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项目管理法-集约化经营的有效途径
项目管理是指项目管理者在有限的资源约束下,运用一系列知识、技能、工具和技术,对一系列有明确目标或者目的独特的、复杂的并相互关联的活动实施计划、评估、控制,并在特定的时间、预算内,依据规范实现项目的目标。那么,对出版社来说,图书选题的策划,从本质上说是发掘出版资源,并优化配置出版资源的创造性劳动。要想使图书选题的策划和运作获得成功,需要具有这种先进、系统的策划理念和思维方式、能够最大限度地发掘和利用出版资源的人,需要建立起适应不同读者群体的策划体系,更需要高效、系统的策划运作机制,只有这三大要素有机地结合起来,实现选题信息、内容资源、作者资源、读者资源、营销资源等方面信息资源有机整合,形成相互关联的整体,才能对有限的出版资源进行最大化的利用,从而对图书出版带来更大的增值空间。因此,在出版业需要体制改革和机制创新寻求突破的大目标下,项目管理方法应成为出版社进一步优化配置出版资源的一个良好管理运作模式,也应成为出版业由粗放型向集约化经营转变,实现质量效益型目标的有效途径。
项目管理法对出版业的传统管理方式的冲击
出版社实施项目管理能增强竞争优势,但同时也会带来一定程度的震荡。目前,大多数出版社仍是直线职能型组织结构,这种组织结构是按照业务职能来划分责任的,每一项业务职能都有一个专门的部门,资源分散在各个部门,各部门员工的工作内容仅仅局现于那些直接与本部门特性相关的业务,如编辑人员只关注如何加工好书稿,很少了解图书的上架率以及销售、退货、库存情况;而发行人员更多地关心图书的销售,很少了解图书本身的内容价值。在这种职能导向的组织结构中,只能运作单一部门的项目,或是那些可以被分解成独立的、不需要跨部门合作的项目。但是,从选题策划的本质讲,图书的选题策划不仅仅是简单的选题设计、内容写作、版式、封面等要素的简单拼凑,还要包
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括市场调研、图书产品的包装、推广宣传、营销、市场信息反馈等内容,它是在创意思想向图书作品的转化实践过程中,对各个环节预先进行的一系列策划设计。从这个意义上讲,每一个选题都是一个跨部门的“项目”,若在职能型架构下运作,很少有人能够真正、全面、深入的理解和运作整个项目,由于资源掌控在各职能部门,使得完成项目的整个过程增加许多协调的工作,可能会出现诸如周期无法保证、资源配置缺乏、成本无法控制等许多问题,致使有些好的选题错过最佳出版档期,或营销宣传力度不够而影响到销售业绩。
而项目管理方法的实质就是打破传统直线职能型结构的局限,这将对传统的组织形态和文化带来很大冲击。将等级森严的、垂直的职能型结构变革为资源利用更有效和更注重客户关系的组织类型,使其等级界限模糊、组织结构扁平化,如矩阵型、项目型或混合型组织。在这种水平的、
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’矩阵式或项目式结构中,资源仍归属于各职能部门,只是在某一项目启动时,由项目经理直接负责资源的管理和配置,减少了部门间工作的冲突,增加了横向沟通,降低了执行成本,从而提高资源的协同运作水平。同时,项目经理对来自不同职能部门成员组成的项目团队有着直接的管理权力,项目成员有着共同的目标,在相同的利益驱动和交互的环境下协同工作,一直到项目结束。这种水平工作流具有高生产力、高效率和高效果。在目前出版资源有限、变化迅速的市场环境下,项目管理方法在出版业务中应该是大有作为的,它在时间、成本、质量方面的精细化管理模式正是我们出版业寻求的由粗放型向集约化、质量效益型转变的有效途径,从优化配置资源,提升核心竞争力的长远发展看,出版社引入项目管理制也是势在必行。
实施项目管理需要特别关注的问题
项目管理方法虽然具有强大的功能,但如果脱离出版社的实际情况,不注重相关环境和制度体系的系统性建设,项目管理不仅无法发挥作用,增强出版社竞争优势,反而是对原有的生产经营体系的一种破坏,使出版社遭受重大损失。因此,我们需要特别注重以下环节。
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企业文化要注重处理好原有的职能层级下形成的文化与项目管理所倡导的团队文化之间的转变。要向全体员工进行充分有效的宣传教育,使大家能够接受这样的管理理念,建立起合作、共享的企业文化氛围。
项目化管理运作体系建立一套项目化管理运作体系的关键是搭建项目管理的基础平台,即项目管理制度,统一模式和标准,规范业务流程;同时还要建立良好的运行管理机制,培养项目管理人才,加大制度的推行、监管、检查、纠正,加强核算考核,为实现项目目标创造制度环境。
组织结构与授权体系具有柔性、灵活的组织结构和有效的授权体系对于顺利实施项目管理至关重要,要特别注意处理好项目经理与各职能部门的关系。要明确项目经理的责任,对项目经理的职权进行清晰的界定,使项目经理所掌握的权力和所承担的责任相匹配。项目经理的职责就是在预算费用内按时按质完成项目,处理团队内部的各种争端,与项目各利益相关方进行沟通,对项目进行全方位、全过程的管理等;同时负责对项目组人员的安排、考核和项目经费的支配。
考核分配机制要改革原有的考核办法,强调团队合作,建立起以项目目标的实现为考核的项目管理考核机制,充分调动大家的积极性,确保每个项目目标的实现。
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人员培训让员工了解项目管理的基本知识,主动配合项目经理在项目计划、成本、质量、风险、人力资源等多方面实施有效管理,最终实现目标。
沟通互动一个项目涉及的相关方很多,需要良好的协调沟通,协同推进。因此,要借助先进的技术,建立内部信息系统,使之成为强有效的沟通平台,保证项目沟通的及时和顺利进行,并在关键环节上对项目进行成本、质量和时间三个维度的全方位监控。
摘自:《中国新闻出版报》
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