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文件、记录管理程序
1目的
为规范体系文件、记录的管理,保证在体系运行的各个场所都能得到符合体系运行的有效文件、记录,制定并实施本程序。
2适用范围
矿属各科室、区队。
3职责
、标准的编制、评审、更改、发放和使用。
、标准的审核。
、识别、转发和归档。以及矿内部文件的标识、发放和归档。
,单位内部文件的编制、审批、发放、整理和归档;并根据需要制定和评审本单位的体系文件。
、科室负责对本单位管理体系记录的标识和保存。
4执行程序
包括风险预控管理过程中的体系文件、标准、管理制度、作业指导书、外来文件等。
文件可以采用任何形式的载体,载体形式可以是纸张、磁盘、照片、电子媒体或其它形式。
、审核、批准和发布
1)风险预控体系文件、标准由安全风险预控管理体系办公室组织人员依据获取的最新法律、法规和其它要求规定进行编写。
2)管理制度及作业指导书由业务科室和使用单位编写。
、批准和发布
1)风险预控体系文件、标准由风险预控管理委员会主任审核定稿,风险预控委员会主任审批后,正式发布实施。
2)管理制度、作业指导书由相关单位或科室领导审核,分管矿领导审定,风险预控管理委员会主任批准后下发。
所有文件都要进行标识,使文件状态易于识别。
、标准、矿发或转发的文件由党政办公室采用编号或加盖“受控”印记方式,以标识其现行有效且处于受控状态。
、作业指导书等文件,应分级、分类统一编号标识。
,文字类文件应用打印机或复印机输出。
、标准、矿级管理制度由党政办公室按确定范围发放,建立《发文登记表》,保证文件及时发放到全部的使用单位和科室。
,建立《发文登记表》,实行发放控制,保证文件及时发放到公司副总以上领导及全部使用的科室和区队。
《体系文件总清单》,各科室应建立相应的《体系文件清单》,对适用于本单位管理的法律法规、标准、上级来文和本单位现行使用的文件进行控制。
、单位的文件、资料兼职管理人员应及时收集本单位适用的管理文件,纳入《体系文件清单》。
、相关行业和中国平煤神马集团公司文件,建立《收文登记表》,识别其适用性,并转发到相关单位或科室。
、记录清单、法律法规的管理,并每半年进行一次更新。
(兼)职文件管理员,负责文件的接受和使用管理。
《档案管理制度》实施管理。
,及时将失效和作废的文件进行标识或销毁。
文件需要复制或向外提供时,必须经分管领导批准,向外提供的文件必须加盖“非受控”标识。
、更改
,使用者应及时将信息反馈到有关科室,以便得到解释。
、法律与其他要求、生产工艺、设备发生重大变化时,党政办公室要及时组织评审,确定是否需要修改,对审批修改后的文件,安全风险预控管理体系办公室以《文件更改通知单》发放到使用单位和场所。
1)在原文处划改
更改内容为字、词、句时,将要修改的内容单线划掉后,在适当的空白处填写更改内容,并由更改人签字确认。
2)换页、换版
再次更改同一内容,或该页更改超过五处时,要进行换页更改,并在该页右上角加盖“换页”印章标识;一次换页数超过总页数50%时,该文件应重新换版印刷,换版时,应注明版本号。
3)补充
补充的内容较多须附加页时,可在原件后加附页,在该附页右上角加盖“附加页”印章标识。
,应由相应的主管领导或主管科室进行再次批准后方可下发。
,由党政办公室声明原文件作
废。
,并登记造册填写《档案资料销毁鉴定工作单》,经科室负责人批准后进行。
,指定专人监销。
,要在原目录下注销。
,保留文件必须单独存放,并在文件上加盖“此件作废,仅供参考”的标识,防止误用。
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。
、磁盘、照片和其它电子媒体等。
记录标识
记录采用编号进行标识,执行煤矿采掘企业《文件记录统一编号办法》
记录的填写
记录的填写要真实正确、字迹清晰、内容完整,应用钢笔或碳素笔填写,要写清记录人、审核人的姓名和填写日期。
、整理和保管
《体系记录总清单》,各单位、科室应建立相应的《体系记录清单》,清单的内容包括:序号、记录名称、记录编号、建立、保存单位、保存期限、备注等栏目,并明确专(兼)职人员管理记录。
、科室负责按煤矿采掘企业《档案管理制度》的要求,按年、季、月及时收集整理记录,并分类装订成册,编制目录,按要求归档保存。
,要做到防潮、防火、防虫蛀、防鼠害、防变质、防损坏和防丢失。
保存期
1)记录的保存期限应根据生产实际、法律法规要求和合同要求决定;
2)各种记录的保存期见《记录总清单》。
查阅记录时,记录保管科室要做到有效提供利用。一般查阅记录可由科室负责人批准,顾客或外单位查阅须经分管领导批准,并填写《文件查阅登记表》
记录在保存期后需销毁时,由保存单位鉴定并填写《文件销毁申请表》,经指定负责人批准后销毁。
5相关文件
★《文件记录统一编号办法》
★《档案管理制度》
6相关记录
★《收文登记表》
★《发文登记表》
★《体系记录清单》
★《体系文件清单》
★《文件修改申请表》
★《文件更改通知单》
★《档案资料销毁鉴定工作单》
★《文件查阅登记表》
7附件
文件管理程序流程图
记录管理程序流程图
结束