文档介绍：办公用品管理办法制定
办公用品管理办法
为了及时有效地满足各部门办公需要,同时节约行政费用,提高办公效率,特制订如下办公用品管理办法。
第一条政策
1、办公用品包括:办公设备、办公家具、办公工具及其它易耗品。
2、行政人事部具体负责公司办公用品的采购、保管、分发及其它管理的工作。
3、公司将根据不同的工作岗位配备相应的办公用品。
4、办公工具类如计算器、打孔器、启钉器、钉书器(机)、剪刀等办公用品以办公室多人共用为原则。
5、所有低值易耗品按需领取。包括:小胶带、胶水(棒)、曲别针、大头针、书钉、笔芯、铅笔、橡皮、打印纸、复写纸、牛皮纸袋、信封、笔筒、告示贴等
6、办公用品的采购可区分为库存采购、急需物品采购二种情况。库存采购由行政人事部根据实际需要定期申请并留作库存。急需物品采购则是各部门根据需要提出申请,在相关领导批准的情况下由人事行政部所应急采购。
第二条申请﹑采购、领用程序
(一)申请程序
1、库存采购申请
在库存不足的情况下,由行政专员负责填写《办公用品采购申请单》,由行政人事部经理审核通过,总经理签字批准后,交由专人购买。
2、急需物品采购申请
因各部门工作需要,亟需采购特定的办公设备(非库存物品)时,应由各部门填写《办公设备采购申请单》经部门经理批准,行政人事部经理审核通过,并由总经理签字批准后报到行政人事部,由专人负责采购。
(二)采购程序:
1、经过批准的“采购申请单”,行政专员应立即进行购买。
2、对于常用的库存办公用品,行政专员应尽可能通过比价后联系固定的供应商,以保证采购的办公用品质好、价廉、供货及时。
3、对于临时采购的物品,如果行政专员有任何不清楚之处,应与具体申请人取得联系,进行询问,保证按照要求、在规定的时间内完成采购任务;
4、行政专员每季度第一个月5日前将上季度的办公用品费用分类汇总,填报《办公用品消耗汇总表》(见附表),报行政人事部经理;
5、采购的物品由行政专员负责接收,通知相关部门及时领取。
(三)领用程序
1、各部门领用低值易耗办公用品需到行政专员处领取,具体按领用程序办理。
2、领用人领用办公用品时需在办公用品台帐上签字确认,由行政专员办理领用手续后,具体领用。
第三条日常使用管理
1、办公设备及办公家具由行政人事部统一管理和维护。行政人事部对各部室的办公桌椅、电脑、打印机、传真机等由行政人事部统一编号,并建立《办公设备台账》,使用人员负责日常维护和管理,一旦发现损坏,应及时向行政人事部报告并说明情况。如属于正常消耗性损坏,由行政人事部负责维修;如过失损耗,由使用人员负责维修。
2、办公设备及办公家具由部门或具体使用人负责,使用人员应加强电脑、打印机、传真机、复印机等办公设备和办公家具的日常保养与维护,随时清除灰尘,擦除表面污渍,保证办公设备的良好运行,延长办公设备和办公家具的使用寿命。如有遗失或人为损坏,由部门或使用者本人负责赔偿;非人为损坏或