物业管理前期介入承接查验方案.pdf

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物业管理前期介入与承接查验案
××物业管理有限公司
二〇一三年一月
专业资料:.
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目录
第一节管理人员的招聘...................................................3
第二节前期介入的主要容................................................6
第三节项目的筹备.........................................................15
第四节承接查验.............................................................15
专业资料:.
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第一节管理人员的招聘
物业服务前期介入需要的主要人员是工程技术人员和项目经理。
以上人员的入职日期应在物业服务合同签订后尽快入职,其中项目经
理应在项目交付前半年入职,工程主管最好在项目设计阶段入职,最
迟不应超过交房前半年。
项目经理的岗位职责:
1、制订年度经营管理服务计划、编制年度费用预算,并带领下属开
展各项经营管理服务工作,完成年度经营指标;
2、负责前期介入阶段的人员招聘、项目筹备、配合销售等工作;
3、负责项目承接查验的组织工作;
4、负责交房的组织工作;
5、制订符合项目情况的物业服务案,并控制其有效实施,保证满足
顾客需求;
6、格执行公司质量体系文件,做好项目质量管理、监督、提高工作;
7、制订楼宇、绿化、工程验收接管案、开荒清洁案,报上级领导审
批后,带领相关部门做好验收接管工作,并建立档案;
8、组织并监督管理处顾客服务、工程服务、秩序服务、保洁服务、
园艺服务等日常服务工作,确保服务品质;
9、组织开展项目行政、人事、公共关系等综合事务的管理工作,满
足服务提供的需要;
10、组织开展项目日常培训工作,提升员工服务水平;
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11、物业项目公共能耗统计和分析,组织开展节能降耗工作;
12、做好辖区政府部门以及物业管理各主管部门等相关单位的联系
沟通工作;
13、制定社区文化建设工作标准和规章制度,协调社区服务和社区
活动的场地及设施,制定活动案并组织实施;
14、组织开展项目区域危险源识别、评估、预防及改进工作;
15、编制物业管理报告,并向公司领导、业主委员会或建设单位汇
报;
16、接受政府相关部门、公司职能部门的监督、检查与指导;
17、组织开展创新服务活动,不断提升服务品质项目经理入职要求。
项目经理任职要求:
1、30-45岁,性别不限,大学专科以上文化程度;
2、物业管理及相关专业;五年以上相关工作经验,其中担任项目经
理3年以上;
3、协作性、积极性、行动力、责任感、自我管理、成本意识。
4、熟悉物业公司的运作式及管理服务的各项工作及操作规,掌握客
户服务技巧;
5、熟悉物业相关政策法规并具有作业任务和经营管理知识;
6、了解掌握ISO9001:2000和ISO14001:2004体系;
7、具有较强的沟通协调能力;
8、良好的人力资源管理能力。
工程主管的岗位职责:
专业资料:.
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1、在项目部副经理的直接领导及品质部的监督指导下,负责工程管
理部的日常管理事务工作。
2、在前期介入阶段,负责图纸审核、施工质量控制、与开发商、施
工单位的沟通协调等工作;
3、担任承接查验小组负责人,负责分户验收、图纸资料交接、承接
查验工作;
4、负责小区工程部的日常管理,拟定工程设施、设备的管理规章,
检查每日设备、设施运行记录,了解设施、设备工作状况,合理
安排各项工作;
5、全面负责房屋及设施、设备的正常运行与维保服务,包括房屋设
施、设备运行的应急处理;
6、制订系统设备、设施的保养、维修计划,审核统计月度能耗及材
料消耗,报请上级领导审批,按计划组织员工具体落实,并指导
监督计划的完成情况;
7、熟练掌握各项设备的操作技能和维修技术,制定员工技术培训计
划,定期组织员工进行技术练兵,并经常检查员工的技能状况;
8、组织员工进行突发事件预演,制定断电、断水、突发性设备故障
应急措施,并落实到岗;
9、编制设备技术档案卡,督促员工学习图纸与掌握设备功能、特性;
10、负责编制设备检查巡视表,并监督设备巡视工作;
11、经常检查交接班日记、巡视记录,并定期实地抽样检查;
12、定期抽样检查报修单完成情况,经常与客户沟通听取反馈意见;
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13、完成项目经理布置的其他任务。
工程主管的任职要求:
1、28-45岁,性别男,中专以上学历;
2、工程建筑、电气、强弱电、暖通空调等工程类专业,五年以上相
关工作经验,其中担任主管3年以上;
3、品行端正,工作认真负责,具备良好的服务意识与强烈的责任心;
4、精通电工技术和电气操作规程以及电气工艺技术规程。
第二节前期介入的主要容
一、工程技术面
1、设计优化
根据目前建筑设计市场的状况,特别是针对大型、专业性强的项
目,开发商/设计单位需要由更加专业的顾问参与到设计过程中,协
助开发商和设计单位提出问题及解决问题,使资源的利用达到最大
化。
目前设计部门在设计建筑物时均是按照相应的规与开发商提出的要
求进行设计。
但是往往与使用的使用式存在较大的差距。我司提供的服务不仅
仅是限于纯建筑技术及相关规面,更加重要的是站在开发商的立场,
从市场、营销以及项目最终使用者(国际用户及本地用户)等角度分
析设计中可能存在的问题,通过和设计单位的配合
使设计达到最优化,使开发商的回报实现最大化。
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根据开发商对建筑物设计使用的理念,协助开发商对整体建筑进行设
计优化,确保建筑的落成后的实际情况符合开发商理念,优化建议包
括设备设施安装选型、空间使用规划计划等,还包括强弱电连接、道
管设计、垃圾处理空间和建议式等。空间上包括公共区域,如走廊,
卫生间,残疾人设施,坡道等的设计优化,另外,物业公司还将在配
套商业上做出预留设计。
在使用者的角度上,将根据以上理念以及对建筑项目的充分了
解,提交专业分项建议,使建筑物在使用和管理面得到充分优化,同
时也将尽可能的发挥出开发商理念。
在管理者的角度上,物业公司将提交必要的设计优化或补充建
议,以确保建筑物落成后的管理和使用效果。其中包括物料的选择、
物业规划、各系统设备安装选型、隐蔽工程施工封闭等工作建议。
2、隐蔽工程的记录和施工工艺的建议
在项目的施工阶段,物业公司主要对施工工艺和隐蔽工程进行重
点关注。隐蔽工程对日后的物业管理维修和维护有重大的影响,物业
工程主管应对隐蔽工程进行验收、记录,了解隐蔽的管线位置、敷设
向,为日后的维修养护提供准确像是的信息支持。
施工工艺是房屋建设过程中的细节之一,但是小小的问题多次重
复出现,必定会带来不可估计的损失。例如,卫生间、阳台地面坡度
的控制,水泥混凝土标号的控制,抹灰的平整度等待。这些细小的问
题可能会给日后业主的使用带来极大的不便,甚至造成无法修复。物
业公司在前期介入阶段应密切关注施工工艺,做好细节关注。
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3、设备选型建议
设备选型主要包括电梯、扶梯,空调的选择,选择的依据主
要是节约投资,便日后的使用、管理,节能降耗,提高建筑无的
品质、档次。
4、参与设备安装调试
设备安装面主要是电梯、锅炉、变配电设备、换热设备、道
闸系统、监控系统、消防系统等等。设备安装调试阶段对日后的
使用和管理有着重要的影响,在此期间物业工程主管应积极参与
设备的安装调试,记录设备安装调试过程,收集相关的设备出厂
文件、安装说明书、使用说明书、随机附件等。
二、前期介入的工作重点
物业管理的角度对项目各种设施、设备、材料的设计、选型、选
材、安装等面提供专业建议;
依据对楼宇机电设备等的了解,结合项目本身的市场定位,为发
展商提供质量价格比最优的品牌与型号建议;
从业主实用的角度提供户型设计、各种管道设计等面的建议;
建筑外墙的选材和设计提供专业建议;
具体研究项目总体规划设计案,提供秩序维护岗与安保系统监控
布点的设计案,兼顾充分监控与节约成本;
提供环保设施建议,如感应式开关、自闭式水喉、分类垃圾箱(房)
等。
对管理用房的大小、分配、位置等提出建议,如:物管人员宿舍
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出入口应尽量避免与物业出入口交叉等。
就发展商制定物业收费标准、入住收费明细及装修期间的收费标
准等面提供建议。
配合发展商楼宇销售。根据物业所在地物价部门的有关规定,并
结合市场的实际情况。
三、前期介入的工作容
1)对物业各业态的建筑提出意见和建议
建筑结构及功能设计(包括但不限于:)
物业功能整体布局;
交通道路分布;
绿化景观等。
停车系统及交通路线规划(包括但不限于):
人流和车流导向;
停车场出入与计费管理系统;
行车路线;
停车标识;
停车场的分配与规划等。
消防系统
监控和消防中心
消防中心位置;
消防水池、水箱位置;
消防通道设计;
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消防栓接合器位置;
消防中心设备布置;
消防监控点位调整与补充。
公共区域装饰装修
土建装饰装修审图;
土建装饰装修符合项目建设特点与档次;
土建装饰装修便于运营后的检修保养;
土建装饰装修便于运行后的清洁工作;
土建装饰装修与其它专业的施工配合。
管理用房
管理用房的数量、位置、面积;
管理用房的功能、平面布置;
管理用房的装饰标准和装饰风格建议;
管理用房的附属设备配备标准。
会所
会所面积、位置建议;
会所装修档次、风格建议;
会所水、电、气供应建议;
会所功能分区建议;
会所停车区域;
垃圾处理
垃圾房位置、面积、垃圾场高度标准。
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垃圾桶位置预留建议;
垃圾房设备配备标准;
垃圾分类。
电梯系统
电梯配备数量;
电梯档次、品牌的选择建议;
电梯装饰建议;
电梯梯速的选择。
2)对物业各业态的机电设施提出意见和建议
各系统设计参数及配制建议
在符合设计规的情况下,提出市场经验调整参数。
空调系统
空调系统设计审图建议;
空调设备的区域控制;
空调设备选型的经济评价;
空调系统设计便于物业运行管理;
空调阀门的安装位置;
空调能源费用的分摊法。
配电系统
配电系统设计审图建议;
住宅电力负荷参数;
住宅区域末端点位配备建议标准;
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配电系统的分界;
配电设备选型和经济评价。
给排水系统
给排水系统设计审图建议;
给排水阀门位置补充建议;
雨水篦子、雨水、污水检查井的分布建议;
雨水管的流向组织建议;
给排水系统计量;
中水系统的建议;
给排水系统设备的选型和经济评价。
消防系统
消防系统设计审图建议;
消防电、水系统物业补充建议;
消防末端阀门位置;
消防中控室的位置、面积、装修建议;
消防系统设备的选型和经济评价。
安防系统
安防系统设计审图建议;
安防系统末端点位的物业建议;
安防系统分区和门禁控制;
安防系统设备的选型和经济评价。
公共照明系统
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公共照明系统审图建议;
照明运行分区节能控制;
公共照明能耗计量;
公共照明运行模式;
公共照明系统设备的选型和经济评价。
3)对物业各业态的智能系统提出意见和建议
智能化建筑的概念和标准;
智能化的硬件配备和扩展要求;
智能化设备的软件功能;
智能化操作的分级职能;
智能化运行的经济性分析;
智能化运行的可靠性能分析;
智能化控制末端点位的补充;
智能化控制系统的完善;
智能化系统在各专业系统工程中的体现;
4)跟进物业建筑施工和设备安装过程
了解施工进度
了解隐蔽工程
公共区域合理尺寸及使用材料建议
车场合理建议
5)能源收缴与计量控制建议
物业主体部分及相关配套设施各功能部分之供电、水、燃气系
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统合理分割与独立计量要求。
物业主体部分及相关配套设施各功能组合部分公共区域各地
段、照明用电、动力用电系统、清洁、绿化用水之系统与业户
单元之供电、水系统合理分割与独立计量要求。
计量表的位置与抄表式符合物业运行管理要求;
通过计量,达到能源系统平衡控制。
6)装修管理建议
物业公司将向书面提供安排装修工程、物料运送控制及相关之装
修管理程序建议。
向开发商提供成品保护案;
装修现场消防安全管理案;
装修现场施工安全管理案;
装修现场临时用电管理案
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第三节项目的筹备
筹备的容
1、人员招聘,包含但不限于组织架构的确定、工资福利标准的确定、
招聘途径的选择、认识制度的编写;
2、办公室的选址、装修,主要容有装修公司的选择、图纸的审查、
装修风格的确定、装修预算的申请、装修过程的控制;
3、行政性事务,包含但不限于工服厂家的选择、办公家具的采购、
工程设备、工具的采购,保洁机器、用品的采购;
4、物业管理案的编制;
5、项目服务预算及开办费的编制;
6、协助开发商编制《临时管理公约》、《房屋质量保证书》和《房
屋使用说明书》;
7、交房资料的准备及印刷工作;包含单不限于《业主手册》、《装
修手册》、《交房通知书》等;
8、评估影响物业管理运作收费的因素,并就物业管理服务之各项无
偿及有偿收费标准与操作程序提出建议。
第四节承接查验
一、分户验收
住宅工程质量分户验收(以下简称分户验收),是指建设单位组
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织施工、监理等单位,在住宅工程各检验批、分项、分部工程验收合
格的基础上,在住宅工程竣工验收前,依据有关工程质量验收标准,
对每户住宅及相关公共部位的观感质量和使用功能等进行检查验收,
并出具验收合格证明的活动。
分户验收容主要包括:
1)地面、墙面和顶棚质量;
2)门窗质量;
3)栏杆、护栏质量;
4)防水工程质量;
5)室主要空间尺寸;
6)给水排水系统安装质量;
7)室电气工程安装质量;
8)采暖工程安装质量;
9)建筑节能工程质量;
10)有关合同中约定的其他容。
住宅工程分户验收的程序
(一)分户验收容完成后,施工单位应首先进行全面的自检评定,
自检合格后向建设单位提出住宅工程分户质量验收书面申请。
(二)建设单位组织监理、施工、物业管理等单位的有关人员按
照工程质量验收标准的要求,逐户按照本办法要求的分户验收容确定
检查部位、数量并适时进行检查验收;分包单位项目经理、项目技术
负责人也应参加分包项目的分户验收;已选定物业公司的,物业公司
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应当参加分户验收工作。
(三)参加分户验收的人员应具备相应的技术能力和资格,并经
当地监督机构认可与备案。
(四)分户质量验收前,施工单位应在建筑物相应部位标识好暗
埋水、电管线的走向,分户验收应配备必要的检测仪器;建设单位应
提前5个工作日向当地工程质量监督机构进行告知。
(五)分户验收应逐户、逐间检查,并做好记录。分户质量验收
不合格的,须经整改符合要求后重新组织验收。
(六)每户住宅和规定的公共部位验收完毕,应填写《住宅工程
质量分户验收表》(见附表一),由建设单位和施工单位项目负责人、
监理单位项目总监理工程师等分别签字确认,并加盖公章后,贴于户
醒目位置。
建设、施工、监理等单位应格履行分户验收职责,对分户验收的
结论进行签认,不得简化分户验收程序。对于经检查不符合要求的,
施工单位应及时进行返修,监理单位负责复查。返修完成后由建设单
位重新组织分户验收。
二、资料档案交接
在物业交付前,物业公司应与开发商进行资料档案的交接,资料
档案的交接应该在综合验收合格后,房屋交付前进行。最迟不得超过
房屋交付前5日,以便给承接验收留出充足的时间。
资料档案的容:
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第一类、基础资料
——原件一套
包括:总平面布置图、建筑、结构、给排水、空调、电、燃气、通讯、
消防、监控、门禁、对讲、停车场、广播、智能系统等各专业竣工图
及地下管线综合布置竣工图
——原件一套
(包括质量事故处理记录)——复印件一套
——复印件一套
、技术资料、使用说明书——复印件一套,
(电、水、热力、天然气)——复印件一套
(污水排放、垃圾排放)——复印件一套
第二类、工程技术资料
1)竣工图(包括总平面布置图、建筑、结构、给排水、空调、电、燃
气、通讯、消防、监控、门禁、对讲、停车场、广播、智能系统等各
专业竣工图及地下管线综合布置竣工图);
2)工程及隐蔽管线的全套图纸;
3)地质勘察报告;
4)工程合同及开、竣工报告;
5)图纸会审记录;
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6)工程设计变更通知(包括质量事故处理记录);
7)隐蔽工程验收签证;
8)沉降观察记录;
9)竣工验收证明书;
10)水、电、卫生器具等设备的检验合格证书;
11)砂浆、混凝土块试压报告及其它材料测试、检测记录;
12)管道系统试压、冲洗试验报告;
13)生活供水设施清洗消毒合格报告。
第三类、设备设施资料
1)设备开箱记录,包括装箱单、出厂合格证、技术资料、使用说明
书、随机备件、附件等;
2)发电机安装、调试记录;
3)消防系统安装、调试记录;
4)监控、门禁、对讲系统安装、调试记录;
5)中央空调系统安装、调试记录;
6)广播、智能系统安装、调试记录;
7)电梯安装、调试记录;
8)变压器的安装调试纪录
第四类、施工、供货合同、协议
专业资料:.
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1)施工总承包合同;
2)分包合同;
3)建筑材料供货合同、协议;
4)产品检验报告、合格证;
5)混凝土试压报告、钢筋检测报告等;
6)施工总承包单位、分包单位、供货商资料;
物业公司接收以上档案资料时,应仔细清点、查验,发现有缺失、
损坏,应请开发商补充,图纸、资料应妥善保存,建立档案室,钥匙
由专人保管。以上资料保存年限为永久保存。
三、物业交接
物业资料档案交接完毕后,房屋交付前,开发商应与物业公
司进行物业交接,并签订交接协议。交接的主要容包括:共用部
位和共用设备设施的交接;园区绿化交接;业主资料交接。
交接时应对以上容进行及认真查验,发现问题应请开发商进
行整改。整改完毕再签订交接协议。
具体交接程序见:园区绿化交接案、保洁交接案。
专业资料