文档介绍：该【行政前台的工作内容 】是由【秋江孤影】上传分享，文档一共【9】页，该文档可以免费在线阅读，需要了解更多关于【行政前台的工作内容 】的内容，可以使用淘豆网的站内搜索功能，选择自己适合的文档，以下文字是截取该文章内的部分文字，如需要获得完整电子版，请下载此文档到您的设备，方便您编辑和打印。行政前台的工作内容
一、日常接待
b)物业公司,公司内部的水电维修、物业规定的各项活动的
联系工作;
c)送水公司,关注情形公司各处饮水机水量情况,及时联系
送水,每次接待时只需要在送水公司的卡片上写清送“XX”桶,拿走
空桶“XX”个即可。每月月底结账,填写请款单提交办公室主任,向
财务申请费用支付。同时关注公司饮水机是否正常,如有及时极为及
时通知饮水公司进行维修。
二、办公用品管理
:每月23-25日对库存的办公用品进行全面盘点,制
作“办公用品库存统计表”提交办公室主任审查。若有用品数量不足
或已领用完,即时上报,进行补充;
:每月25-28日通知公司各部门提交下月所需的办公
用品清单,统计出“购买清单”后报办公室主任审批。批准后,联系
办公用品供应商送货;
:员工领用所需办公用品前一天,让其填写“办公用
品领用表”并签字,然后给予发放;
:每月底联系办公用品供应商提供本月未结货款清单
及发票,确认无误后,填写支出单,报财务人员审批后通知供应商前
往领款。
三、日常事务
,包括:扫描仪、
传真机、复印机等,若机器出现故障,及时取得联系供应商解决问题;
,更新员工通讯录,
公司若有新进或离职管理人员,都应在2-3个工作日内制作新的通讯
录,发送至每位员工邮箱中;
:当公司部门有印制名片需求时,需要
其填写“名片申请单”,并提供
,将一封信发放至员工手中;
,前台应妥善保管备用钥匙以备
公司同仁有紧急情况时使用;
,协助人事部门接线员通知应聘人员各
项事宜;
,协助各部门员工收发业务传真;
,如员工生日会、公司集
体活动、继续拓展等业务的联系、通知、协调事宜。
,提供入职表格、欢迎信、办公用品、公
司通讯录等,并收取新员工的某项身份证明(身份证、学历学位证、户
口本、照片)的复印件,提交办公室主任整理归档。
,做好后勤保障
基层工作。
四、接待工作
b)会议室桌椅布置:在开会前召集将会议室的桌面收拾整洁,
会议椅归位;
c)茶水及点心:会议前准备好茶、热水及杯子,等来客就位
后逐个送茶;接待贵客时,应提前准备必要的水果及点心供开会人员;
d)相机:准备公司相机,为聚花拍照留念所用。
e)订餐:向会议负责人确认是否需要订餐,如需邮递应确认
就餐人数应当后,电话联系餐厅预订包房;
f)预订酒店:如需为来客预订酒店,确认主客姓名后,电话
联系锦江富园大酒店预订房间,预订成功后向查证公室主办任汇报确
认。
a)为开会人员添加茶水;
b)按照领导要求提供会议准许支持;
c)安排值班人员负责会议中的摄像工作;
a)组织来客及公司目前领导合影留念,并将照片发至来访者
邮箱内或作为贺卡发送。
b)如遇主要客户来访,应及时将多张会议相片资料上传至公
司网站内。
c)会议后的清理工作:将剩余茶水及茶杯清理干净,未食用
的点心整理归入茶点处,以备公司员工食用;
d)会议后器材的归库:会议其后器材应及时归库,将相机及
其他器材放回原处。
行政前台工作内容
前台行政工作
一、卫生清洁
会议室、会客室、副总、总经理办公室、茶水间、公共区域
卫生
1、上班第一时间根据当天情况调整空调,整理会客室跟上级
的办公室。注意事项:烟灰缸需铺上纸巾后滴水。
2、早上各个办公室进行开门、开窗通风;如有脏污需及时清
扫。
需要提醒办公室员工对自己的办公财务人员区域进行及时清
洁;
3、查看各个秘书处饮水机是否有水,若已并无或已不当够日
饮用,即刻联系送水(客户编号:XXX,订水电话:XXXXXXX);查看纸杯、
抽纸等是否足够,及时添置;4、总经理、副总经理办公室桌等清洁;饭
堂的茶具清洗;
5、下班前关掉会客室茶桌电磁炉打坏的自动门,关好门窗。
6、下班前整理好办公桌椅,电脑与电脑的摆放需做到横看竖
看均为一条直线,电话需统一摆放,保持整洁度。
7、下班时检查门窗、空调、电源等是否关闭。
二会议
1、例会:每周星期二上午10:00,如有变动另行通知。未经
过批准未出席者每次扣款50元.
得到准确会议通知时,在会议开始5分钟前通知参会者,准
时到达;会议开始前做好会议打卡,无法及时参会者,需得到领导批准。
需要进行会议记录,按格式编排,需存档纸质版会议记录。三文印、
传真、快递、电话管理工作
1、行政助理负责对打印机进行保管、检查等工作,办公室设
备如若出现故障或耗材缺失,应第十时间进行维修,确保不影响各部
门正常使用。
传真工作
传真件必须按照公司有已的模板传送。
3、快递工作
收发快递,按照有已原版登记。所收取的快递在下班时间由
收件人领取(急件除外)。
四办公用品采购与行政管理
1、各部门需求计划收集
每月25昨晚收集各部门下月的物品需求计划,进行汇总,同
时根据库存情况编制采购申请表,交由副总审批;
2、其他公共物品采购计划
公共物品包括:茶杯、纸巾、打印纸等非各部门需求计划内
的物品,以及其
他原公司没有但经过调查发现需要采购的物品,这项公共物
品若临时急用,可报经副总,进行临时采购,如果非急用,可在每月
25日前汇总消费需求计划,进行集中采购。
3、采购流程
一般日用品(非办公家具、设备等大型物资)由行政助理进行
采购,流程如下:A、首先编制采购申请表,交由副总审批;
B、凭借审批的采购申请表到财务处办理借支手续;
C、一般是到黄沙谊园(荔湾区黄沙大道28-32号)如有其它充
分建议亦可。D、采购结束后,填写报销单(含价格),整理好票据,交
由财务审批;E、做好办公用具装车;
五、办公用品发放
1、任何办公用品的领用均需要登记;每月集中采购的物资(按
照各部门的需求计划)在采购结束后,月初应予集中发放;
2、办公室内物品领取均需登记。
3、每月定时对办公用具进行盘点。
六、办公用品取用理管,
1、对于借用的物品,需要归还的,需要跟踪归还时间,到时
间还未归还的要与之沟通,超过三天的需说明原因及归还时间;
2、对于交还的物品的完好性,需要予以当场双方检查确认,
如有问题视情况需要借用人承担的,由借用人长原价赔偿或重购;确认
无误后签字;
七来客接待
接待流程:1、客户进门起身迎接并询问来访事由;
2、登记《客户来访登记薄》,弄清来访者身份和意图。若
来访者未预约或是始次拜访,不得将公司领导的各种联系方式恣意
告诉领导素不相识的人,若有事宜,尽量选用禀告方式;
3、倒水
5、来客告辞时起身致谢;
6、客人离开后清理水杯及烟灰缸,整理桌椅、继续保持会
客室的整洁;
9、《客户来访登记薄》需做好归档。
八档案管理、公文制定、文件收发等工作
1、协助制定放假通知、两会通知等公文的书写、张贴工作;
此类文书在时限后均需存档。
九通讯录管理
1、熟悉长途电话公司人员的及通讯电话,及时推送更新公司
内部员工的联系方式,负责公司电话的接听与转接。2、需为新员工
核发邮箱,同时更新公司最高层员工联系方式。
十车辆管理
一、车辆申请使用运营管理
2、使用人会凭申请表到管-理-员处取车。
十一、网络维护
1、办公室网络维护:若遇上IP地址重复情况,可按以下选
项更改
步骤:A、WINDOWS微标键+R键出现运行对话框,输入cmd
C、右击网络图标(即任务栏上类似电脑的图标),打开网络和
共享中心,点击“更改适配器配置”,右击本地连接,选择属性,双
击tnternet协议版本4,选择“适用下面的IP地址”进行更改IP地
址。
2、如仍无法解决问题,可致电联想公司(鲁先生:
**********,020-36472070)进行沟通需如何去解决问题。会员编号:
.
十二、公司钥匙的管理:公司钥匙的书桌序列号均按照办公
桌下的插座编码编排,需对员工所领取的钥匙开展登记。其他锁妥善
保管。
十三、考勤
考勤记录:下载查岗设备的记录,根据外出单、请单假等进
行考勤的核对和整理。
1、人员外出登记
B、回到公司在《外出申请单》上登记回来时间以及办事天数
异常情况;
C、特殊情况,外出前未登记,需回公司后适时补登;
D、前台人员负责提醒并督促其他员工,并于每月将外出情况
汇总,与考勤统计核对。
3、考勤统计工作流程:A、熟悉门禁考勤系统的管理,根据
公司人员情况及时增加或更改考勤人员信息;
B、每月5日前将门禁考勤统计数据备份,并综合评价外出
登记以及人员注册请假情况统计考勤,交由财务部;
十四、招聘
十五、完成领导透漏的其他临时性工作。
附:日常工作所需以需的联系方式一份。