文档介绍：该【时间管理的改进方法（PPT页) 】是由【jiayaxie935131】上传分享，文档一共【34】页，该文档可以免费在线阅读，需要了解更多关于【时间管理的改进方法（PPT页) 】的内容，可以使用淘豆网的站内搜索功能，选择自己适合的文档，以下文字是截取该文章内的部分文字，如需要获得完整电子版，请下载此文档到您的设备，方便您编辑和打印。时间管理的改进方法
方法之一:消除除电话干扰
原因分析
电话是必须的,,设法对次做出出评价,也不认认为电话是浪费费时间的重大因因素,所以处理理起电话来没有有计划。
喜欢与下属或公公司各部门进行行电话交往,电电话多表示自己己不可缺少和繁繁忙
总想与下属或上上司及时沟通,,对细节或小事事感兴趣。
缺乏有效的授权权,下属依赖性性太强,总是不不断的请示和汇汇报,不厌其烦烦地请求指导和和帮助。
接听和打电话没没有时间限制、、事实不完备、、未列出讨论项项目、谈话内容容涉及范围广,,不着边际或详详尽答复政策。。
缺乏自我约束、、惟恐得罪和冒冒犯别人,无法法有效的结束电电话。
改进方法
首先做一次电话话记录,记下电电话来源、内容容、接听时间等等,分析电话的的重要性及其对对正在做的事情情的影响,正确确对待电话和做做出处理计划。。
客观看待电话的的作用和自己的的地位,有些电电话对工作没有有任何意义。重重要与否是要与与你的工作相关关。
你是经理不再是是业务员,有效效的沟通是必须须的,摒弃对小小事和细节的过过分关注。
培养和锻炼下属属的能力,分配配其职责,实施施有效的授权,,适当的指导和和帮助是有其一一定限制的,不不是无限的。
着手制订电话计计划,对时间、、需要事实、讨讨论项目、谈话话内容的范围、、答复的方式等等做出严格的规规定并执行。
严格按照计划行行动,采取有效效的交谈技巧,,简洁明确地进进行电话交谈,,使用谈话的一一些结束技巧。。
无法有效的管理理秘书,让其代代为接听一些无无效或不太重要要的的电话。
阻挡电话无效。。
没有秘书。
打错的电话。
职责不清。
落后的电话系统统。
明确秘书或助手手的职责,提醒醒需要注意的重重要事项、终止止无效的电话、、训练秘书等接接听并过滤电话话。
分析电话、制订订阻挡电话,与与同事或下属及及秘书共同阻挡挡无用电话。
是否需要秘书做做出研究,如果果工作量大马上上配备。不需要要则自己拟定处处理电话的计划划,按照上述有有关方法加以改改进。
配备人员名单及及相关的电话号号码本,规定电电话的时间和各各相关人员的职职责和答复方式式,说明自己接接听电话和解决决问题的范围。。
与上司、同级、、下属明确每一一个人的职责和和详尽的工作分分工,以防打错错电话、职责纠纠缠。
改进和完善电话话系统及设备,,使之符合高效效优质的工作需需要。
方法之二:消除除不速之客
原因分析
来者不拒、经常常被打扰,不能能认识到其严重重的后果,所以以处理来访无计计划。
过高估计自己的的作用、爱热闹闹、喜交往,有有较强烈的会客客欲望。
想保持消息灵通通,事事过问导导致下属事事请请示,没有躲避避计划。
缺乏授权,权力力欲望过重,不不相信下属、要要求下属多汇报报,自己多签字字,其实总是在在替下属背猴子子。
无法结束来访,,不切实际的时时间估算,会谈谈经常跑题,抓抓不住关键。
不愿意说访谈结结束或拒绝之类类的话。
改进方法
做出每周的来访访计划、实行预预约,把公事和和私事以及预定定和未预定的回回谈加以区别,,深刻认识不速速之客干扰的破破坏性。
客观分析自己的的重要程度,会会谈的必要性,,控制性格的缺缺点,区别公事事和私人交往。。
制订躲避和拒绝绝计划,用适当当的方式保持信信息沟通,改变变事事过问的不不良****惯。
有效授权,不把把持过多的权利利,培养提高下下属处理问题的的能力,简化工工作程序,防止止下属的反授权权。
必须事先提出会会谈时间,对会会谈内容实施有有效控制,抓住住主要和关键内内容。
学****拒绝和结结束会谈的有有关技巧,走走到门口或作作些提示性的的动作及语言言;或让秘书书做出提醒之之类的举动,,表明你有要要事离开。
实行开门办公公,招致顺路路来访者增多多,公司或部部门已经养成成随时访谈********惯。
助手或秘书阻阻挡来访无效效。
没有配备得力力的助手或秘秘书。
走错门或找错错访谈人的访访谈者。
各部门或下属属人员职责不不清,办公室室设置职责冲冲突,导致相相互影响和干干扰。
开门办公不是是真正的打开开门使不速之之客随意来访访,重新颁布布公司或部门门劳动纪律,,不允许随便便访谈。
培养、训练助助手和秘书,,有效实施阻阻挡计划,或或由他们直接接处理一些事事情。
根据需要配备备训练助手和和秘书,充分分发挥下属的的职责和发挥挥作用。
室外有明确的的标志及指示示,杜绝次类类现象的发生生。
明晰下属及部部门之间的职职责、管辖范范围,办公室室设置要合理理、分清职责责,减少人为为制造的访谈谈干扰的障碍碍。
方法之三:消消除无效会议议
原因分析
开会成了惯例例,会前不制制订计划、预预期效果、加加以贯彻和实实施,即经常常是没有任何何目的的开会会。
没有会议议程程,对会议的的组织或控制制没有计划和和决策。
开会时间和地地点选择不当当,与会者与与会议内容关关联很少或无无关联,会议议通知不全面面。
召集会议过多多或过滥,或或会议缺乏有有效沟通,与与会者三但两两两进场。
改进方法
重新审视每次次确定会议的的必要性,事事先预定会议议计划、会议议议题、会议议目的、预期期效果等相关关内容,没有有这些请不要要开会。
没有事先的会会议控制和充充分组织就不不要开会,做做出计划期望望结果和决策策的拟定,确确定会议的功功能。
根据会议内容容、与会人员员状况等选定定合适的地点点和时间、相相应的会议设设备等,会议议通知要全面面,包括与会会者要准备的的材料、会议议的议题、预预期的建议、、时间、地点点、具体要求求等。
适当减少会议议次数,精简简会议内容;;有效的会议议不仅起到决决策的作用、、还是正式沟沟通的一种有有效方式,并并重申开会纪纪律,惩罚迟迟到者。
偏离会议主题题和议题,经经常跑题,偏偏离会议内容容,扯远话题题,对会议没没有有效的控控制和组织。。
干扰不断,会会议混乱缺乏乏会议纪律。。
没有规定会议议时间和各个个议题的时间间分配,属于于自由论坛,,时间拖得很很长而没有实实际内容。
要求不相关的的人陪会。
会议时没有收收集到足够的的资料和信息息,决策不当当。
不按时结束会会议,听任表表现欲望强的的人长篇大论论,没有会议议总结和记录录等,不对会会议任务和期期限进行核定定。
会议中严格按按照会议议题题进行,偏离离后要及时返返回,对会议议实施组织和和控制,不允允许闲谈和其其他与会议无无关的活动。。
不允许会议期期间任何的内内在和外来干干扰,重申会会议纪律、严严格会议管理理,提高与灰灰者的积极性性。
事先先确确定定会会议议的的时时间间及及各各个个议议题题的的分分配配,,要要与与会会议议及及议议题题的的重重要要性性紧紧密密相相连连,,围围绕绕会会议议主主题题,,防防止止空空、、大大、、假假、、夸夸等等。。
及时时清清除除无无关关人人员员。。
会议议是是一一个个良良好好的的收收集集信信息息和和资资料料、、制制订订决决策策的的时时机机,,充充分分利利用用,,使使信信息息提提供供者者尽尽量量提提供供准准确确可可靠靠的的资资料料供供决决策策者者使使用用。。
在规规定定时时间间内内结结束束会会议议,,控控制制表表现现力力强强的的人人,,进进行行会会议议总总结结和和记记录录并并保保存存,,以以便便随随时时查查找找和和对对比比、、检检查查实实施施等等功功效效,,重重申申会会议议任任务务、、期期限限、、人人员员。。
会议记录录没有备备份,不不给与会会者发放放会议记记录。
会议后没没有有效效的贯彻彻和实施施会议内内容,缺缺乏监督督的工具具,实施施的步骤骤、任务务的执行行等。
当会议任任务完成成后或目目标达到到后,会会议所设设立的委委员会等等机构仍仍然存在在,善后后工作没没有人去去处理。。
当天发放放会议记记录,明明确与会会者的职职责、完完成的期期限等。。
任务或职职责下达达后要实实施有效效的监控控,组织织实施,,配备实实施的设设备工具具、资源源、条件件等,保保证所有有的议程程得到贯贯彻和执执行。
对会议设设定的项项目、内内容、任任务等及及时总结结,工作作结束后后,相关关人员的的职责相相应解除除,设立立的委员员长会等等机构职职能撤销销,不要要浪费人人力和物物力。
方法之四四:有效效计划
原因分析析
不明白计计划的重重要性。。
没有制定定和形成成一套计计划的系系统。
总觉得没没有时间间制订计计划。
缺乏自我我控制,,放任自自己的懒懒散。
害怕对自自己许下下承诺,,不能保保证完成成。
改进方法法
周全的计计划不仅仅仅节省省时间,,还能使使工作圆圆满、优优质地被被完成,,良好的的计划是是成功的的一半。。
建立包括括计划目目标、完完成标准准、最后后期限、、优先顺顺序的一一套计划划体系。。
必须在刚刚开始时时花费一一定的时时间去计计划,才才会对工工作做到到心中有有数,起起到事半半功倍的的结果。。
严于律己己,对自自己有奖奖有罚,,经常激激励和要要求别人人监督和和检查,,只有严严格要求求自己才才能成就就大事,,放任和和懒散只只会毁了了自己的的事业。。
对自己的的事业和和能力充充满信心心,敢于于承诺和和保证,,也才能能知道自自己的事事业到底底能做到到多大。。
制订计划划没有相相应的目目标和标标准。
没有指定定工作的的优先顺顺序,把把所有的的工作都都排上并并试图都都完成。。
计划赶不不上变化化。拟定定计划没没有用,,或几天天就可以以完成的的任务没没有必要要拟计划划。
不必计划划,一切切由秘书书负责安安排我的的工作。。
有目标和和标准的的计划才才是真正正的计划划,才是是可行的的实际的的计划。。
必须把所所有的计计划按照照紧迫性性、重要要性等进进行划分分,制订订自己的的优先工工作次序序,与要要实现的的目标紧紧密相连连。
每天的计计划都有有一定的的预留时时间来处处理变化化或危机机、偶然然事件等等,针对对短期的的行为做做计划也也是必要要的,这这些都会会减少经经济的损损失以及及时间的的损失。。
自己最清清楚自己己的目标标和标准准,秘书书只不过过是提醒醒你、帮帮助你。。最终的的计划还还是要自自己决定定。你的的时间安安排、工工作的重重要程度度,只有有你才能能与你的的目标挂挂钩。