同或通过“订单”方式进展结算。这样既有利于标准治理,又有利于保障企业利益。
〔四〕优化合同审批流程。在工程实施过程中,加强企业合同治理工作环节中各个部门之间的沟通和协调,优化审批流程,提高合同审批效率,尽快完成合同审批,保证合同的准时签订。
〔五〕定期组织检查考核。加强对合同治理部门和合同承办单位的治理,对合同治理工作中易消灭纰漏失误的环节进展监视和指导,
对随便倒签合同的行为进展通报批判并予以考核,对躲避监视治理的行为进展严峻处理。
声明确认书
致上海韵达货运:
贵公司因活动板房事项托付我方供给〔在□择一打√选择〕□产品□效劳。我方在双方就该业务事项经口头协商后、签订正式的书面合同之前就已开展了该项业务并已实际完成了业务事项。为了结算该笔业务款项,我方现要求补签合同并声明确认如下:
1、我方与贵公司就上述业务事项所签订的编号为的《施工合同/协议》系我方真实意思表示,截至本声明确认书签署之日,我方确认已实际向贵公司〔在□择一打√选择〕:
交付了符合贵公司要求的合同产品。
供给了符合贵公司要求的合同效劳。
2、我方声明,补签上述合同/协议仅仅为了结算合同款项,除了尚未结算的上述合同款项外,我方与贵公司无任何合同争议纠纷。
3、我方承诺,决不会依据所补签的上述合同/协议向贵公司主见任何民事权益。特此声明确认。
合同产品/效劳供给方〔签字盖章〕:
日期:日韵达业务承办部门核实状况:
1、上述合同业务进展状况属实。
2、上述合同产品/效劳已由我部门业务经办人员验收合格无质量问题。
3、除了尚未结算的合同款项外,该合同产品/效劳供给方与我公司无任何合同争议。合同业务承办人〔签字〕日期:年月日合同承办部门负责人〔审核确认签字〕:日期:20年月日业务隶属中心负责人〔审核确认签字〕:日期:20年月日
合同倒签的风险及其解决途径(xx-11-0916:33:53)
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