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产品发布会地点安排
场地可以选择户外,也可以选择在室内。根据发布会规模的大小,室内发
布会可以直接安排在企业的办公场所或者选择酒店。酒店有不同的星级,从企
业形象的角度来说,重要的发布会宜选择五星级或四星级酒店。为了体现权威
性,可在人民大会堂等权威场所举行(由于审核程序繁琐,企业可委托专业策划
公司全程策划筹办)
酒店有不同的风格,不同的定位,选择酒店的风格要注意与发布会的内容
相统一。还要考虑地点的交通便利与易于寻找。包括泊车是否方便?
发布方在寻找新品发布会的场所时,还必须考虑以下的问题:
会议厅容纳人数?台的大小?投影设备、电源?布景、麦克风、远程麦克
风?相关服务如何?住宿、酒品、食物、饮料的提供?价钱是否合理?有没有空间
的浪费?
背景布置。主题背景板,内容含主题、会议日期,有的会写上召开城市,
颜色、字体注意美观大方,颜色可以企业VI为基准。酒店是否会代为安排。
酒店外围布置,如酒店外横幅、竖幅、飘空汽球、拱形门等。酒店是否允
许布置。当地市容主管部门是否有规定限制等。
产品发布会的流程
1、时机的选择
在确定新品上市发布会的时机之前,应明确一点:应确认新品上市发表紧
迫性的最佳时机。
假如基于以上一点,确认要召开新品发布会的话,要选择恰当的召开时
机:要避开节日与假日,避开本地的重大活动,避开其他单位的发布会,还要
避开与新闻界的宣传报道重点相左或撞车。恰当的时机选择是企业新品发布会
取得成功的保障。
2、职员的安排
企业新品上市发布会的职员安排关键是要选好主持人和发言人。发布会的
主持人应由主办单位的公关部长、办公室主任或秘书长担任。其基本条件是:
仪表堂堂,年富力强,见多识广,反应灵活,语言流畅,幽默风趣,善于把握
大局,引导提问和控制会场,具有丰富的主持会议的经验。
新闻发言人由本单位的主要负责人担任,除了在社会上口碑较好、与新闻
界关系为融洽之外,对其基本要求是修养良好、学识渊博、思维灵敏、能言善
辩、彬彬有礼。
新品上市发布会还要精选一批负责会议现场工作的礼节接待职员,一般由
相貌端正、工作认真负责、善于交际应酬的年轻女性担任。值得留意的是,所
有出席发布会的职员均需在会上佩戴事先同一制作的胸卡,胸卡上面要写清姓
名、单位、部分与职务。
3、嘉宾的邀请
对出席新品发布会的嘉宾要事先确定其范围,具体应视题目涉及范围或事
件发生的地点而定。一般情况下,与会者应是与特定事件相关的人士
另外,确定邀请的嘉宾后,请柬最好要提前一星期发出,会前还应用电话
提醒。
4、会场的布置
新品上市发布会的地点除了可考虑在本单位或事件所在地举行外,可考虑
租用大宾馆、大饭店举行,假如希看造玉成国性影响的,则可在首都或某一大
城市举行。新品发布会现场应交通便利、条件舒适、大小合适。会议的桌子最
好不用长方形的,要用圆形的,大家围成一个圆圈,显得气氛和谐,主宾同
等,当然这只适用于小型会议。大型会议应设主席台席位、来宾席位等。
5、材料的预备
在举行新品发布会之前,主办单位要事先预备好如下材料:
一是发言提纲。它是发言人在发布会上进行正式发言时的发言提要,它要
紧扣主题,体现全面、正确、生动、真实的原则。
二是题目提纲。为了使发言人在现场正式回答提问时表现自如,可以对被
问的主要题目进行猜测的基础上,形成问答提纲及相应答案,供发言人参考。
三是资料提纲。事先必须精心预备一份以有关数据、图片、资料为主的资
料提纲,并认真打印出来,在新品发布会上提供给来宾。在资料提纲上应列出
本单位的名称、联系方式等,便于日后联系。
四是形象化视听材料。这些材料供与会者利用,可增强发布会的效果。它
包括:图表、照片、实物、模型、录音、录像、影片、幻灯片、光碟等。
进行过程中的礼节
1、搞好会议签到
要搞好新品发布会的签到工作,让来宾在事先预备好的签到簿上签下自己
的姓名、单位、联系方式等内容。来宾签到后按事先的安排把与会者引到会场
就。座
2、严格遵守程序
要严格遵守会议程序,主持人要充分发挥主持者和组织者的作用,公布会
议的主要内容、提问范围以及会议进行的时间,一般不要超过两小时。主持
人、发言人讲话时间不宜过长,过长了则影响来宾提问。对来宾所提的题目应
逐一予以回答,不可与来宾发生冲突。会议主持人要始终把握会议主题,维护
好会场秩序。
3、留意相互配合
在新品发布会上,主持人和发言人要相互配合。为此首先要明确分工,各
司其职,不答应越俎代庖。在发布会进行期间,主持人和发言人通常要保持一
致的口径,不答应公然顶牛、相互拆台。
4、态度真诚、主动
发布会自始至终都要留意对待来宾的态度,因为接待来宾的质量如何,直
接关系到新品发布会的成败。新品发布会的善后事宜发布会举行完毕
后,主办单位应在一定的时间内,对其进行一次认真的评估善后工作,主要包
括:
1、整理会议资料
整理会议资料有助于全面评估发布会会议效果,为今后举行类似会议提供
鉴戒。发布会后要尽快整理出会议记录材料,对发布会的组织、布置、主持和
回答题目等方面的工作进行回顾和总结,从中汲取经验,找出不足。
2、收集各方反映
首先要收集与会者对会议的总体反映,检查在接待、安排、服务等方面的
工作是否有欠妥之处,以便今后改进。
产品发布会的流程