文档介绍：如何写会议通知
会议通知按形式分,有口头通知和书面通知。会议邀请函、请柬是会议通知的书面形式。按通知的行为方式分,有当面通知、电话通知、电子邮件通知、电报通知、墙报通知、报纸通知、广播通知、电视通知等。按作用时间分为预告性通知和正式通知。
一、会议通知的基本作用
会议通知是把参加会议的有关事项告知与会者的会议文书。
会议通知具有如下几个方面的作用:一是可以传递有关会议的性质、内容、方式、时间、地点等基本的会议信息,以便与会者提前做好充分准备,按时赴会。二是可以借助于它来收集与会者提出的议题、对会议议程的意见、提交的论文或报告以及其他需要在会议上进行交流的文件,以便进一步完善议题与议程,审定或筛选论文、报告和其他交流性文件。三是有关人员可以用它来向会议组织者反馈与会者的有关信息,如姓名、职务、职称与人数等,为会议的接待服务工作做好准备。四是可用它来履行相关义务。在一些法定的会议中,正式成员具有出席会议的法定权利,向他们发出会议通知,是会务工作机构的法定义务,同时也是对与会者的尊重。
二、会议通知的规范格式
会议通知的告知项目必须齐全、明确、具体。会议通知的一般结构包括标题和正文两个部分。会议性质、规模、重要性不同,会议通知的写法也不同。
(一)小型会议会议通知的格式
小型会议会期不长,告知事项简单,会议通知的写法也相对简单一些,一般结构是:
:一般写“会议通知”,或“关于召开×××会议的通知”,不宜只写“通知”,甚至不写标题。
:写明会议的时间、地点、内容、出席(列席)人及与会的有关要求等。
(二)大型会议会议通知的格式
大型会议或重要会议会期较长,内容丰富,告知事项比较多,会议通知的写法就相对复杂一些,一般结构是:
:通常的写法是“×××会议通知”或“关于召开×××会议的通知”。
:通常包括开会的缘由、赴会应知事项和要求等。开会的缘由要写明会议的原因、目的、任务;赴会应知事项要写明会议的内容、议题、时间、地点、出席人员、报到时间、报到地点及方式、应带材料、注意事项等,有些会议通知中还要说明代表资格、名额分配等事项。
:写明有关的联系方式、电话、联系人等。对外地与会者,通知中要说明接待办法。
三、常见会议通知的写法
(一)政府会议通知
××市人民政府办公厅关于召开全市审计工作暨表彰先进集体和先进个人会议的通知
(会议通知[20****]9号)
各区人民政府,市府各部门,各企事业单位:
市政府决定召开全市审计工作暨表彰先进集体和先进个人会议,现将有关事宜通知如下:
一、会议时间和地点
20****年3月10日(星期五)上午8:30在市党政大楼会议厅报到,9:00准时开会,会期半天。
二、会议内容
传达全国、全区审计工作会议精神,总结全市20****年审计工作,部署20****年全市审计工作,表彰先进。
三、参加会议人员
各区政府分管审计工作的副区长,各区财政局长、审计局长(由各区政府通知);市政府各有关部门分管财务领导、财务科长及有关内审机构负责人;市属有关企事业单位负责人、财务科长及内审机构负责人;驻市有关单位负责人及内审机构负责人(参会名单附后)。
四、其他事项