文档介绍：XX建筑工程有限公司材料采购管理制度
第一章总则
第一条目的
为加强企业规范化管理,规范采购工作,保障生产经营活动的正常持续进行,选择合格的供应商(厂家)并对采购过程进行严格的控制,确保供货商提供的物料满足施工的规定要求,最大限度的降低成本,特制定本制度。
第二条适用范围
本办法适用于公司各项目工程施工材料物料采购时,计划审批的价格之审核、订购、验收、付款结算等,除另有规定外,悉以制度处理。
第三条职责划分
1、由材料公司全面负责对各工程材料物料的采购工作;
2、由分公司对项目部计划单的数量、要求进行详细审核把关;
3、由工程部对各项目材料的质量,技术要求把关;
4、由核算中心对该工程材料的数量、规格、价格控制把关。
第二章采购(计划)审批
第一条采购计划的制定
1、各项目部根据材料采购计划申报工作流程进行申报;
2、由分公司根据材料采购计划申报工作流程完成审批工作。
第二条选择供应商
材料公司根据审批后的采购计划,选择合格的供应商,进行询价、议价与相关部门评选确定后,由部门领导审核。
1、供应商的选择需从批准的(合格供应商)名单中选取,若选择材料物资供应按“材料招标评定程序”进行;
2、长期报价采购,凡经常性使用,且使用量较大宗的材料,材料公司应事先选定厂商,议定长期供应价格。
第三条价格调查
1、已核定的物料,材料公司必须经常分析或收集资料,作为降低成本之依据;
2、总公司各部门,均有义务协助提供价格信息,以利材料公司比价参考;
3、已核定之物料采购单价如需上涨或降低,应附上书面之原因说明;
4、采购的数量或频率有明显增加时,应要求供应商(厂家)适当降低单价;
5、材料公司随时掌握市场价的浮动数据,以利于更好的把握市场。
第四条询价、比价和议价
1、根据采购物料的品种、规格、标准、数量和交付期的不同,采购人员应选择至少三家符合采购条件的供货商作为询价对象;
2、采购人员根据过去采购的情况、市场变化情况、以及公司成本预算等情况,确定采购目标价格;
3、在得到供应商的报价信息后,采购人员对供应商的报价条件进行品种、规格、数量、质量要求等方面进行核对,以保证供应商可以提供的物料符合公司实际的采购要求,并对供应商所报的价格、交付期、售后服务等方面进行分析比较,以便选择条件最
优的供应商;
4、供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时,采购人员应送请购部门确认;
5、专用材料或用品,材料公司应会同使用部门共同询价与议价;
6、对厂商的报价资料整理后,经办人员应深入分析,以电话等联络方式向厂商议价。在公司规定的权限范围内,采购人员应与供应商进行磋商,以使双方最终在全部条款上达成一致;
7、对重大的物资采购,无论是技术、商务谈判,要保证参加人数不少于两人。有关价格、选型及其他重要的技术、商务谈判,要求有两个以上的部门派人参加。
第五条购前核决及权限
采购经办人员与厂商初步沟通并完成询价后,在“订购汇签单”上详细填列以下事项,呈报负责材料采购的各部门及公司经理核决:
1、询价或议价结果及拟定“订购厂商”“交货期限”与“报价有效期限”;
2、注明与厂商拟定的付款条件;
3、需与供应厂家签订长期合同者,采购经办人应以签呈及拟妥的长期合同书,核决权限按照请购类别和对应的级别逐级呈各