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公司办公设备管理规定
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公司办公设备管理制度
第一节总则
第一条目的
为进一步加强公司办公设备使用与管理,为员工提供良好的办公环境,最大限度发挥各类办公设备的作用,本着提倡节约,防止浪费的原则,特制定本制度。
第二条适用范围
(一)本制度适用于公司各部室位全体员工。
(二)本制度所指办公设备主要包括办公用电器设备、办公用电脑、打印机、复印机、电话等。
第二节职责
第三条相关部门职责
(一)办公设备原则上本着谁使用谁维护的原则,部门负责人为办公设备的直接责任人。
(二)公司综合办负责办公设备的监督管理。
第四条办公设备的日常管理
(一)办公区域及公司内的电器设备要做到用完随手关闭,部门人员离开办公室时要逐一检查本部门所有用电设备是否关闭,方可离开。
(二)办公设备不使用时要设置好节电模式,停用一小时以上的办公设备必须关闭电源。
(三)各部门严禁拉接电源和使用与工作无关的电器,特别是大功率电器。
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(四)下班后和无人使用时应做到随手关灯、关闭饮水机、电脑、空调等电器设备。
第三节空调使用规定
第五条空调的使用
(一)本着正确使用、安全管理、节能降耗的原则,各部门切实保障空调能发挥应有的作用,并避免能源浪费。
(二)公共办公空调(如会议室)作为办公设施,仅限于各办公期间使用,不允许在非办公时间使用空调。
(三)使用空调时,应先关闭门窗,如需通风换气要先关闭空调。坚决杜绝开窗使用空调现象。
(四)办公室在使用空调时根据气象台温度预报结果,夏季室内最高气温达到28℃以上时,方可开启空调制冷,制冷温度设置不应低于26℃;冬季室外气温低于8℃以下的,方可开启空调制热,制热温度设置不应高于18℃。
(五)空调上班时开机,下班前30分钟要关闭。
(六)办公人员离开或办公室无人预计一个小时以上的,应关闭空调,严禁室内长时间无人开启空调。
(七)夏季雷雨天气应立即关闭空调,切断电源,以免遭受雷击。
第六条空调使用注意事项
(一)全体员工必须增强节约用电,安全用电意识。任何人不得随意开启空调外壳,不得私自拆装空调开关,也不得在空调线路上乱接线(专职维修人员除外)。
(二)空调需要按照使用说明规定进行操作,如发生故障应及时向综合办报修,不得自行拆卸,否则责任自负。
第四节打印机的使用
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第七条打印机的使用
(一)公司打印机由综合办负责维护与管理。
(二)部门工作人员必须按复印、打印机的使用性能及要求进行操作。打开电源,正常预热,待机进入正常的工作状态方能进行复印、打印。
(三)复印前,注意除掉纸张上的钉、针等异物。
(四)遇故障等现象,及时反馈综合办由专业人员处理,切勿擅自排除故障。
(五)下班或停止使用时,应及时关闭电源。
(六)综合办人员要定期检测、保养机器情况,使其保持正常运行。
第五节计算机管理
第八条计算机使用
(一)办公用计算机由各部门专人或指定人员使用,按照正常程序启动或关机。
(二)只能安装公用程序软件和办公用专用程序软件,不得安装与工作无关的其它程序软件。
(三)定期进行杀毒软件升级。
(四)不得接插未经杀毒处理的外来u盘。
(五)能够上网的计算机,不得上网查询与工作内容无关的信息,不得进行网上聊天。
(六)不得在网上进行股票信息查询和股票交易。
(七)办公用计算机所涉及到的任何密码,只能由专人掌握,不得泄露给其他人员,并按规定及时进行更新维护。
(八)定期对办公资料进行备份。
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(九)用于网上银行和纳税申报的计算机,不得打开其他网页,防止感染病毒或泄密。
(十)计算机使用者不得私自拆装计算机。
第六节办公电话管理
第九条电话安装
(一)各部门根据部门实际情况,需安装电话的,须提出书面申请,经公司总经理审核,集团分管领导批准后,由综合办统一协调安排。
(二)各部门原则上只能使用一条外线电话通讯线路,安装一部电话,有特殊需求的,需经分管领导批准后开通。
(三)未经允许不许私自并机、移机、拆机、装机。确需拆、并机等需要的,由综合办联系解决。
第十条电话使用和管理
(一)办公电话主要用于联系工作,办理公务,提倡使用简捷文明的语言,尽量减少通话时间。
(二)禁止拨打信息电话或私人电话,如有违反,一经查出,除对拨打人进行话费双倍罚款外,并将追究部室负责人相关责任。
(三)对于外拨长途电话,必须认真填写《拨出电话记录表》,详细登记使用人员、使用原因、通话单位、时长等情况。
(四)综合办负责月底将话费异常的须查出清单反馈各部室负责人,由部室负责人审核调查签字后返回综合办。
(五)综合办月底负责对拨出电话记录表业务话费清单进行审核,并不定期对某部室《拨出电话记录表》进行抽查。
(六)内线电话拨打要简捷明了,严禁长时间占用电话聊天、谈笑,如因事3分钟拨打不通时,将对相关责任人做出相应处理。
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(七)对于办公电话,要妥善保管,不得损坏,如话机、线路出现故障,要及时报修,确保线路畅通。
第七节其他电器
第十一条其他办公电器使用
(一)对于办公室内用饮水机、电风扇、电灯、电视机等电器由各办公室具体负责控制电源的开关时间,做好合理使用,避免浪费。
(二)根据光线的强弱程度,灵活掌握办公用照明灯光的开启,严禁长明灯。
(三)遇到雷电、暴风等恶劣天气,需关闭所有电器电源开关,并拔掉所有电源插头。
(四)上班期间,如人员外出,室内长时间无人时,要及时关闭、饮水机、电视机、风扇、照明等电器,避免不必要的浪费。
第八章罚则
第十二条对于办公用品管理,有下列情形之一的,根据情节严重程度,将对责任人进行处罚:
(一)已领取使用的办公用品,由实际使用人和部门负责人承担责任。对因个人自身过失、非正常使用而对办公用品造成的重大异常损耗,由责任人承担所造成损失部分的赔偿。
(二)办公用品及生产清洁用具由综合办负责监督检查,严禁超计划领用及浪费现象发生,如有浪费者一经发现将按办公用品两倍的价格进行处罚。
(三)凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时,应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还。有缺失的应照价赔偿,否则不予办理有关手续。
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第十三条凡违反相关管理规定,有下列情形之一的,将给予责任人如下处罚:
(一)未及时对文件资料进行备份,造成文件数据丢失,影响工作的,对相关人员进行50-100元经济处罚。
(二)未经允许,为个人收发、打印、复印文件资料,违者扣罚50元/次。
(三)因工作不负责任,违反保密制度造成泄密的,将依据有关制度严肃处理。
(四)凡违反上述“空调使用”开启空调的(特殊情况事先经批准的除外),给与现场责任人罚款20元/次。
(五)凡发现办公室(区域)人员已下班离开工作场所,空调仍开放的,给与现场责任人罚款30元/次。
(六)对于因使用不当造成空调损坏或不能正常运行的,由使用部门或故意损坏者负责修理或承担赔偿责任。
(七)综合办将不定期对各部门空调使用情况进行检查,凡违反本制度规定的,一次查出对责任人给予罚款50元,再次查出,加倍罚款。
(八)不按规定使用计算机,不及时删除游戏或娱乐软件的,发现一次罚款200元。
(九)接插未经杀毒处理的外来U盘,每次罚款50元。
(十)使用计算机上网聊天、玩游戏、听音乐、播放电影等(工作学****内容除外),发现一次罚款500元。
(十一)上网浏览网页,造成网上银行和纳税申报的计算机感染病毒或泄密的,发现一次罚款500元。
(十二)上网进行股票信息查询和股票交易的,发现一次罚款1000元。
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(十三)违反上述其他办公设备使用规定,将根据情节严重程度给予50-500元的罚款。
第十四章附则
第十四条本管理规定由综合办负责解释,其他未尽事宜由综合办根据实际管理需要及领导要求,另行通知。
二〇一五年十二月十五日
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