文档介绍：综合管理部行政秘书职务说明书
岗位名称
行政秘书
岗位编号
所在部门
综合管理部
岗位定员
直接上级
行政公文副经理
工资等级
直接下级
无
薪酬类型
所辖人员
无
岗位分析日期
本职: 协助分管副经理负责综合管理部的文书、行政事务、档案管理和采购物资发放等工作
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述:负责公文处理及会议通知、布置工作
工作时间百分比:30%
工作
任务
登记、批分、送签各类文件
频次:日常
根据登文记录和时间传递文件并督促办理
频次:日常
负责机要文件的交换和传递工作
频次:日常
承担公文及会议内容的安全和保密责任
频次:日常
承担公司总经理办公会等会议的通知和会场布置
频次:日常
职
责
二
职责表述:负责采购物资入库、保管、发放等工作
工作时间百分比:30%
工作
任务
负责起草、完善公司物资管理制度,报请主管领导审批
频次:1次/年
负责对入库物资按照“入库验收单”验收数量、规格、品质等项目,登记入库,填写相关单据,底联送交相关部门备案
频次:2次/年
根据入库单对入库物资进行分类、存放,定期整理、清检入库物资,维护物资保存环境清洁,进行日常安全检查
频次:4次/年
承担物品的发放工作,包括审核、保存物资领用单据,查核被领用物资库存,照单发放被领用物资等
频次:日常
负责建立物资出库账目,按规定保管采购文件
频次:日常
负责及时知会后勤管理专责各类库存物资的动态存放数量,以确保公司常规性物资使用的连续性
频次:日常
承担准备、管理公司定期各类礼品的工作
频次:日常
职
责
三
职责表述:承担公司档案整理、保管和使用的工作
工作时间百分比:20%
工作
任务
负责起草公司档案管理制度,报请主管领导审批
频次:1次/年
按照文书、基建类等档案管理制度的规定对文件材料进行收集、登记、归档,并对所接收的文件资料进行分类、编号、组卷、复印副本、确定密级并办理入库手续
频次:日常
负责入库档案的保管、整理工作,完成对档案的入库验收、登记、检索卡编制、档案上架、保管和统计等工作,建立健全档案数据库,及时更新数据
频次:日常
负责档案的使用管理工作,包括办理档案的借阅手续,定期催还档案;按规定进行档案的复制、调拨和外来文件的处理,以及提供档案借阅和使用咨询并参与档案的编研工作等
频次:日常
负责档案库房的管理,即定期清点库藏档案,保证帐、物、卡相符;及时修复破损档案;定期参加档案鉴定,对应销毁档案进行监销,以及维护档案库房的清洁、卫生和安全工作,即落实对库房的“七防”(防火、防光、防潮、防尘、防虫、防鼠、防盗)等
频次:日常
协助分管副经理监督、指导、检查公司职能部门档案管理工作
频次:日常
职
责
四
职责表述:负责印鉴、信证的管理
工作时间百分比:5%
工作
任务
保管印鉴、介绍信并对其使用进行权限内的管理,权限外上报分管副经理
频次:日常
职
责
五
职责表述:承担其他行政事宜
工作时间百分比:10%
工作
任务
具体承担公司领导的后勤保障、差旅费用的借还、外出机车票的订购等工作
频次:日常
接待来访,接听、传达日常电话,收发传真,处理、回复信函
频次