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一、入库通知
:项目合同执行人员(采买员)依照购货合同及代加工厂商备货发货进度,编制《收货通知单》交库房东管,并供给该批货物的合同名称、物料清单(包含产品名称、规格、型号、数目等信息)、厂商信息(包含厂商地址、负责人及其联系方式)、快递公司及运单号。
二、入库准备
《收货通知单》及相关入库信息,追踪货物发运状况,编制《入库通知单》,包含货物名称、规格、数目、单价等信息。
《入库通知单》发给质检部、仓储部、业务部。质检部据此做入库查收准备,主要对物料的包装,外观,数目,结构等进行检验,看能否有挤压,磨损,缺角等质量问题,以及数目能否有误;仓储部库房保存员依据《入库通知单》中的货物信息及检验要求,合理安排库房货位,准备收货场所、检验器械;业务部依据《入库通知单》督查订单合同执行状况。
、仓储部、业务部收到《入库通知单》签字确认,明确各方责任,做好各项入库准备工作,此中一联交由部门综合员存档管理。
三、入库操作
,库房保存员核对《入库通知单》及承运人所持的货物运载清单(货物装箱单),核查能否为我司订购,并与质检员共同查察货物包装状况及外观状况,若有问题,马上摄影取证,并上报给库房东管,由库房东管通知采买人员,做好入库查收记录,并由入库通知单编制《入库单》。
,由查收员及采买人员在《入库单》上签字,入库执行人员据此办理货物入库,将货物搁置在待查收地域,达成货物交接手续后在《入库单》上签字。
,协助项目人员与工厂联系,解决问题;未经检验合格的货物禁止进入货位,更禁止投入再销售。没有问题的货物要赶忙搁置于合理货位,便于管理。
,由库房保存员更新库存货位卡,保证卡物信息一致,并将《入库单》交库房东管,由库房东管在《入库单》上签字,发给业务部门负责人,由其签字确认
,便于往后销售调拨计划编制。
《入库单》交与内部财务负责人签字确认。
《入库单》交与部门负责人签字并返回,最后交库房负责人签字后,归档保存。
《入库单》发给用友信息管理员,由其更新系统中电子库存信息。
,作为货款支付的依照之一。并由内部财务及部门财务协商付款程序。
库房备货发货
一、备货通知
《销售合同》及相关货物信息。
《销售合同》(实体店需要店面负责人提交《实体店销售需求通知单》、网络销售由电商负责人依照时间节点提交当日《销售清单》)向用友信息管理员索要该批货物的货物价格信息、在库数目、所订购产品的预销售订单,而后由库房东管核对品名、规格、数目及其余要求(包装、表记、交货期等),依据不一样客户编制《商品调拨通知单》。
《商品调拨通知单》,经部门经理及业务员签字后,形成提货单交与库房东管,库房东管依据签字的《商品调拨通知单》编制库房发货任务计划,并与质检部货物查收员协商备货事宜。
,监测结果附在《商品调拨通知单》中,并签字确认,结果反响给库房东管并由库房东管签字确认,最后交给库房保存员。
,应依据发货的难易程度及所需时间,编排发货任务计划,不必定是先申请先发货,一般优先电商销售发货,详尽过程可由库房东管与合同执行人商讨后确立。
二、备货操作
、业务员、库房东管签字后的《商品调拨通知单》作为提货依照,由库房执行人员提取货物,并集中搁置在待发货区,同时做好暂时标示。
,库房保存员通知质检部查收员对待发货物进行检验。
三、发货确认
,由库房保存员依据备货状况编制《出库单》,《出库单》要经过以下人员签字确认:库房执行员(证明货物已备齐)、查收员(证明货物满足外观数目质量等要求)、库房负责人(证明货库房备货工作已结束)、内部会计(填写所发货物单价及总金额,并证明客户可接收货物)、部门会计(证明货款已收或吻合合同发货要求)、部门经理负责人(确认备货流程已结束,可发货)。
2.《出库单》经以上流转签字确认后,第二联交给库房东管,并返还库房,作为最后发货依照。
3、《出库单》第三联与第四联分别交与内部财务负责人及部门财务负责人,由两方沟通货款支付事宜。
4、第一联交于部门综合管理员存档,第五联交质检部查收人员存档,第六联交收货方作为客户收货考据依照。
四、发货操作
《出库单》,由库房东管及时联系承运单位,确认提货时间,库房发运员编制《提货单》由库房东管签字交承运单位,作为承运单位安排运输的提货凭证;同时通知承运单位,一定做好相关货物的运输保护工作,提货车辆准备好必要的保护设施。
*我司负责运输的项目,将《提货单》发给物流公司,由物流公司安排运输业务。
*客户自运项目,《提货单》发给合同执行人,由其发给客户或客户指定的物流服务商,并通知其前来提货时,一定携带由客户盖章确认过的《提货单》(并注明指定的提货人/车辆,及相关证件号码)及相关证件。
,做好库房发货计划,并通知库房执行员做好相应发货准备工作。
,库房保存员核对提货人员携带的《提货单》,确认无误后,进行发货工作,装车时一定注意保护货物安全,若有隐患,马上通知库房东管,由其协调提货人或承运单位做好货物保护工作。
《提货单》第一联交综合部门负责人存档保存,其余各联分别交与仓储部、业务部、提货方、内部财务作为发货证明,便于各方存档及后续作业。
,库房保存员依据发货状况制备《装箱单》并签字确认,由装箱执行员及发运员分别签字,并由库房东管进行审查并签字。单据一式三份,此中一份由司机签字确认留底,作为库房发货的交接凭证,另二份交由司机带走,供客户收货时签字确认,作为与客户之间的货物交接凭证,最后一份由库房保存作为留底凭证,客户收到装箱单后需签字扫描或传真回仓储部门进行收货确认。最后一联由仓储部门保存。
,库房保存员马上依据《出库单》和《装箱单》,更新库存货位卡及库存电子信息,保证帐卡物信息一致。同时,库房东管将《出库单》和《装箱单》发给用友信息管理员,由其更新库存货物电子数据库。
,由库房东管向承运单位及时索要由客户确认的《装箱单》,并通知合同执行人货物到达状况。
附件:
1、收货通知单(采买部编制)
2、入库通知单(仓储部编制)
3、入库单(仓储部编制)
4、调拨通知单(业务部编制)
5、出库单(仓储部编制)
6、提货单(仓储部编制)
7、装箱清单(仓储部编制)
8、实体店销售需求通知单(销售部编制)
9、销售清单(电商部编制)
10、实体店销售登记表(销售部编制)
附件一:
收货通知单
编号
制单部门
制单员
日期
接收部门
电话
序号
商品名称
规格
单价
数目
备注
1
2
3
4
5
合计
出库
出库地址
出库负责人
出库日期
联系方式
物流
配送公司
物流花费(含增值税发票)
估计到
达时间
到达目的地
运单号
联系方式
入库
入库联系人
联系电话
入库执行人
销售产品附加厂商明细
采买部
质检部
仓储负责人
第一联:存根第二联:采买部第三联:质检部第四联:仓储部
附件二:
入库通知单
发货单位年月日NO:
系统进货订单编号:
物流公司联系人联系电话
序号
品名
规格
单位
数目
单价
金额
批单号
备注
领货人
库房管理员:
联次:4联
第一联:存根联
第二联:业务联
第三联:查收联
第四联:库房联
单据使用达成存根上交综合部,连号不得缺号断号,作废联次一定完好
附件三:
产品入库单
年月日入库单编号:系统进货单编号:
供货单位
库房,名称
第
一
联
存
根
合同名称
合同编号
经办人
序号
产品名称
规格型号
单位
数目
单价
(元)
合计
(元)
备注
应收
实收
采买员:查收:经手人:业务员:库房负责人:内部会计:部门负责人:
第一联:存根第二联:仓储部第三联:采买部第三联:业务部第四联:内部会计凭证第五联:部门财务
附件四:
商品调拨通知单
年月日调入部门:
编号:
系统销售订单编号
序号
品名
规格
单位
数目
单价
金额
备注
合计
业务经理
部门经理
质检员
库房东管
联次5联:
第一联:
存根联
第二联:
门店联
第三联:
财务联
第四联:
业务联
第五联:
提货联
附件五:
出库单
合同编号
接单日期
销售员
系统出库单编号:
出库仓
客户名称
经手人
客户地址
客户联系人
客户联系电话
一次发货□分批发货□
序号
产品编码
产品名称
计量单位
单价
数目
金额
备注
1
2
3
4
合计金额
合计金额(大写)
单据使用达成存根上交综合部,连号不得缺号断号,作废联次一定完好
仓储负责人:验收员:保存员:内部会计:部门会计:部门负责人:
第一联:存根第二联:仓储部第三联:内部会计凭证
第四联:部门财务第五联:质检部第六联:收货方:
附件六:
提货单
提货单位
货单编号
客户单位
联系人及电话
提货证人件号
(客户自提一定填写)
提货库房
执行人
估计提货日期
商品编码
商品名称
规格
计量单位
应发数目
实发数目
单价
金额
备注
合计
金额合计(大写)
提货库房
库房地址
联系人电话
提货人姓名
联系电话
备注
库房东管编制员
第一联:存根第二联:仓储部第三联:业务部第四联:提货方第五联:内部财务