文档介绍：沈阳电业局电气安装公司质量/安全体系程序文件
程序文件编号
版次/修改状态:1/0
Q/SP-001-2003
页数:共15页
文件控制程序
发布日期: 2003年 6月 9日编制:宋曙霞
实施日期: 2003年 6月 10日审核:李健
受控状态: 批准:李尚久
分发号:
文件控制程序
1 目的
为了确保质量/安全管理体系标准所要求的文件的编制、评审、批准、发放、使用、更改、标识、回收和作废等管理活动得到有效控制,特制定本程序。
2 适用范围
本程序适用于与公司质量/安全管理体系有关的文件控制。
3 职责
工程管理处负责组织公司质量/安全管理手册、质量程序文件、相关技术标准、规范、技术文件及法律、法规的管理,并设专人负责,保证各部门、单位使用公司级的有效版本文件。
安全监察保卫处负责安全程序文件、安全规程、规范、法律法规及外来安全文件的管理,并设专人负责,保证各部门、单位使用公司级的有效版本文件。
综合管理处负责与质量/安全管理体系有关的行政文件的识别、发放、处理结果记录及归档等管理工作。
各职能部门负责对本专业的内部文件及外部提供的有关原始文件和上级颁发的法规、规程等的管理,保证文件在所有使用场所为有效版本。
各基层单位负责对本单位的质量/安全管理体系文件、资料和三级文件的使用保管进行管理,并设专人负责,保证所有场所均使用有效版本文件。
4 工作程序
文件的编制、审核和批准
a) 质量/安全管理手册由管理者代表组织,工程管理处/安全监察保卫处负责起草编制,管理者代表审核,最高管理者批准后颁布实施。
b) 程序文件由工程管理处和安全监察保卫处共同组织,由质量/安全体系过程职能部门起草编制,经部门负责人审核,管理者代表批准后实施。
c) 作业指导文件由质量/安全体系过程职能部门(单位)起草编制,部门(单位)负责人批准后实施。
文件的编号与标识
文件的编号
Q /S X - XX - 2003
年代号
文件流水号
文件代号
质量/安全体系
其中:质量/安全体系文件中管理手册代表字母为M
程序文件代表字母为P
作业指导文件代表字母为W
质量记录代表字母为R
体系文件分为“受控”文件、“非受控”文件以及“作废”文件三种状态,以印章作标识。
“受控”文件指由公司批准发布,需要保持其有效性的质量/安全体系文件;
“非受控”文件指不需要保持其有效性的质量/安全体系文件;
“作废”文件指失去有效性,但因积累知识的目的或其它原因而不能销毁,需要保留的质量/安全体系文件。
文件的发放
质量/安全手册发放到公司副总师以上领导和与质量/安全体系有直接关系的各职能部门、基层单位负责人,经填写《文件领用登记表》,领用人签字后发放。其它人员因工作需要可向工程管理处/安全监察保卫处提出申请,经工程管理处/安全监察保卫处处长批准,办理登记手续后发放。
程序文件发放到公司副总师以上领导和与质量/安全体系相关的各职能部门和基层单位,经填写《文件领用登记表》,领用人签字后发放。
作业指导文件及与体系相关的内、外部文件由各专业职能部门控制发放,并做好发放记录。应填写《受控文件清单》、《受控文件分布图》和《作业指导文件清单》,并报工程管理处/安全监察保卫处一份备案。
基层单位根据使用体系文件的实际情况进行发放,并做好发放记录。当体系文件以电子版(如光盘)形式下发时,如需打印,可由文件管理员填写《文件打印申请单》,经部门(单位)负责人批准后发放,做好发放记录并填写《受控文件清单》、《受控文件分布图》和《作业指导文件清单》。
文件使用人的文件破损严重影响使用时,到工程管理处/安全监察保卫处办理文件更换手续,交回破损文件,领回新文件。新文件的分发仍沿用原文件分发号,工程管理处/安全监察保卫处将破损文件收回,保存到年底,统一销毁。
受控文件丢失可补发,但要根据有关规定给予责任者一定的经济处罚。新发的文件应给予新的分发号,原分发号作废,防止误用。
文件的归档与借阅
由工程管理处/安全监察保卫处将公司每次新版的质量/安全体系文件和批准发布文件交给公司综合管理处归档。
需借阅体系文件,要到公司工程管理处,填写《文件借阅登记簿》,办理借阅。
文件的评审
质量/安全管理手册、程序文件在实施过程中,可能会遇到机构变动、产品或工作流程变化、法律法规标准修订等,这时有必要对原文件进行评审。公司每年应对质量/安全管理手册和程序文件进行一次评审,以确定文件是否需要修订、