文档介绍：广东沣泽医药有限公司
采购部工作流程目录
首营资料收集流程
产品采购操作流程
发票核销和结算流程
产品破损处理流程
采购退货处理流程
首营企业资料:
营业执照、药品生产(经营)许可证(采购器械:医疗器械许可证)、GSP证或GMP证、质保协议,法人委托书,销售员的身份证和上岗证、销售合同
首营品种资料:
药品注册证、药品质量标准、药品检验报告书、物价证明文件、药品最小包装样盒、药品说明书原样.
注:
以上资料全部需加盖企业原印章,合同可用复印件。
委托书应有法人代表印章,并明确授权范围和委托期限。
首营资料收集流程
电脑录入客户资料:
在采购系统的"基础资料"界面增加供应商资料录入、产品资料录入。
注:
确保输入以上资料的全部内容。
、
制作并提交首营企业\首营品种审批表:
1、在质量系统增加并提交首营企业审批表和首营品种审批表
2、首营品种提交后,还需在Word做一张首营品种审批表格,录入相关内容后连同所有资料一齐交质量部经理审批纸质资料和电脑系统内容。
首营企业审批审核:
首营企业审批表需:采购部经理、质量部经理、质量负责人.
首营品种审批审核:
首营品种审批表需:采购部经理、财务部经理、质量部经理、质量负责人.
注:
以上须部门经理审批后方可发生业务往来。
采购合同的管理:
供应商采购合同需独立归档并建立目录,目录每季度交部门经理汇总.
注:
需在合同目录上填写合同有效期或品种、数量等内容
备注:
正常业务情况下,按电脑系统提示每月对所有客户资料进行检查,是否出现部分
资料过期,如过期应及时更新,不能按时更新的客户以文字方式向质量部申请暂
停使用,待资料更新后方可重新进行业务。
2、所有的客户资料必须在有效期内发生业务往来,每年必须对客户资料进行审核更
新,确保所有资料的完整性。
产品采购操作流程
根据部门经理每日下达的平台计划,结合购销存情况,做采购订单。
采购订单审核:订单认真核对供应商、品种、规格、厂家、数量、单价、税率等内容,.
注:确保所有相关记录完整性。
根据每月部门经理下达的采购计划,每月15日前按采购计划日期将月计划全部做上系统。
生成采购订单:在采购系统的”采购决策平台”,将所需要采购的品名输入,在这个界面能看到该品种的所有信息,包括:,该商品在途数量,"生成采购订单"
注:1、执行订单前先打电话给客户落实该品种有没有货,价格有没变动.
2、确定客户的证照和合同都合格、齐全。
有款期的
先付款后提货的
通知发货:传真或电话通知供应商发货
交财务付款:
注:付款单打印后检查备注及收款人帐号金额是否正确
到货跟踪:根据发货周期做好到货跟踪。
发货跟进:汇款单上列明采购明细,传真给供应商,并短信或电话确认对方是否收到传真并安排发货
发票核销和结算流程
采购后及时向供应商催要发票,收到发票,在结算系统选择未结算应付款,选择相应品种生成发票,登记并交财务审核。
注:相同品种按“先发生的先输入发票”原则,生成后输入发票号码和发票上边的开出日期.
根据结