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工程管理理论在招标代理机构中的运用
工程是为创造独特产品、效劳或成果而进行的临时性工作。
工程管理就是将知识、技能、工具与技术应用于工程轰动,以满足工程的要求【1】。
招标是指招标人(买方)发出招标公告或投标邀请书,说明招标的工程、货物、效劳的范
围、标段(标包)划分、数量、投标人(卖方)的资格要求等,邀请特定或不特定的投标人(卖方)
在规定的时间、地点按照一定的程序进行投标的行为。
招标是一项临时性的效劳过程,所以当一个招标代理机构接受业务委托进行招投标事宜,
我们就可以将其看作一个工程。
我们可以用工程管理的思想对招标过程进行管理。
一、目前招标中存在的问题(从招标代理机构角度解析)
第一,一招投标代理机构从业人些员业务素质较低,自身专业水平不高,存在和投标人
串通投标等不正当竞争行为,标的不明确,组织评标能力缺乏,对投标人的资质审查不严格,
这些因素都为招标工作埋下了隐患,再加上我国目前招标方面的法律法规不够健全,招标文
件不完善,这些问题都给招标过程中的不正当竞争提供时机,导致整个招标工作的不标准,
影响正常的招标秩序。
第二,一招标代理机构在些承揽招标代理业务时,为了获取代理资格无视企业本钱和招
标代理收费标准,随意降低代理效劳价格,形成价格恶性竞争,进一步降低了招标代理效劳
行业的利润率。
二、工程管理三要素在招标代理机构管理中的运用
(一)工程时间管理在招标代理机构管理中的运用
招标工作是一项程序性很强的工作,执行过程中可能会遇见各种问题阻碍招标工作的进
展,作为招标代理机构,应考虑各方面不确定因素,这就要求我们必须对招标工作进行时间
管理,对招标进度进行管控,编制每个工程的招标方案,合理安排每一阶段的工作,并按方
案及时完成。
招标方案可以采用网络方案图、甘特图等工具进行编制,在招标方案的编制过程中要合
理安排招标开始时间、持续时间、完成时间,保证每项招标工作满足甲方的需要。
招标方案编制完毕后,方案管理者要以方案为依据,将方案的各项工作分配到具体执行
者并要求执行者严格以方案为依据推进工作。
方案执行者要严格按方案开展各项工作并保存相应记录。
良好的招标工作方案不仅能清晰明了的向我们展示每项招标工作的进展情况,还能帮我
们了解各种偏差对招标工作造成的影响程度,此外我们可以将招标方案执行过程中的成功经
验及时加以总结并推广,制定出标准化的流程。
如果招标代理机构的每个工程进度都能控制到位,不断提升时间管理能力,将会大大节
省资源。
(二)工程本钱管理在招标代理机构管理中的运用
上述招标存在问题里提到,现在招标代理机构竞争剧烈,那么控制好本钱就会提升利润
空间,提高代理机构自身的竞争力。
所以应将本钱管理理念融入到企业文化中去并能够将其作为一项根本的和长期的战略
性方针表达于代理机构管理的所有层次、职能和环节。
本钱管理在招标代理机构的实施就可以分为三个阶段:事前预算、事中控制、事后考核。
首先,在招标代理结构打算接受一项招标代理业务时就要先根据自身实际情况做好预算。
预算科学与否决定了本钱控制的好坏,并且预算要尽可能的具体,这样就有了本钱控制
的依据。
其次,要依据预算,有效控制招标的各个过程与环节。
例如:招标代理机构可以在电子招评标平台上出售招标文件(电子版)、网上接受投标文
件、网上阅评标等,这样可以减少会场租用、人员投入、文件印刷、往来差旅等诸多方面的
大量费用。
控制的过程就是将实际与预算不断进行比照,查找原因并采取纠正措施的过程。
最后,整个招标工程完成,比照实际本钱与方案本钱,本工程本钱与类似工程本钱,找
出差距,分析原因,为以后工程本钱管理积累资料,同时我们根据本钱考核指标对相关人员
及部门进行考核。
通过以上三阶段的实施,使本钱处于全过程的监控之下,即使发生偏离标准本钱的情况,
也会因为能在发生环节及时发现,而防止了本钱失控的进一步扩大,使本钱损失限制在最小
程度。
(三)工程质量管理在招标代理机构管理中的运用
招标代理机构提供的产品是效劳,上面问题里面也提到随着招标代理机构迅速开展,招
投标市场竞争日趋剧烈,而招标代理机构效劳内容单一、质量低下。
我们就需要来改善和提高效劳质量,以增加市场竞争力。
招标效劳的质量无法像有形产品那样,可以在经过检验合格后才交付给客户,他的提供
与使用具有同步性。
因此招标代理机构的质量管理应是一个动态的、持续的过程,所以为有效开展招标效劳
质量管理可以建立招标效劳质量体系。
首先,在建立招标效劳体系的过程中,我们要确定招标的需要。
招标代理人应多角度,多方面与客户沟通,了解和收集客户需求(如招标人对工程的具
体要求,工程人员组成情况,行政监管部门对政策法规执行的情况和监督尺度等)并对所有
需求进行分析排序以确定关键的质量特性。
其次,就要确定质量方针和目标并配备人力、物资和信息等必需的资源。
尤其人的素质是决定工作质量的关键,因此对人的管理就是资源管理的核心,要使每个
人都明确其目标、职责和权限,并自觉的执行,要对领导和员工适当授权,使其积极主动的
为自己的目标奋斗,进而实现总目标。
为确保每一个人都能胜任其岗位工作,应进行多种形式的培训、工作标准化管理、绩效
考核来提高员工的能力和素质。
例如:可以规定:送招标办备案的招标代理合同等文件代理人要签字或盖章,以此作为
考核代理人员的依据并公布所有招标代理从业人员考核情况。
凡公布的招标代理从业人员有违法违规、暗箱操作等行为一经投诉或考核不合格,取消
其招标代理从业人员资格等等。
这将解决目前招标代理人员素质不齐的问题。
最后,要确定实现质量目标必需的过程、质量控制点和控制方法,建立持续改良的质量
体系。
招标代理机构的效劳过程就是从接受招标人委托到签订招标工程合同为止的一系列活
动,我们可以制定wbs将整个过程分解成各个子过程,并对各个子过程进行分析,确定每
一个过程需开展的质量活动、需采取的控制方法,进而制定一系列标准性文件来确保每一个
环节都能满足其质量目标。
还要规定一些预防措施,防止招标过程中可能发生效劳质量问题。
在完成对招标全过程的检测并逐项记录全过程各关键控制点的根底,上招标代理机构还
应对监测的结果进行统计分析,查找实际操作过程与质量目标之间的差距,寻求改良方法,
采用pdca循环推进效劳质量管理体系。
招标代理机构运用工程质量管理思想,建立效劳质量管理体系才能对所操作的每一个招
标效劳工程的全过程进行有效监控,为客户提供标准的招标效劳;才能对每一个工程实施做
到事前有依据、事中有检查、事后有评定;才能使员工改良效劳意识,提高效劳质量水平;才
能增加在招标市场的竞争优势,实现可持续开展。
综上所述,工程管理三要素:时间、本钱、质量均可以在招标代理机构进行运用并且可
以适度的解决目前招标代理市场中出现的问题。
然而时间、本钱、质量就是一个等边三角形的三角,任何一方的移动必定带动其他的变
形,是鱼与熊掌的关系,所以我们要找准一个平衡点,做好取舍分析,保证三个目标结构的
均衡性、合理性,力求到达目标系统的整体优化。