文档介绍：办公室部门职责说明书
部门基本信息
·部门名称:
办公室
·部门负责人:
徐聪聪
·直接上级:
部门使命
促进公司制度的规范化运作,开展行政事务管理与公文档案管理,加强员工“衣食住行”等后勤保障工作,为公司各项工作的顺利有序进行提供支持。
部门职责
行政管理:
建立、完善公司的各项行政规章制度,并组织贯彻实施;
统筹各事业部及项目部节假日值班工作,负责公司机关节假日值班协调工作,确保期间重大、紧急、突发事件和信息的及时处置和解决;
归口管理公司及下属单位营业执照、组织机构代码证、税务登记证的年审、变更及使用,申报“广东省重信用守合同”企业;
归口管理公司各类印章、资信证照的使用和日常维护,负责公司行政公章的使用管理;
承担公司重大会议的组织和日常管理决策会议的组织召开;
协调处理公司机关其他部门职能不相近或不包含的工作,牵头处理突发性的临时工作以及局领导临时交办工作。
文书管理:
组织召开领导班子会议及公司管理周例会,包括准备议题、组织会务、起草决议、拟定纪要、保管文档等工作;
负责上级管理机构来文来电、机要文电、下属事业部、项目部单位上报文电、部门请示报告等各类文电的接收、批转、分办、督办、反馈、存档、销毁;
负责公司重大政策性文件、全公司工作报告、公司领导重要讲话、重大会议文件、年度工作要点和总结、典型经验材料等的起草工作;
负责对接上级相关管理机构,负责相关报告的起草。
档案管理:
负责建立档案工作体系和管理制度,负责公司机关档案管理;
负责对工程项目档案的归档管理;
负责指导各业务系统、各业务板块的档案管理,健全体系,完善制度;
指导事业部的档案管理工作;
组织编写企业大事记、企业的沿革。
企划管理:
组织编制公司中长期战略规划和专项规划;
跟踪公司总体战略规划、各专项规划实施情况,并提出改进建议或意见,确保公司战略规划的有效执行;
组织进行战略评估,形成评估报告,适时进行战略规划调整。
负责组织建立公司组织架构,组织编制部门职能,完善机关管理工作流程,协调各部门业务接口关系,参与部门编制的确定;
组织策划公司管理体系文件的整体框架,组织实施各项管理制度的检索和梳理,参与审核与管理体系覆盖范围有关的企业规章制度;
负责公司行政文件管理,每年组织评审文件的有效性,建立受控文件清单。
公务接待:
上级领导、客户来访接待;
承担公司机关办公车辆的采购、使用和维护;
负责公司领导出差票务的订购、跟踪及公务用车管理;
负责公司机关交通安全管理工作和车队司机的安全行驶教育;
大型活动及会议的组织。
后勤保障:
负责编制公司机关有关行政后勤方面的管理规定,并督促实施;
负责编制公司有关物业管理、楼宇管理、车辆管理、礼品管理、安全保卫、办公用品采购管理等制度,并督促实施;
负责公司机关办公环境、办公用房和办公设施的维护、安全、清洁等所有必须工作;
负责公司机关会议室的正常使用,包括会议室用品、饮品、茶歇等服务、协助信息技术人员为视频会议提供服务保障等;
负责公司机关固定资产的清查、登记、保管、运营、使用和维护;
负责公司机关办公用资产(不包括办公用房)的登记造册和统计报表等管理工作;
负责公司机关办公用品、接待用品、CI 产品、礼品和行政后勤物资的采购、制作、保管、领取等工作;
负责公司机关与后勤工作相关的公共关系联络,负责公司机关所在地区、街道相关事务的处理,如环境、绿化、交通安全管理等外联工作;
负责公司机关员工饮食管理,制定总部职工就餐的相关规定并组织实施;
负责协调处理单位内部涉外事件、单位内部员工涉及治安事件;
负责公司机关办公楼的安全保卫、防火防盗等工作,制定应急预案并组织实施;
负责公司机关报刊杂志的订阅与收发工作;
负责公司机关电信、宽带业务。
部门2013年工作重点
推进公司车改;
2013年文书档案的归档,制定各部门每年文书档案归档范围;
公司有效文件控制清单的梳理;
各部门职责的梳理;
公务接待及后勤管理办法的制定及操作手册。
版本信息
·部门负责人:
·审核批准人:
·审核日期:
·版本号:
·编制者:
财务资金部部门职责说明书
部门基本信息
·部门名称:
财务资金部
·部门负责人:
袁铁军
·直接上级:
部门使命
通过事前预算、事中跟踪、事后分析强化财务管理职能,做好会计核算与资金管理,加强成本与价格管理,加强内部控制力度,有效监管公司经营活动的开展,为公司运作提供财务的专业支持。
部门职责
部门体系建设:
规划、建立财务资金管理体系,进一步完善财务管理体系的组织架构、岗位职责、管理目标和财务负责人委派工作;
研究国家及上级公司各项财务规章制度