文档介绍：工程项目监理资料管理规定
工程项目监理资料,是监理公司在工程项目实施监理过程中直接形成的具有保存价值的各种形式的原始记录,是施工过程真实、全面的反映,其管理水平的高低反映了监理企业的管理水平、人员的素质。为了规范我司的现场监理工作,提高监理水平和市场竞争力,确保按监理合同要求圆满完成各项监理任务,更好地规避风险,特制定本办法。
一、监理资料管理分工
1、监理资料管理由总监理工程师总负责;各专业监理人员分工负责,及时催促、收集(注意其规范性、完整性、有效性),并作好记录与各种表格的填写;专*(兼)职资料管理员(由各项目部总监安排或由片区负责人安排),负责资料的收发、整理、管理、保存和归档。
2、公司总工办负责按有关规定催促监理部按时提交监理资料,负责入库前的检查,具备入库条件的报请公司分管领导核准入库。
二、施工阶段监理资料归档内容
详见附件1《施工阶段监理归档资料目录一览表》。
三、监理资料管理的有关规定
1、传递、签认流程
监理资料的传递和签认流程按下图进行:
项目总监
签认
各专监
确认、签认
资料管理员
签收、登记
各方
文件资料
各方
资料管理员
登记台账
发文归档
完整需总监签
不完整
2、收文与登录
(1) 所有收文应在收文登记表上进行登记,应将资料文件的编号、名称、内容扼要、来文单位(部门)、收文日期及份数等记录清楚,必要时应注意接收资料的具体时间,最后由监理部收文人员签字。
(2) 收到的外部文件具体操作按文件类型(如上级主管部门来文、建设单位来文、施工单位联系单、技术变更/核定单)分别建立档案盒,贴好标签,盒内详细附收文目录,涉及重要来文(如上级主管部门下发的整改通知单等重要文件),各项目监理机构应及时通知公司并递交文件。
(3) 接收时应注意资料内容是否可追溯?填写和记录是否真实完整?签字确认人员应符合相关规定的责任人员,并且不得以盖章和打印代替手写签认。不符合要求的,不得接收,并要求重报。如材料报审中的数量清单表是否明确注明该材料所使用的具体部位、复检试验情况,以及该材料质保证明的原件保存处等。
(4) 重要资料应在监理日志中反映;部分如涉及建设单位的工程建设指令或设计单位的技术核定单以及进场材料的送检和复试报告的时间、品种、规格、送检批次等重要文件。
3、传阅
由项目总监或其授权的监理工程师确定资料是否需传阅,如需传阅应确定传阅人员名单和范围,并注明在资料传阅纸上,随同资料进行传阅。资料和记录传阅期限不应超过该资料的处理期限。传阅完毕后,资料原件应交还资料管理人员归档。
4、监理发文
(1) 发文由总监或其授权的监理工程师签名,并加盖项目监理部用章,同时填写用章登记记录。如为紧急处理的文件,应在文件首页标注
“紧急”字样。
(2) 所有发文按监理信息文件分类和编码要求进行编码,并在发文登记表上做好登记。登记内容包括:发文日期(强调时效性的文件应注明发文的具体时间)、受文单位(部门)、文件分类编号、名称、内容扼要、份数等。收件人收到文件后应签名。
(3) 监理部所有的发文应留有底稿,对重要文件的发文内容应在监理日记中予以记录(如重要的专题报告、监理通知单、监理报告、停工令等指令文件)及(其它文件如:工地会议纪要、月报、监理联系单)项目监理部资料管理员应及时将发文原件归入相应的文件盒(袋)中并在目录清单中予以记录。
5、编码
监理资料应按单位(或分部)工程、形成时间的先后顺序进行分类编码,并且必须保证每个文件资料只有唯一确定的编码来代表它,不得重复。
具体的编码形式为: (×)-×-× (共7位编码)
①②③
“①”为单位工程代码(1位)。当一个项目有较多个单位工程时,为使其资料便于区分,规定编码的首位码为单位工程码,其代码与设计图纸中每个单位工程表述的一致,如单位工程为2#楼,则代码为“2”;如单位工程为C栋,则代码为“C”。当该项目只有一个单位工程时,此项可缺。
“②”为工程监理资料文件分类代码(3位),根据《施工阶段监理归档资料目录一览表》归档内容,制定的代码详后附件2。
“③”为顺序号(3位数字)。
例如某资料编码为D1-B21-023,其表示意思为:
D1……表示该项目D1栋单位工程;
B21……表示B类第21序号即《A9工程材料/构配件/设备报审表及数量清单》监理资料(详见附件2);
023……表示顺序号为第23份该资料。
6、分类存放
(1)监理资料经收文、发文、登录和传阅工作程序后,必须使用科学的分类方法进行存放,这样在既满足项目实施过程查阅、求证的需要,又方便项目竣工后资料的归档与移交。项目监理部应备有存放监理信息的专用资料柜和用于分类存放的专用资料夹(袋)。在大中型项目中采用计算机对