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行政管理职位工作手册
(第2版)
目录
(一)行政部工作职责一览表……………………………………………………5
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28
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第一章行政部职责描述
(一)行政部工作职责一览表
行政部部门职责职责细分备注
(1)企业各种日常办公事务的计划、组织、协调与控制在建立办公自动
(2)会议的组织、协调,会议内容的记录与传达化系统方面有给
管理
予协助的职责:.
(1)负责制定办公物品及设备的采购、保管、发放与使用制度计算机及网络设
(2)负责办公物品及设备的采购事宜备的故障一般由
备管理(3)办公物品的保管、发放、使用专业人员维修
(4)办公设备的日常保养与故障维修
(1)印信的管理和文书、公文的起草、收取、传达与处理
(2)企业各种档案、书刊的建档、保管、借阅
(3)做好文书资料以及内部信息的保密工作
(1)办公车辆的调度管理
(2)安排车辆年检、定期保养、日常维修等工作
(3)对司机人员进行安全驾驶教育、考勤等日常管理
(1)员工考勤、出勤统计、报表、分析等人事管理工作
(2)对员工生活福利、安全保健、卫生等方面的管理
管理
(3)组织员工开展各种形式的活动
(1)企业环境绿化、卫生和厂区及宿舍财产、员工安全管理
(2)企业员工食堂、宿舍的日常管理
管理(3)维持企业水、电等动力系统的正常运行及相关设施维修
(4)企业日常安全保卫及消防管理
(1)来客接待事宜管理,包括前台接待、客人来访登记与迎送等
(2)企业对外宣传、公关联系
(3)牵头组织危机管理委员会,制定危机处理预案
(1)审议合同的合法性,保障企业的合法利益
(2)协助处理日常涉法事务及管理合同
(3)参与企业重大合作项目和重大业务项目的谈判
(4)代理企业涉讼案件:.
第二章行政部组织管理
(一)行政部组织结构与责权表
部门行政部部门负责人行政部经理直属领导行政总监
行政部组织结构图部门编制
经理级人
主管级人
专员级人
部门职责
部门权力
相关说明
编制人数审核人员批准人员
编制日期审核日期批准日期:.
(二)行政办公工作一览表
部门:人数:填写日期:年月日
序号工作内容概述
(三)行政办公职位规范表
职位名称直接上级直接下级
管辖范围
直接责任
主要权力
职务代理人
任职条件
第三章办公事务管理
(一)行政费用计划表
编号:单位:元:.
科目上年度本年度预算数变动变动备注
平均数一季度二季度三季度四季度量率%
固01薪资支出
定02间接人工
费03租金支出
用04办公费
05邮电费
06水电油料费
07保险费
08医保费
09社保费
合计
01加班费
02差旅费
03运费
04维护费
05交际费
06样品费
变07包装费
动08燃料费
费
09职工福利费用
用
10杂项购置费用
11会务费
12培训费
13劳务费
14间接材料费用
15消耗品费用
16保健费
17其他费用:.
合计
费用总计
(二)行政费用申请单
编号:部门:填写日期:单位:元
费用类别金额用途说明附件张数
合计人民币(大写)
报销人签字:审核人签字:主管领导签字:
(三)通讯费用报销单
编号:填写日期:
部门使用人
通讯工具类别()固定电话()移动电话()其他号码
费用(合计)人民币(大写)
审批意见
主管领导(签字)审核(签字)总经理(签字)
费用明细
(四)外勤费用报销单
员工姓名所属部门报销时间备注
序号费用类别大写小写
0001交通费
0002资料费
0003交际费
0004补贴费
0005其他费用
合计:.
财务审批部门主管审批财务复核部门经理审核经办人签名报销人签名
(五)车辆费用报销单
编号:填表日期:年月日
驾驶员部门车号
预支期间年月日至年月日车型
项目张数金额(单据粘贴处)
合计金额(大写)
财务审批部门主管审批财务复核部门经理审核经办人签名报销人签名
(六)招待费用报销单
编号:填表日期:年月日
姓名职务招待附
部门事由件
招待对象招待人数客人人,陪同人备注
日期招待地点餐饮费住宿费礼品其他金额合计张
礼金费用十万千百十元角分
:.
金额合计
(大写)
财务审批部门主管审批财务复核部门经理审核经办人签名报销人签名
(七)公务联系单
送抵时间
签收人
已阅签字
转出时间
联系事项
签复
填表人
(八)参观许可证
许可编号发证日期印章
参观单位参观日期
参观者姓名职务单位
参观区域参观内容
参观目的参观路线
相关部门签章
主管副总生产部行政部营销部公关主管
(九)接待用餐申请表
申请日期:年月日
接待负责部门接待负责人负责人职务
来宾负责人工作单位部门和职务:.
接待总人数用餐时间陪同人数
接待事由
招待规格(根据公司相关规定确定)
受理日期经办人
审核意见接待部门行政部主管副总
(十)公关工作计划表
公关工作主体负责部门
负责人员公关专员口公关主管口行政部经理口行政总监口
配合人员
计划情况
工作目标
工作进度
进度目标
工作成果
工作预算工作结算
(十一)会议记录表
编号:填写日期:
会议时间地点主持人记录人
会议名称
参加者
会议议题
会议过程
会议决策
记录审核人审核结果:.
(十二)年度会议计划表
会议名称主持人
开会地点会议召集单位
开会日期会议主要工作人员
开会时间与会者应备资料
会议宗旨及议题会场标示资料
与会单位会场拟分发资料
人数
(十三)会议审核项目表
序审核序审核
审核项目审核项目
号结果号结果
1会议的主题女服务员着装方面
2会议的规模(总人数)查邀请回函22(1)洋装(2)旗袍
3会议预算(3)其他民族服饰
4招待对象的层次新闻媒体
活动日期及时间(注意是否与其他同业的活(1)文字记者
5
动冲突)23(2)新闻稿
6会议天数(3)摄影记者
7会议负责人(4)录像记者及电源准备
8会议事项分工表住宿安排方面
会场的预订(1)安排来宾的住宿(套房、
(1)主会场(2)分会场(3)洽谈室24单人房、双人房)
9(4)展示室(5)来宾休息室(2)领导人的住宿预订房间
(6)工作人员休息室(3)妥善分配房间
(7)演艺人员休息室
制作来宾名册支付的负担范围(住宿、餐费、
10
包括姓名、地址、公司名称、电话、职务等25取用冰箱内的食物费用、电话:.
费)
各类函件安排用餐方面
邀请函、信封、邀请卡、回函明信片、纪26(1)住宿者的用餐事宜
11念品、停车场、指引地图、餐券订制张数(多(2)来宾、司机的用餐问题
印20%以备用)、信封书写投递日期(3)服务人员的用餐
(4)演员、乐队的用餐问题
纪念品方面活动行程方面
纪念品的选定、包装、外包装书写、礼品提(1)司仪开场白
12
款、蝴蝶结(装饰礼品包装)订制数量(2)主持人的致辞
(要多出20%以备用)(3)来宾致辞
交通工具方面27(4)宣读贺电
13
飞机、面包车、轿车(5)致谢辞
14酬谢费(给司机人员等)(6)活动行程表
会场布置(7)播放背景音乐
主席台、会标、灯光、音响效果、录音、座(8)放映宣传影片、幻灯片
15
次、台下座位、紧急疏散方案、茶水饮料供
应
宴会的形式服务柜台的工作方面
(1)餐桌入座式(2)自助餐入座式(1)来宾出、缺席之确认
16
(3)半入座式自助餐(2)发放胸章
(4)鸡尾酒立食式自助餐(3)发放活动行程表
16料理样式和菜单印制(4)引导来宾到休息室
饮料香烟(5)发放座位牌
17(1)国产白酒(2)鸡尾酒(6)发放纪念品
(3)啤酒(4)饮料类28(7)设置临时电话:.
花饰(8)来宾签名纪念
(1)花篮(2)桌上花饰
(3)雕冰花饰(4)胸花
18
(5)赠用花束(6)典礼台花饰
(7)载挂花饰(8)蜡烛
(9)展示品饰花
看板、标示板类29座位顺序
(1)大门看板(1)桌面标示卡
19(2)方向标示(2)桌面标示卡的书写
(3)专用停车场示牌
(4)展示商品说明标牌
拍照摄影方面胸章、名牌
20(1)纪念照片(1)颜色、大小、种类的选
(2)快照30定
选择桌子(如圆桌或方桌)(2)公司名称、职衔、姓名
21
的书写
(十四)决议事项确认表
决议事项
决议内容
达到目标
所需支持
执行措施执行负责人
备注
(十五)决议事项实施表
会议名称:
决议事项决议日期决议负责人
部门执行负责人实施目标实施进度等评价:.
各部门每个月的实施检查表
月份实施进度评价月份实施进度评价
14
25
36
(十六)会议室使用申请表
填写日期:
使用日期使用时间会议名称具体地点参会人数所需设备备注
申请使用单位管理单位
名称填表人主管管理人主管经理
(十七)印章使用登记表
盖章时间文件名称发文号印章类别盖章次数使用人批准人备注
(十八)印章使用审批表
编号用章部门盖章时间
印章类别盖章次数文件发文号
文件名称
备注:.
用章人(签章)批准人(签章)
注:请在备注栏中简要说明盖章用途
(十九)印章使用申请单
单位申请日期年月日
用印类别用印份数
文件名称文件说明
申请人核准人
(二十)印章管理登记表
种类区分名称印章内容管理责任人办理责任人备注
公司名印公司名印公司全称行政部经理行政部经理
印章
部部门印行政部印公司名、部门名行政部经理行政事务主管
门分店分店印公司名、分店名××分店经理分店
印工厂名行政科长
章职务董事、经理职务名称行政部经理行政事务主管金属制
印章
部长印财务部经理印公司名、职务名财务部经理财务主管
(银行专用)
(二十一)印章使用范围表
种区分公司支票及合同及定货单各类辞请收人事关员工委
银行兑其他重及日常对外系及有存款任
现凭证要文件业务文文件关证明账目状
类债券件令示据:.
公公司
司名章
名股份
称公司专用
印部门名章
章分公司名章
职董事长名章
务董事(股份
名公司专用)
章名章
其他高级
职员名章
财务部
经理名章
分公司
经理章
第四章网络信息管理
(一)计算机故障维修记录卡
部门:填写日期:单号:
机器编号规格数量故障说明预估修理费使用人备注
:.
(二)计算机网络报修登记表
序号报修时间报修部门报修原因维修人维修情况完成时间备注
1
2
3
4
5
异常情况说明:
(三)计算机网络设备档案表
设备使用部门:
设备名称设备规格销售销售设备购买维护公司维护年维修
品牌型号号码公司价格日期年限费用
故障现象及维修情况维修人维修时间更换配件记录
故障记录
备注
第五章文书档案资料管理
(一)收(发)文登记表
收文发文:.
月发文文事份有无签月收文文事份有无寄件签
日单位号由数附件收日单位号由数附件人收
(二)公文传递单
填写日期:年月日
收文公文编号文件名称发文签收备注
(三)公文会签单
发文单位发文文号发文日期年月日
时限□普通件□急件□特急件密级□普通□秘密□机密□绝密
内容
会单位接文时间交文时间行政部转呈时间
签1月日时月日时月日时
顺2月日时月日时月日时
序3月日时月日时月日时
备注
(四)档案索引表
序号档案号档案名称建档日期储存位置档案内容处理
:.
(五)档案明细表
全目案移出归还
宗录卷日单位名称经手人姓名管理人日管理
号号号期员签字期人员签字
(六)档案调阅单
编号:填写日期:年月日
类别调卷部门
调卷人
文件内容摘要
调阅用途
调阅期限自年月日起至年月日止,计日
原收文编号借出日期
档号归还日期
备注保管人签章
(七)信件接收登记表
月份:年份:
日期信件种类接收人收信人所属单位/职位分发日期签收人
(八)外发信件登记表
序号外发时间信件信息发信人信息密级:.
信件类别外发地址收信人发信件单位
(九)图书借阅卡
图书信息栏借阅信息栏
图书编号借阅人
图书名称办理人
图书价格借阅日期
图书等级归还日期
签字确认栏
借阅人签字:办理人签字:
年月日年月日
说明:双方各留一份,便于日后归还确认。
(十)借阅登记表
年月日
借阅日期编号名称借阅人归还日期借阅人签字
借阅办理人:
(十一)丢失报告单
填表日期:年月日
丢失资料编号丢失资料名称
发现(大致)日期资料存档日期
资料所属级别资料管理人:.
丢失原因:
资料管理人员签名:
日期:年月日
单位处理意见保卫处处理意见
单位主管签名:保卫处主管签名:
年月日年月日
总经理审批意见:
年月日
(十二)声像材料送审表
送审日期:年月日
声像资料名称
附加文字材料页数声像资料送审人
签字确认栏
摄编人员配音人员文字起草人员参审人员
签名:签名:签名:签名:
年月日年月日年月日年月日
审核意见
签名:
年月日
:.
第六章提案管理
(一)项目提案表
填写日期:年月日
单位职称姓名
提案名称编号
现况、缺点(附图)、说明
提案改善内容(具体、详细、附图)
估计投资额(分项估算)
预计效益暨投资回收期
(二)会议提案表
××公司××会议第×号提案
提案人所在部门
提案日期提案编号
理由(写明提出建议或意见的理由)
措施(写明实现所提主张的措施)
审查意见
审查人签名(盖章)
备注
(三)员工提案汇总表
编号:月份:年月
提案提所属类别提案收件审核审结果实施核
编号案部门生技其事项日期日期核可可不效果发
人产术他人用试佳奖
类类金:.
(四)优秀提案审核基准表
编号:填写日期:年月日
提案名称评审人员
评价项目评价基准等级分评价分
~30万元(以2万元为单位得1分)26~29
~20万元(以2万元为单位得1分)21~25
有形效果(30)~10万元(以1万元为单位得1分)11~20
~5万元(以1万元为单位得1分)6~10
(以2000元为单位得1分)1~5
(注:以年为单位的预计金额)
、劳动强度、环境或外形改善的效果明显8~10
无形效果(10)~7
~2
~15
~10
波及效果(15)
~6
(科、室)1~3
~15
、建议8~11
独创性(15)(对策)4~7
~10
活动评价(30)
~5:.
~5
~2
~5
~2
~10
~5
总得分100分
(五)提案实施成果评分表
提案名称提案编号
项目评分标准分数(分)项目评分标准分数(分)
标准得分标准得分
动主动发觉实施10~15投无需投资20~25
机原来有缺陷,激发实施5~10资回收期半年以下15~20
15%上级指标或旁人建议1~~1年10~15
创完全属独创、开发性15~20收回收期1~2年5~10
造参考科技资料加以研究、修10~15期回收期2年以上1~5
性正、改良25%
20%由类似科技资料联想并比5~10月10万元以上15~25
照实施效
经他人暗示或向他人学****1~~10万元10~15
%1万~5万元5~10
~5
15%
实施分数50以51~5960~6465~6970~7475~7980单
奖金(分)下以上位
核定奖金5001000200040006000800010000主
(元)管
注:此表用于重大建设性提案的评分。:.
(六)员工提案改善评分表
提案人所属部门提案日期评定日期
提案名及
内容概要
评评定标准评审意见最高评分权重(%)评分
经济利益50
定创造性15
应用范围10
成研究观察花费时间10
改善成本10
绩提案完整性5
合计100
评审者其他建议
:年经济效益核算额×20%
:评分资金
董事长总经理审查主任委员审查小组评定人
注:此表用于一般建设性提案的评分。
第七章行政人事管理
(一)应聘人员登记表
应聘职位:填表日期:年月日
姓名性别年龄出生日期
籍贯民族身高体重
学历职称健康状况婚姻状况:.
毕业院校所学专业
第一外语级别第二外语级别
联系方式身份证号
期望工资上岗时间其他要求
起止时间学校名称专业学历
所受教育
起止时间公司名称所担任职务相关证明人
工作经验
培训时间培训机构培训内容所获得的证书
参加的培训
所受过的奖励
及处分
兴趣和爱好
个人特长及自
我评价
(二)面试成绩评定表
应聘者姓名性别年龄
毕业院校专业学历
应聘职位应聘时间
评价项目评定等级
A-优B-良C-好D-一般E-差
仪表、仪态
专业知识技能的掌握
工作经验与应聘职位的关联程度
语言表达能力
分析判断能力:.
应变能力
情绪控制能力
综合评价人力资源部评价
录用决策□予以录用□储备□不予考虑
用人部门评价
录用决策□予以录用□储备□不予考虑
总经理评价
录用决策□予以录用□储备□不予考虑
(三)员工培训申请表
申请部门申请人
培训时间总时数
培训讲师需费用
培训地点
培训人员
培训内容
培训器材
部门主管审核:主管领导批准:
签字:签字:
年月日年月日
(四)培训实施计划表
拟办单位:填写日期:
举办培训本年度举培训培训负责部
班名称办班数地点门(人)
培训目的
培训培训培训
对象人数时间:.
教学目标
培训科目名称培训方式讲师姓名培训时间培训地点备注
科目
培训周次培训内容摘要备注
第1周
进度第2周
第3周
(五)培训费用预算表
编号:申请日期:年月日:.
课程名称日期地点
费用预算明细
×本=元
×时=元
×日=元
×日=元
参加培训人员名单(计人)
部门姓名职称备注
(六)员工考勤统计表
编号:填表日期:年月日
姓名所属出勤应出勤请假迟到早退备注
部门天数天数事病婚产其迟到累早退累
假假假假他计时间计时间
(七)员工请假申请单
编号:填表日期:年月日:.
姓名所属部门填表日期
请假类别□事假□病假□婚假□产假□丧假□其他(请注明)
请假事由
请假时间年月日至年月日
部门负责人意见
人力资源部意见
主管副总意见
总经理意见
(八)出差计划申请表
出差人职务代理人职务签出差人
姓名姓名认代理人
出差出差自年月日时起
地点时间至年月日时讫(共日)
拟办
事项
主管副总批示部门负责人申请人
日期起讫地点交通工具交通费住宿费杂费合计
合计
合计金额(大写)万仟佰拾元角分附凭证张
财务主管:会计:经办人:
(九)差旅费报销清单
填写日期:单位:元
姓名职务出差累计时间单据张:.
出差事由项目金额
起止时间地点车费起止时间地点车费住宿费
起止起止起止起止
膳食费
交通费
其他
备注合计
总经理:财务主管:部门主管:出差人:
(十)差旅费支付明细表
填写日期:单位:元
出差人出差日期核付金额
出差事由
日期起讫时间起讫地点交通费膳住杂合工作要点
月日起止起止种金额食宿费
类费费计
经理:财务主管:部门主管:出差人:
第八章财产物资管理
(一)物料移交清册
部门:共页第页
项目规格及说明单位数量备注:.
接收单位:移交单位:主管:经办:
(二)物资保管清单
编号:所属部门:保管人:
项购买日期凭单品规厂数单单签接管日期处凭单
次年月日号码名格牌量位价认年月日理号码
情
况
(三)物料使用转移登记卡
使用部门:使用人姓名:职级:填写日期:
保养日财产编品名规格数量单价总价使用人移交人备注
期号签认
(四)固定资产登记表
财产科目:项目编号:
购置日期:年月日使用年限:
购置金额:
日期凭证字号使用部门日期凭证字号使用部门
:.
(五)固定资产移交清单
部门:填写日期:第页
项目规格及说明单位数量备注
接受部门:移交部门:
经理:主管:经办:经理:主管:经办:
(六)固定资产保管记录卡
(正面)
财产分类编号
中文名称英文名称
厂牌取得日期
规格配件
台币原价原币值
增加资本支出原值使用年龄每年折旧额
第一年年~年最后一年
年月
年月
年月
(背面)
使用部门接管日期使用保管人签章交还经管部门日期经管部门签章
年月日年月日
年月日年月日:.
(七)办公用品请购单
财管字第号填写日期:年月日
财产名称规格用途单位数量需用日期估计价值备注
请购部门负责人意见:行政部经理意见:主管副总经理意见:
年月日年月日年月日
主管:申请人:
(八)办公用品一览表
办公用品名称规单位单价代号办公用品名称规格单单价代号
格(元)位(元)
(九)办公用品登记表
使用部门:管理部门:
名称编号
规格厂名或牌号
构造附属设备
存放地点耐用年限
原价增加价值
日期摘要凭证号数单位数量增加减损结存
(十)办公用品领用表
填写日期:年月日:.
部门领用人核发
领用物品及规格用途数量单位单价总价
主管:保管员:
(十一)办公用品盘点单
填写日期:年月日
编号名称规格单单上期结存本期本期本期结存备注
位价数量金额购进发放数量金额
数
主管:保管员:
(十二)办公用品耗用统计表