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原材料厂家和采购方的出纳对账
原材料厂家和采购方的出纳对账「篇一」
为加强原材料采购的管理,根据决议,结合本公司的实际情况,制定本制度:
一、材料科是原材料采购管理的第一责任部门,具体工作由材料科会同财务科
完成。
二、对于大宗材料的采购,必须进行公开招标。通过考察综合评选,采用相对
价格较低、保证质量的材料和设备。公司各股东都可向市场询价或介绍价格低廉的
原材料,原材料价格采用阶段浮动价。供货商不得恶意竞标已经发现取消其供货资
格,并永不合作。
三、对生产所需的原材料应根据需要数量、规格、使用时间等作出采购计划,
周密布署,确保生产需要。确定材料采购供货方后,应签定详细的供货合同,内容
包括产地、品牌、等级、数量、价格、型号、供货时间等,按照合同规定,保证及
时供货。对紧缺原材料及时掌握信息,及时采购或积压原材料。
四、生产用原材料设专人管理,原材料进场后及时办理验收、核实方量手续。
对不合格的原材料严禁办理入库手续,材料收料单必须由门卫及专职人员二人签
字,并及时把材料出入库手续送交财务部,保证帐物相符、帐帐相符。
五、供货方应及时提供工程材料设备的证明和有关票据,以便结算入帐。
六、财务科严格对进场原材料进行监督和检查核实,确保生产成本最小化。
原材料厂家和采购方的出纳对账「篇二」
为了加强公司材料采购和出入库的管理,充分发挥经费使用效益,减少不必要
的支出和浪费,按照节省节约的原则,规范材料的采购、入库、出库的工作程序,
建立科学有效的管理制度,特制定本规定。
一、采购:.
(一)采购原则:
公司设专职人员进行材料采购,采购人员在对材料市场进行调查了解的基础
上,保证以低价购入,并要保证材料的质量。对于易耗材料和常用物品要进行集中
批量采购,每月集中采购1―2次,其他零星使用的材料,尽可能做到按批次采
购。公司各部门对易耗材料和常用物品要按实际情况半月或一个月提报采购计划。
在填写《材料采购申请表》时要注明材料用途。采购员要严格按照领导审批的《材
料采购申请表》进行采购,未经审批的不得私自采购。材料需求部门要配合采购员
进行采购,以保证采购的材料的种类和型号相符。
(二)采购程序:
1、材料需求部门必须填写《材料采购申请表》,须履行部门主管和总经理审
批签字手续,然后交给采购员,由采购员安排统一进行采购。
2、采购员在采购前必须持《材料采购申请单》与保管员的库存帐核对,确定
库中没有留存方可进行采购。
(1)采购计划审批:采购资金每次在5000元以上原料或辅料,应提前10天
提出采购计划,经总经理审批。采购资金每次在1000元以上原料或辅料,应提前
5天提出采购计划,经总经理审批。
(2)确定供应商:采购资金每次在5000元以上,至少要确定没有关联关系的
供应商3家以上;采购资金每次在1万元以上或每月累计在20万元以上的单项原
料或辅料,至少要确定没有关联关系的供应商5家。同时,将所有供应商的名称、
地址、联系电话、联系人、负责人、销售的产品名称等详细资料交物资主管存档。
(3)确定采购价格:选择性价比最高的供应商,经公司总经理审批后签订合
同,实施采购。
(三)审批权限:凡申请进行采购的,填写的《材料采购申请表》先由部门主
管批准后,然后报总经理签批;对于急需材料,可先报总经理,同意后先行采购然
后再补办手续。:.
二、入库的办理
采购员将所采购材料连同采购发票交于仓库保管员,仓管人员对照《材料采购
申请单》和采购发票按类进行数量清点,确定无误后在发票上签字,然后按品名、
型号、单价等进行详细入帐。填写入库单(一式二联)一联由库管保存,一联交给
财务做账。
(一)、采购后进行入库登记。
1、货物验收:采购回库房的货物,至少有2人参加验收并签字。库管员负责
验收数量,并保存相关技术资料,经办人负责货物质量并验收。供货商的送货单上
必须有以上二人的验收签字,货物在验收的二人到齐(如因公出差,则可由其主管
代替)以后方可下车。
2、货物入库:到库房的货物,填写入库单,登记入账。只有入库以后的物
资,方可投入生产使用。财务才可入账和支付货款。入库单一联由库房保管,一联
由财务保管。
(二)、货款支付:
1、单次购货金额在1000元以下的,填制付款申请单据经会计审核→公司总经
理审批→出纳付款。
2、单次购货金额在5000元以上的,填制付款申请单据经会计审核→公司总经
理审批→出纳付款(转账方式付款)。
三、材料领用出库的办理
材料需求人员根据施工项目或维修项目填写“出库单”,凭“出库单”到仓库
领取材料,领料单上必须有材料领取人、部门主管和总经理签字,手续不全一律不
允许办理出库。如遇特殊情况需要与部门主管和总经理以短信的形式报备,同意后
方可领取材料,在领用材料后的2个工作日内补全相关手续,否则造成的经济损失
当事人个人承担。
四、相关要求:.
(一)维修应急材料,备用量未经允许不得超量,如有发现,追究当事人和部
门领导的责任。
(二)工具类材料各部门要建立档案记录,保管员在出库时也要建立备查帐。
(三)对于易损材料和工具出库时,要严格执行以旧换新制度。
(四)要严格执行材料采购审批手续,凡不按审批权限履行审批手续而私自采
购的,在发票上不予签字。
(五)材料采购,正常情况下,至少有两位经办人参加,其中一位应是材料需
求部门业务精通人员,采购员要做到货比三家,优中选优,严禁将质次价高的材料
购入公司。
(六)采购工作中,要严禁虚开发票,抬高价格吃回扣等损公肥私现象,如有
发生,要严厉处罚。
(七)材料采购要在5日内结算,要履行完所有签字与报销手续,对借款余额
及时返回财务。
(八)仓库保管员一定要严格履行出入库手续,切实做到帐物相符,未经主管
负责人允许,不得将材料占为己有或转借他人使用,否则,要进行严肃处理。
(九)领料人员严格履行领取手续,不得虚领、冒领,更不能占为己有,否
则,需进行经济处罚。
(十)各部门人员要以身作则,注意把好采购、入库、出库、使用等各个关
口,否则,要追究相应的领导责任。
原材料厂家和采购方的出纳对账「篇三」
,实现采购供应工作程序化、规范化,达
到及时配套供应,降低采购成本,加速资金周转,保证工程质量和工期的目的,特制订
本制度。:.
、临设、周转材料自采买开始至供到工地验收时止,均属于采购供应
管理范围。
、法规、政策和物资工作纪律,廉洁
奉公,自觉抵制不正之风。
,
必须持证上岗,严格岗位责任制,无上岗证不准从事采购工作。
(1)单位工程一次性用料计划:根据施工组织设计和施工预算材料分析进行编
制,在工程开工前提出;
(2)构配件加工订货计划:根据技术翻样资料编报;
(3)材料需用计划:根据施工方案,按需用的品种、规格、数量及用料进度进
行编制;
(4)采购供应计划:根据编制的材料需用计划,考虑期末储备量、期初库存
量、本期到货量,进行综合平衡,确定本期采购量,编制采购计划、用款计划、运输
计划;
(5)计划执行过程中,遇有设计变更和技术洽商,应及时提出变更计划,据此调
整原需用计划、采购订货计划,以避免造成损失。
(1)采购订货必须依据采购订货计划、采购原则和市场行情,保质、保量、按
期完成所需材料的采购和订货,满足施工生产需要;
(2)采购订货要坚持'三比一算'、'先看后买'的原则,不得盲目采购;对有安
全规定的材料必须到指定厂家购买;
(3)采购时必须向供销单位索取产品合格证及材质证明,具备有关的检测试验
等资料;对无材质证明的材料和产品一律不得采购;:.
(4)大宗及特殊重要的材料订购,必须考虑供方信誉、供应能力及生产技术资
料,须经主管领导审批后方可进行;
(5)凡有特殊技术要求的加工订货,必须事先携带图纸会同技术人员进行技术
交底,事后进行技术验收;必要时在加工期间进行质量检查;
(6)凡不能及时结清的采购订货,必须按合同法的规定,认真签订合同并严格
履行;
(7)企业必须制订内部合同管理办法,明确签约权限、责任、义务、程序,设
立合同台账,检查合同履行情况以及合同履行的制约条款;
(8)采购人员必须设有采购登记台账,借款报销台账;企业应对采购订货工作
的质量效益进行定期考核分析。
(1)对采购订货的材料,应根据采购计划,合同产品技术标准和有关抽样检查
规定,严格检查验收;
(2)对验收不合格的材料及产品要按合同条款,由责任方承担全部经济责任,
由采购人员负责找供方协商处理;
(3)材料进场验收合格后,应在当日签署有关交接手续或凭证,并按票证流转
程序传递。随时清结财务手续。
(1)属于规定范围内的途耗发生的量差,由经办人按审批程序报批处理;
(2)属于非正常发生的量差,由经办人负责同供方核实,损失由责任方承担;
(3)建设单位一般不指定材料(或产品)生产单位。若指定,所发生的质量问题
及其造成的经济损失由建设单位负责赔偿;
(4)对材料账务处理必须遵守如下规定。:.
1)为便于业务管理、会计核算、财务稽查等工作的开展,必须统一凭证、台
账、报表的格式及填写方法和流转程序,达到材料账务管理与财务会计核算业务相
互交接;
2)各种凭证、账、表必须认真填制,计量准确,数字清楚,不得涂改,印鉴、附
件齐全,按要求及时传递;
3)各种原始凭证、账、表及合同文本等资料,按月(季)分别装订、汇总、编
号、核实,由负责人、经办人盖章,统一归档,并妥善保存。
(1)采购供应核算必须遵循'谁采购供应谁核算'的原则;
依据采购和供应的数量分别计算采购成本和预算成本,做到日清月结,按季出成
本报表,并进行采购成本分析。
(2)采购成本是指在采购过程中所投人的全部费用,它包括:购人价、运输装
卸费、管理费(采保费)、税金及利息;
(3)材料统计核算必须以各种凭证为依据,真实反映材料采购供应经营成果;
(4)采购供应统计核算必须具备如下报表:
1)材料收、支、存统计报表;
2)单位工程供(耗)料统计报表;
3)采购成本盈亏统计报表;
4)资金运用情况统计报表。
,按以下规定处罚。
(1)有如下行为之一,直接责任者应予以赔偿,标准为损失额的10%;
1)决策失误或计划不周造成材料浪费或积压;:.
2)越权采购或未按规定程序,违反正常渠道进行采购和加工订货,造成经济损
失;
3)在订货和采购工作中对材料质量把关不严造成经济损失。
(2)有如下行为的直接责任者应按损失额赔偿,并根据情节轻重分别交纪律监
察部门处理;
1)在供应中故意克扣、缺斤短两,超过合理误差转嫁亏损,给使用者造成损失;
2)违反物资政策,物资纪律和廉洁规定,以物谋私,捞取好处,给企业造成经济
损失;
(3)有如下行为之一的,给予责任者处以50~100元罚款;
1)工作责任心不强,造成账目和手续混乱,财产不清,债权债务无法清理或形成
死账者;
2)弄虚作假、不记账、不销账,造成账物不符,成本不实,虚盈实亏者;3)违反
规定,擅自销毁单据、凭证和账册者;
4)拒绝上报各种统计报表之一者;
5)不履行规定职责,使工作秩序不能正常运转,经多次提出无改进者。
(1)本制度由总公司物资供应部负责解释;
(2)本制度自20xx年xx月xx日起执行。
原材料厂家和采购方的出纳对账「篇四」
1、负责协助项目部编制工程现场材料计划并上报,组织材料分批分期有秩序
地进入施工现场,保证生产需要,但需防止大批材料积压。:.
2、加强材料进场的检查和验收管理,材料进场时,材料员必须对材料进行验
质过磅,检尺、点数验收,做到保质保量(在验收中发现质量不符合要求或者其它
问题时,应及时与材料部门联系)。同期每进一批材料均需配齐质保书等相关资
料,杜绝后补资料。
3、合理存放。严格按现场施工平面布置图堆放材料,做到现场材料分类、分
规格堆码整齐,决不允许卸货时乱堆乱放,合理使用场地,减少二次搬运费。标
识、标牌齐全,确保文明施工,规范管理。并针对各种材料特性做好材料防潮防火
工作。易燃易爆物资必须严格按规定隔离存放,做好标识及防火工作。对安全防护
用品应加强管理,确保质量合格,达不到标准的安全防护的用品坚决不进场。
备注:所有进场的钢材必须严格执行现场过磅验收,并做钢材进场过磅登记表
(备查)。
4、现场材料员要做好节超数据统计和分析,并需注明节超原因,超用材料时
须有书面情况说明及报告,经施工员及项目经理审批后方可供料。做好限额领料工
作,根据工程施工预算量控制发料,原则上不得突破施工预算量,如发现超量应及
时上报项目经理及材料部门。每月未及工程竣工后,编制主要材料节超对比分析表
(同预、决算进行对比)并上报材料部门。并做到余料退回,避免损失。
5、监督使用。现场材料员应每日对工地进行二次巡检,并做好巡检登记表,
以便及时发现问题,及时处理。一旦发现民工班组在材料使用过程中浪费应马上制
止,并上报项目部及工程管理部给予浪费材料人相应处罚(罚款金额将做为奖金发
放给举报人)。以保证班组合理使用。
6、各项目材料员填报收领料单时必须载明供货单位名称(要与发票章上载明
名称一致,收料单品名规格不得简写,数量、单价为必填项目且单据不能涂改(如
供货商供货时送货单上不注明单价可以拒
收,特殊情况必须备注),做到材料有量有价,以便为成本核算提供依据。
7、材料领用严禁采取“整进、整出的财务处理方式(如发现采用此种处理方
式,将对材料员进行经济处罚,谁签字谁负连带责任)。必须按实际耗用量开具领:.
料单。领料单填写品名规格、单价必须与收料单一致,数量根据实际领用情况填
写。领料单上须注明被领用材料的使用部位。收领料单须由项目经理审核签字,不
得代签。材料内部移转单品名规格、数量、出料库、收料库、转移单价必须明确,
若无单价则视为无价转移,收料方无偿使用。
8、为保证材料进场的可追溯性,现场材料员必须建立现场材料进场日台帐,
根据台帐格式要求,每天对进入现场的每批材料的名称、规格、数量、运输车号等
相关信息进行记录,收、领料单及内部移转单等均须当日发生当日填写并做台账登
记表。填写完毕后电子档于当日下午五点前通过网络上报当日材料发生的流水账,
如属五点后收到或是发出的材料,需第二天早晨九点前上报。纸质的资料按月整理
装订成册报直管部备案。
9、各项目部材料员填报报表时必须按收料单领料单当月发生当月填报。杜绝
出现无收料领用情况。因未上报当月收料单导致不能付款将由项目部相关人员自行
承担责任。
10、每月24日对工地材料进行盘点,并做好物资收发存台账。根据结存材
料,做好下月的物资采购计划。
11、每月25日至28日现场材料员必须将材料收、领料单及移转单报送材料部
门,红色联不得擅自交给供应商,统一到材料部门对单办理手续。各工程项目材料
收料单(一联、二联、三联)、红色、绿色领料单及蓝色移转单及主要材料消耗月
度报表(如有结存则含物资收发结存报表)上报工程部材料部门截止日期每月28
日。现场材料员根据收领料单、移转单填写《重庆市庚子棠建筑工程管理有限公司
xx项目建筑材料收发结存表》,并在备注栏里填写每项单据份数,各项目上报材
料报表必须报表和单据一致,严禁出现有单不报或无单乱报。
12、如进入现场的材料,其供应商不属于公司质量体系《合格供方名册》范围
内的,现场材料员必须按照公司ISO9001:2000《质量管理体系文件》
规定对其进行临时评定,并收集临时供方的相关资质证书,以证明其产品的质量、
商业信誉、经营能力等,收集内容包括:有效的供应商营业执照、生产许可证、产
品检验报告、企业资质证书后,初评为合格商后方可进行材料采购。:.
13、收、领料单的遗失处理。不得随意以遗失为借口开任何单据。如供货商提
出则首先到财务部会计处落实是否已结过账,如确属未结帐的,应找原材料员落实
具体情况,确认无误的,应将原交各部门的该收料单各联收到材料部门统一盖作废
章后存档管理,新开的收料单应注明原单据编号,并注明原单据作废及原单据号
码。重开的收料单上,应有参与查核此事项的会计、收料员、重开单据人员、项目
经理、材料主管的签字认可。
14、现场材料员须监督好值班人员对各种出场的材料严格盘查,决不允许在无
材料出门条的情况下放任何车辆拉材料出项目部,材料出门条须有材料员、项目经
理、值班人员共同签字生效方可放行。如无出门条私自放行,一经发现将扣除值班
人员全月工资以示处罚,情节严重者将移交公司。手续不全时放行,签字者及值班
人员承担连带责任,损失共担。每月30日将所有出门记录及出门条报工程管理
部。
15、成本核算节点和工程竣工验收之日起5天内,现场材料员须及时将工程上
所有材料单据报送材料管理部,如因未及时上交的材料单据而引起的一切账目,谁
延误谁负责。确有特殊情况可请示工程管理部材料负责人并上报工程管理部领导指
示。
16、、成本核算节点或工程竣工5天,现场材料员必须统计出材料预算总量、
材料收入总量、材料耗用总量台账,并报现场成本核算员及直管工程部管理人员三
方进行对账,以便进行项目成本后评价。